Microsoft 365 Copilot en datatoegang: zo houd je controle

Het is goed om te beseffen dat dit geen technisch Copilot-vraagstuk is. Het gaat om databeheer. Copilot maakt alleen zichtbaar wat er al was. En juist dat legt de vinger op de zere plek: als governance niet op orde is, wordt dat met Copilot snel pijnlijk duidelijk.

Gartner concludeerde recent dat slechts 27% van de organisaties een hoge volwassenheid heeft op het gebied van informatiebeheer. De kans is dus groot dat er kwetsbaarheden in je omgeving zitten, vaak zonder dat iemand het doorheeft. Of de ernst ervan wordt onderschat.

Daarom is het essentieel om governance serieus te nemen voordat Copilot grootschalig wordt ingezet. Als er geen controle is over waar data zich bevindt en wie er toegang toe heeft, bestaat het risico dat gevoelige informatie zoals vertrouwelijke e-mails, besloten vergadernotulen of bestuurlijke besluiten zichtbaar wordt voor personen die daar geen toegang toe zouden mogen hebben. In het ergste geval kan deze informatie zelfs onbedoeld naar buiten lekken. Copilot brengt dit niet aan het licht vanwege een technisch mankement, maar omdat het inzicht geeft in wat er al aanwezig is.

Grip op Copilot governance: dit is wat je nodig hebt

Een succesvolle inzet van Copilot begint bij overzicht en controle. Deze stappen helpen om grip te krijgen op governance, met oog voor zowel techniek als gedrag.

1. Inventariseren: waar sta je nu?

Voordat je Microsoft 365 Copilot inzet, is het essentieel een duidelijk overzicht te hebben van de huidige IT-omgeving en bijbehorende data governance. Met andere woorden: waar sta je nu, voordat je op reis gaat met Copilot? Dit houdt in dat je verschillende aspecten van je informatiehuishouding in kaart brengt:

• Locaties en data-overzicht: Breng in kaart waar al je data staat (denk aan SharePoint-sites, Teams-kanalen, OneDrive van gebruikers, etc.) en hoe daarmee op dit moment wordt gewerkt. Welke informatie is cruciaal voor de organisatie en waar bevindt die zich? Zijn er misschien nog verouderde systemen of informele opslagplekken in gebruik waar belangrijke data staat?
• Toegangsrechten en “oversharing”: Onderzoek wie toegang heeft tot welke informatie en spoor plekken van overmatig delen op. Denk aan SharePoint-sites of mappen die voor een te grote groep “Iedereen” toegankelijk zijn, of aan extern gedeelde links die nog actief zijn terwijl dat niet (meer) nodig is. Data Access Governance-rapportages in SharePoint (onderdeel van SharePoint Advanced Management) kunnen hierbij helpen: ze laten zien welke content breed gedeeld is, zowel intern als extern, en waar mogelijk risico’s zitten. Vraag je af: zien we ergens gevoelige documenten die voor teveel mensen beschikbaar zijn?
• Huidige policies en labels: Bekijk of er al beleid en hulpmiddelen bestaan voor data governance. Zijn gevoeligheidslabels (Sensitivity Labels) actief en up-to-date toegepast op documenten en sites? Bijvoorbeeld, heeft men financiёle documenten als “Vertrouwelijk” gelabeld waar nodig? En zijn er al Data Loss Prevention (DLP)-regels of andere maatregelen die de omgang met gevoelige informatie reguleren? Een inventarisatie is ook het moment om bestaande beleidsstukken tegen het licht te houden: Hebben we een duidelijk beleid voor extern delen, voor gegevensclassificatie, voor bewaartermijnen, enzovoort – en wordt dat nageleefd? Noteer waar de hiaten zitten (bijv. misschien is er ooit een policy gemaakt, maar weet niemand er meer van, of wordt het niet technisch afgedwongen).
• Gebruik van beschikbare tools: Controleer of je al gebruikmaakt van beschikbare Microsoft 365-tools die inzicht geven in je datagebruik. Naast de eerdergenoemde SharePoint Advanced Management en DAG-rapportages kun je ook de Microsoft Purview Compliance Center bekijken voor informatie over gegevensclassificatie en -locaties. Purview’s Content explorer kan inzicht geven in hoeveel gevoelige info waar staat (bijv. hoeveel documenten met persoonsdata zitten er in OneDrive, of zijn er Teams-chats met creditcardgegevens?). Dit soort inzichten helpen om gericht maatregelen te nemen.

