Van lancering naar resultaat: de adoptiestrategie die Microsoft 365 Copilot laat renderen

Waarom aanzetten niet genoeg is

Microsoft 365 Copilot belooft veel: efficiënter werken, hogere kwaliteit en minder werkdruk. Maar wie denkt dat alleen de knop activeren genoeg is, komt bedrogen uit. Zonder uitleg of context blijven mensen vasthouden aan hun oude werkwijze. Ze zien Copilot als iets dat erbij komt en extra werk oplevert, in plaats van iets dat hen echt ondersteunt. Dat leidt tot frustratie, lage adoptie en onbenutte licenties.

Zonder begeleiding zien we twee dingen gebeuren: medewerkers weten niet dat er nieuwe mogelijkheden zijn, of begrijpen niet hoe het werkt. En misschien nog belangrijker: ze hebben geen idee waarom ze het zouden gebruiken. Wat is het voordeel voor hén? Waarom zouden ze iets nieuws proberen als het oude ook werkt?

Het resultaat is voorspelbaar: Copilot staat aan, maar lang niet iedereen haalt er voordeel uit. Je betaalt voor licenties, maar ziet weinig rendement. Vergelijk het met een bedrijf dat een geavanceerde 3D-printer aanschaft om productieprocessen te versnellen, maar deze vervolgens ongebruikt laat omdat niemand weet hoe hij werkt of waarvoor hij precies bedoeld is. De investering is gedaan, maar zonder training, uitleg en begeleiding blijft het potentieel onbenut.

Adoptie is dus geen bijzaak, maar een voorwaarde voor succes.

Het verschil tussen weinig en veel begeleiding zie je direct terug in onder andere tijdsbesparing. Dennis, Microsoft 365 Copilot-expert van ShareValue, heeft dit in de praktijk ondervonden bij een organisatie in de energiesector. Twee groepen kregen een verschillende aanpak: groep 1 kreeg weinig ondersteuning en bespaarde 13 minuten per dag. Groep 2 kreeg intensieve begeleiding en bespaarde na 1 maand al 20 minuten per dag. Na 2,5 maand liep dit zelfs op tot 26 minuten. Onderstaand diagram laat deze verschillen duidelijk zien.

De effecten van begeleiding zijn niet alleen terug te zien in tijdsbesparing. Teams die goed ondersteund worden, ervaren ook meer werkplezier, motivatie en productiviteit. Dit is duidelijk zichtbaar in het onderstaande diagram.

Adoptie van Copilot begint met draagvlak

Succesvolle adoptie start ruim vóór de livegang. De eerste stap is draagvlak en dat begint bovenin de organisatie. Als leiders enthousiast zijn en Copilot zelf gebruiken, werkt dat door naar de rest van de organisatie. Mensen spiegelen zich nu eenmaal aan hun leidinggevende. Geef het goede voorbeeld.

Maak het zichtbaar. Een korte video van een manager die laat zien hoe Copilot helpt in het werk, werkt vaak beter dan een memo of PowerPoint. Zo wordt het tastbaar: dit is geen ver-van-je-bed-show, maar iets dat ook voor jou werkt.

Gebruik daarnaast interne communicatie om nieuwsgierigheid te wekken. Zet een teaser op het intranet, deel inspirerende use cases en vertel waarom jullie voor Copilot kiezen. Mensen moeten begrijpen wat de meerwaarde is voor henzelf. Geen abstracte voordelen, maar herkenbare voorbeelden. Denk aan het automatisch samenvatten van een vergadering of het schrijven van een eerste opzet voor een rapport.

Definieer succes vooraf

Wat wil je bereiken met Copilot? Wat is een geslaagde adoptie? Door vooraf duidelijke doelen te stellen, maak je het abstracte begrip ‘adoptie’ concreet. En kun je tussentijds ook meten hoe het gaat.

Voorbeelden van KPI’s:

• 80% van de gebruikers gebruikt Copilot binnen 3 maanden minimaal 1 keer per dag
• 15 minuten tijdsbesparing per dag op e-mail en rapportages
• Gebruikerstevredenheid van minimaal een 8
• 25% minder tijdsbesteding aan het opstellen van documenten of presentaties

Dergelijke doelen geven richting aan je aanpak én houvast tijdens de uitrol. Als tussentijdse evaluaties achterblijven, weet je waar je moet bijsturen.

Gefaseerde adoptie van Copilot in drie stappen

In onze aanpak de ‘Microsoft 365 Copilot-straat’ rollen wij Copilot gefaseerd uit, met ruimte voor begeleiding, experiment en feedback. Zo krijgt iedereen de aandacht die nodig is. De aanpak bestaat uit drie fasen, met elk een eigen focus: van voorbereiding tot uitrol.

1. Bereid je organisatie voor

Voordat je begint met experimenteren, is het belangrijk je organisatie goed voor te bereiden. Door te starten met een organisatiescan breng je in kaart hoe je ervoor staat. Denk aan je digitale volwassenheid, je databeleid en hoe medewerkers nu al met Microsoft 365 werken.

Daarna bepaal je een duidelijke strategie. Waar wil je Copilot voor inzetten? Wat zijn de belangrijkste KPI’s? En wie neemt eigenaarschap? Richt een Copilot Advisory Board in die kan meedenken en bijsturen. Vergeet ook data governance niet: zorg dat je gegevens goed zijn gelabeld en afgeschermd, zodat Copilot straks veilig en relevant aan het werk kan.

Deze voorbereidende fase zorgt voor draagvlak en eigenaarschap. En dat blijkt keer op keer bepalend voor succes.

