M365 Copilot inzetten? Denk aan deze technische randvoorwaarden.

Wat bedoelen we met "technische randvoorwaarden"?

We bedoelen hiermee meer dan alleen de juiste licentie. Het gaat om een combinatie van factoren: gebruikte applicaties, datastromen, instellingen, netwerktoegang en governance. Veel van die elementen zijn minder zichtbaar, maar bepalen wel in hoge mate wat Copilot wel of niet kan vinden, begrijpen en gebruiken.

De basics: dit moet sowieso geregeld zijn

Een aantal voorwaarden moet je als organisatie altijd op orde hebben:

• Licenties: je hebt Microsoft 365 E3 of E5 nodig (of de gelijkwaardige Business-licentie) met een Copilot-add-on. Gebruikers moeten daarnaast een Entra ID-account hebben, bij voorkeur met Multi-Factor Authentication (MFA) ingeschakeld als best practice.
• Office-versie en updatekanaal: gebruikers moeten werken met een Office-client op het Current Channel. De Semi-Annual Enterprise Channel wordt niet ondersteund.
• Microsoft Search: alleen geïndexeerde content via Microsoft Search is beschikbaar voor Copilot.
• Data in de cloud: bestanden op fileshares of een on-premises SharePoint zijn niet direct toegankelijk voor Copilot. Hiervoor moet een Graph Connector worden ingericht, wat inhoudt dat je deze apart moet opzetten en configureren.

Hier zit vaak de eerste bottleneck: Copilot werkt alleen met data waar het bij kan. Staat informatie verspreid over verschillende systemen of deels buiten Microsoft 365? Dan blijft de ervaring beperkt.

Wat als je organisatie afwijkt van het Microsoft-landschap?

Onze consultant Dennis ziet het regelmatig: organisaties gebruiken alternatieven zoals Google Workspace, Zoom of Salesforce. Soms is een deel van de data wel in Microsoft 365 ondergebracht, bijvoorbeeld in Teams, maar staat de rest buiten bereik. Het gevolg? Copilot kan dan maar beperkt ondersteunen. Chatbots die niet bij klantinformatie kunnen, gemiste suggesties, gefrustreerde gebruikers.

In zulke situaties is het belangrijk om helder te definiëren wat je wel via Copilot beschikbaar kunt stellen. Leid gebruikers hierin op, en maak duidelijk welke informatiebronnen gekoppeld zijn. In sommige gevallen kun je met een agent koppelen aan andere systemen, maar dat hangt af van het systeem zelf en van de governance binnen je organisatie.

Data, labels en compliance: klein detail, grote impact

Copilot is sterk afhankelijk van hoe data is geclassificeerd en gedeeld. Denk hierbij aan:

• Sensitivity Labels met DLP (om toegang te reguleren)
• Purview (voor informatiebeheer en governance)
• SAM (SharePoint Advanced Management, bijvoorbeeld om wildgroei te beperken, contentdeling te monitoren en beleid rond site lifecycle toe te passen)

Daarnaast is alleen informatie zichtbaar die door Microsoft Search is geïndexeerd. Als je bijvoorbeeld een belangrijk beleidsdocument op een gedeelde schijf hebt staan die niet via Graph loopt, zal Copilot dat niet vinden. Juist deze kleine details maken het verschil tussen "werkt een beetje" en "werkt echt goed".

Functionele keuzes: wat mogen gebruikers wel en niet?

Er zijn ook keuzes te maken in wat gebruikers mogen doen met Copilot:

• Wil je agents inschakelen (zoals de prompt coach van Microsoft), maar selectieve agents uitsluiten?
• Wil je alleen een specifieke groep toegang geven?
• Wil je webinhoud in samenwerking met Copilot toestaan?
• Wil je gebruik maken van Viva Insights om gebruik en waarde te meten?

Met Insights kun je bijvoorbeeld zien hoe lang en waarvoor Copilot wordt ingezet, en dat afzetten tegen teams die nog zonder werken. Zo onderbouw je of het echt verschil maakt, ook richting bestuur.

Voorbeeld uit de praktijk Via onze consultant Dennis kregen we een interessant inkijkje bij een grote zorginstelling die voorop wil lopen in AI-ontwikkelingen. Zij startten met twee testgroepen binnen een adoptietraject, met als doel: medewerkers meer tijd geven voor directe zorg, en minder voor computerwerk.

In de eerste fase kozen ze ervoor om webinhoud in Copilot uit te schakelen en geen gebruik te maken van Viva Insights. Die keuzes hadden impact:

• Gebruikers misten gemak doordat ze steeds moesten wisselen tussen de webversie en hun eigen werkomgeving. Toegang tot webinhoud was er wel, maar niet geïntegreerd.
• Beheerders kregen nauwelijks inzicht in hoe Copilot werd gebruikt, waardoor het lastig werd om de waarde aan te tonen of bij te sturen op basis van gebruik.

Op basis van deze ervaringen besloten ze alsnog agents als de prompt coach in te schakelen, met ruimte om keuzes bij te stellen op basis van feedback en voortschrijdend inzicht. Meer over instellingen en beleidsopties lees je hier: Microsoft 365 Copilot page.

Vergeet je netwerk niet

In organisaties met een streng dichtgetimmerd netwerk zien we nog een andere uitdaging. Voor een volledige Copilot-ervaring moet je verkeer naar specifieke domeinen toestaan. Naast de standaard Microsoft 365-domeinen, zijn er aanvullende endpoints die nodig zijn voor bijvoorbeeld Copilot in het web:

• copilot.microsoft.com, *.copilot.microsoft.com
• *.bing.com, *.bingapis.com

Zorg dat je netwerk deze domeinen toestaat. Anders mis je functionaliteit zonder duidelijke foutmelding. Meer informatie: Copilot network requirements.

Tot slot: het ideale plaatje is zelden de realiteit

Het klinkt als een simpele vraag: kunnen wij Copilot gebruiken? Maar achter een ja of nee, schuilt een wereld van technische voorwaarden, instellingen en afhankelijkheden. In deze blog geven we je een beeld van de technische basis die nodig is om met Copilot aan de slag te kunnen. Praktisch, overzichtelijk en gebaseerd op ervaringen uit de praktijk.

Werk zoveel mogelijk vanuit Microsoft 365, met heldere afspraken over governance, classificatie en gebruik. De praktijk is vaak complex. daarom kijken onze consultants altijd naar wat er wél mogelijk is binnen jouw bestaande omgeving. We leiden gebruikers op in het omgaan met beperkingen en denken mee over slimme oplossingen. Want uiteindelijk gaat het niet om het afvinken van eisen, maar om het creëren van een werkbare en toekomstbestendige basis waarin Copilot echt waarde kan toevoegen.

Wil je weten of jouw organisatie technisch klaar is voor Copilot?

Doe de gratis Microsoft 365 Copilot Readiness Assessment op onze website. Of plan een technische intake met een van onze consultants – dan brengen we samen in kaart wat nodig is, en wat er al staat.

Copilot werkt alleen goed als je technische basis op orde is. Wij helpen je daar graag bij.

Dit is deel twee van een vierdelige blogreeks over Microsoft 365 Copilot:

- Deel 1: Microsoft 365 Copilot: wat levert het écht op voor je organisatie?

- Deel 2: M365 Copilot inzetten? Denk aan deze technische randvoorwaarden.

- Deel 3: komt binnenkort online

- Deel 4: komt binnenkort online