Een goede inventarisatie voorkomt dat je later voor verrassingen komt te staan. Je ontdekt nu al waar gevoelige informatie rondzwerft of waar het beleid niet duidelijk is, zodat je die zaken kunt adresseren vóórdat Copilot met alle data aan de haal gaat. Bovendien creëert het bewustzijn binnen het IT-team (en de organisatie) over het belang van governance: iedereen begrijpt beter waarom bepaalde aanpassingen en opschoningen nodig zijn als ze zien welke risico’s de huidige situatie met zich meebrengt.

Met een gedegen inventarisatie leg je dus de basis: je weet waar je staat en wat je nog moet verbeteren om straks Copilot veilig en effectief te laten functioneren. Vervolgens kun je doorpakken met de volgende stappen, zoals het aanpakken van technische verbeteringen en het betrekken van de organisatie, waar we hierna op ingaan.

2. De technische basis goed zetten

Zorg dat gevoelige of onduidelijk beheerde sites niet zomaar zichtbaar zijn voor Copilot. Dit kan door:

• Nieuwe sites standaard te voorzien van lifecycle policies, juiste rechten en metadata
• Restricted SharePoint Search (RSS): Overweeg tijdelijk Restricted SharePoint Search in te schakelen. Met RSS kun je Copilot en de organisatiebrede zoekfunctie beperken tot een allowlist van geselecteerde SharePoint-sites. Alleen deze “goedgekeurde” sites worden doorzocht door Copilot, met inachtneming van de bestaande machtigingen op die sites. Dit is een hulpmiddel om ongewenste blootstelling te voorkomen terwijl je aan betere governance werkt. Hier op volgend kun je het omdraaien met Restricted Content Discovery (RCD). Deze techniek voorkomt dat de inhoud van gespecificeerde sites verwerkt wordt door Copilot.
• Rechten en zoekindex opschonen: Controleer en herstel toegangsrechten op alle data-bronnen, zodat alleen bevoegde personen bij gevoelige content kunnen. Gebruik rapportages (zoals Data Access Governance in SharePoint Advanced Management) om oversharing op te sporen en archiveer/verwijder ongebruikte sites, zodat ze niet langer doorzoekbaar zijn.
• Sites standaard goed ingericht: Richt nieuwe SharePoint-sites en Teams standaard in met de juiste basis: voorzie ze van lifecycle policies, correcte rechtenstructuren en metadata. Op die manier voldoen nieuwe data-opslagplaatsen meteen aan de governance-eisen.
• Gefaseerd openstellen: Maak initieel andere (bestaande) sites pas doorzoekbaar voor Copilot nadat ze aan de gestelde eisen voldoen. Met deze gefaseerde aanpak voorkom je dat oude rommel of verkeerd geclassificeerde data ineens via Copilot naar boven komt. Kortom, eerst schoon schip maken en dan pas de luiken openzetten.

3. Betrek de organisatie: governance is breder dan techniek

Een succesvolle aanpak vraagt ook inzet van de organisatie zelf. Ga in gesprek met afdelingen en stel samen vast wat opgeruimd, aangepast of afgesloten moet worden. Geef duidelijke instructies en leg uit waarom dit nodig is.

Heb je nog geen sensitivity labels? Start dan parallel met het invoeren ervan. Deze vormen de basis voor bijvoorbeeld Data Loss Prevention (DLP), waarmee je Copilot kunt uitsluiten van het verwerken van bepaalde informatie.