2. Ontdekken, oefenen en leren

Na de voorbereiding start je met een proefvlucht. Een weloverwogen geselecteerde groep enthousiaste medewerkers krijgt de ruimte om te werken met Copilot. Denk aan het automatisch samenvatten van vergaderingen, het opstellen van rapportages of het beoordelen van sollicitaties. Tijdens een inspiratiesessie laat je zien wat Copilot allemaal kan, het liefst aan de hand van herkenbare situaties uit de eigen praktijk.

Na de eerste ervaringen volgt gerichte training. Geen algemene uitleg, maar oefenen met eigen documenten en echte scenario’s. Medewerkers leren hoe ze goede prompts formuleren en hoe ze Copilot inzetten binnen hun eigen werkproces.

Ook digitale basisvaardigheden zijn belangrijk. Iemand die worstelt met Excel of Teams zal Copilot minder snel als handig ervaren. Een korte opfriscursus kan dan helpen.

De afbeelding hieronder laat zien welke vaardigheden de basis vormen voor succesvol werken met Copilot. Van algemene digitale basiskennis tot het effectief schrijven van prompts: al deze lagen zijn nodig om Copilot goed te benutten. Daarnaast maken soft skills als nieuwsgierigheid en probleemoplossend vermogen het verschil.

Het doel is aantonen hoe Copilot bijdraagt aan productiviteit, tijdbesparing en werkplezier in dagelijkse werkzaamheden en lessen op te halen voor een bredere uitrol.

Deze fase is cruciaal om ervaringen op te doen. Wat werkt goed? Waar lopen mensen tegenaan? En welke toepassingen maken echt impact? De inzichten uit deze proefvlucht zijn goud waard voor de volgende stap.

3. Gefaseerde uitrol en kennisdeling

Met de lessen uit de proefvlucht op zak, begin je aan de bredere uitrol. Doe dit gefaseerd: team voor team of afdeling voor afdeling. Laat gebruikers elkaar inspireren. Een collega die laat zien hoe Copilot helpt bij het schrijven van projectverslagen, maakt het voor anderen tastbaar. Organiseer kennissessies en lunchbijeenkomsten waarin dit soort praktijkvoorbeelden gedeeld worden.

Zorg voor een Copilot-coach die vragen beantwoordt en nieuwe functies toelicht. En plan regelmatig check-ins. Daarin bespreek je de voortgang en stuur je bij waar nodig. Dat is belangrijk, want uit onderzoek blijkt:

• 90% van gebruikers willen toegang behouden
• 72% heeft echter moeite met Copilot integratie in dagelijkse routines
• 57% meldt snelle afname van Copilot betrokkenheid

Met deze inzichten kun je gericht actie ondernemen. Bijvoorbeeld door extra begeleiding te bieden aan teams die achterblijven of door succesvolle voorbeelden uit te lichten in interne communicatie.

Sneeuwbaleffect: laat enthousiasme groeien

Het voordeel van deze gefaseerde aanpak is het sneeuwbaleffect. In elke organisatie heb je mensen die in eerste instantie terughoudend zijn. Door te starten met enthousiaste gebruikers, komen positieve verhalen in omloop. Die zorgen voor nieuwsgierigheid bij anderen.

Uiteindelijk sluiten zelfs de sceptici aan. Omdat ze de voordelen zien. Of omdat ze niet willen achterblijven. In beide gevallen is het effect: groeiend gebruik van Copilot.

Adoptie is nooit klaar

Adoptie stopt niet na de uitrol. Juist in de maanden erna is het belangrijk om Copilot levend te houden. Richt een centraal kanaal in, bijvoorbeeld een Teams-community, aar mensen vragen stellen, tips delen en successen vieren.

Zorg ook voor structurele communicatie over nieuwe functies. Microsoft ontwikkelt Copilot continu door. Als er nieuwe mogelijkheden zijn, wil je die tijdig onder de aandacht brengen. Dat kan via een nieuwsbrief, korte video of kennissessie.

Blijf meten. Zowel kwantitatief (gebruikscijfers) als kwalitatief (feedback). Misschien gebruikt een afdeling Copilot nauwelijks. Is dat omdat het niet aansluit, of is er gewoon geen tijd geweest? Door inzicht te houden, kun je blijven verbeteren.

Gebruik de eerste maanden na livegang ook om successen te verzamelen. Welke teams boeken zichtbaar resultaat? Laat hen hun verhaal delen. In woord of beeld. Dat motiveert anderen én laat zien dat de investering loont.

Copilot wordt dan geen eenmalige hype, maar een blijvend onderdeel van de werkdag.

Conclusie: maak van Copilot een blijvend succes

Microsoft 365 Copilot kan een krachtige hulp zijn in het dagelijkse werk. Maar alleen als je het goed aanpakt. Een nieuwe knop in de werkbalk maakt nog geen impact . Dat vraagt om draagvlak, training, coaching en doorlopende aandacht.

Zet dus niet alleen de techniek klaar, maar ook je mensen. Maak Copilot onderdeel van je werkcultuur, met ruimte om te oefenen, vragen te stellen en successen te delen. Dan verdien je de investering dubbel en dwars terug. In tijd, kwaliteit en werkplezier.

Meer weten over hoe wij organisaties helpen bij adoptie?

Plan een sessie met een van onze consultants of vul de Copilot Readiness Assessment in.

*https://www.gartner.com/en/documents/5659223

Dit is deel vier van een vierdelige blogreeks over Microsoft 365 Copilot:

- Deel 1: Microsoft 365 Copilot: wat levert het écht op voor je organisatie?

- Deel 2: M365 Copilot inzetten? Denk aan deze technische randvoorwaarden.

- Deel 3: Microsoft 365 Copilot en datatoegang: zo houd je controle

- Deel 4: Van lancering naar resultaat: de adoptiestrategie die Microsoft 365 Copilot laat renderen