Onze consultant Dennis heeft een goed voorbeeld uit de praktijk:

“Bij een organisatie werd RSS gebruikt, maar enkele oudere sites waren nog steeds toegankelijk. Copilot indexeerde deze automatisch, met als gevolg dat vertrouwelijke informatie zichtbaar werd voor gebruikers die hier geen toegang toe zouden moeten hebben. Met een tijdige analyse en herinrichting was dit eenvoudig te voorkomen geweest.”

De les is duidelijk: zonder betrokkenheid van de organisatie en aandacht voor adoptie van governance-principes, schiet zelfs de beste techniek tekort.

4. Governance: een continu proces

Het opzetten van sterke governance is geen eenmalige activiteit. De omgeving, technologie en dreigingslandschap evolueren voortdurend. Hierdoor is het van belang om governance niet als een statisch beleid te zien, maar als een continu proces waarin je:

• Regelmatige controle van rechten en classificaties: Zorg dat je governance framework up-to-date blijft en afgestemd is op de nieuwste technologieën en risico’s.
• Training en herhaling: Voorzie doorlopende trainingen en communicatie over het juiste gebruik van labels en het belang van goed databeheer. Nieuwe medewerkers kennen de achtergrond van eerder ingevoerd beleid vaak niet. Deze moeten worden bijgeschoold, anders loop je het risico dat zij uit onwetendheid regels omzeilen.
• Governance in bredere adoptietrajecten: Neem governance-activiteiten op in bredere adoptie- en verandertrajecten rondom Microsoft 365. Bijvoorbeeld, als er nieuwe Copilot-features of -werkmethoden worden geïntroduceerd, koppel daar refresh-sessies aan over datagebruik en security. Zo zorg je dat technische innovaties en gebruikersgedrag steeds in de pas blijven lopen.

Dennis: “Een organisatie die jaren geleden goed van start ging met sensitivity labels merkte dat het effect na verloop van tijd afnam. Nieuwe medewerkers begrepen het nut niet en labelden alles als ‘laag’, puur om bestanden te kunnen mailen. Dit laat zien dat onderhoud en herhaling cruciaal zijn om grip te houden.”

Copilot is een spiegel van je informatiehuishouding

De governance-principes zijn niet nieuw. Maar de manier waarop Copilot data gebruikt, maakt het extra urgent. Alles wat via Microsoft Search te vinden is, wordt toegankelijk voor Copilot. Daarmee werkt deze assistent als een spiegel van je informatiehuishouding.

Dit vraagt om specifiekere keuzes dan voorheen:

• Werk met een blacklist (RCD) in plaats van een whitelist (RSS)
• Maak duidelijke uitzonderingen voor informatie die Copilot niet mag verwerken
• Zorg dat governance en adoptie op elkaar aansluiten. Dat komt in de volgende blog uitgebreid aan bod

Conclusie

Copilot maakt zichtbaar wat er al is. Governance is dus niet alleen een randvoorwaarde voor succes, maar ook de sleutel om risico’s te beperken. Met een doordacht stappenplan en aandacht voor beleid én gedrag voorkom je dat Copilot toegang krijgt tot de verkeerde data. Copilot wordt dan een krachtig hulpmiddel dat waarde toevoegt, zonder onaangename verrassingen.

Meer weten?

Microsoft 365 Copilot governance en security zijn onderdeel van onze aanpak. Wil je weten waar jouw organisatie staat en wat er nodig is om verantwoord met Copilot te werken? Lees hier meer over onze aanpak, vul de copilot readiness assessment in of plan een vrijblijvende intake met een van onze consultants.

Dit is deel drie van een vierdelige blogreeks over Microsoft 365 Copilot:

- Deel 1: Microsoft 365 Copilot: wat levert het écht op voor je organisatie?

- Deel 2: M365 Copilot inzetten? Denk aan deze technische randvoorwaarden.

- Deel 3: Microsoft 365 Copilot en datatoegang: zo houd je controle

- Deel 4: komt binnenkort online