Digitale samenwerkingstools zijn waardevol, maar alleen als ze niet ten koste gaan van controle, veiligheid en compliance. Zeker nu tools als Microsoft Places en Loop nieuwe mogelijkheden bieden om flexibeler samen te werken, groeit de behoefte aan duidelijke kaders. Want hoe houd je overzicht op wie toegang heeft tot welke informatie? Hoe voorkom je dat componenten ‘verdwalen’ in chats en e-mails? En hoe zorg je dat slimme planning niet leidt tot onbedoelde datadeling? Het antwoord zit in goed doordachte governance. Geen blokkades op innovatie, maar wel een structuur die meegroeit met het gebruik. In deze blog duiken we in de vraag hoe je dat aanpakt. Zonder het samenwerken te frustreren, maar juist te versterken.
Nieuwe manier van samenwerken, nieuwe risico’s
Zoals je in mijn vorige blog hebt kunnen lezen, introduceert Microsoft Loop een fundamenteel andere manier van werken. Geen losse bestanden meer, maar dynamische componenten die je overal kunt plaatsen en bewerken, van een chatbericht tot een vergaderverzoek. Daarmee verdwijnt ook het klassieke idee van een ‘document’ met vaste eigenaar en vaste locatie.
Dat brengt voordelen, maar ook vragen. Want:
- Waar worden Loop-componenten precies opgeslagen?
- Hoe ziet versiebeheer eruit als één component op meerdere plekken tegelijk leeft?
- Wie heeft toegang en wie mag bewerken?
- Hoe voorkom je dat gevoelige informatie per ongeluk wordt doorgestuurd?
Ook Microsoft Places voegt een laag toe aan je digitale landschap: informatie over aanwezigheid, planning en locaties wordt verrijkt met context. Denk aan suggesties om op een bepaald moment naar kantoor te komen omdat collega’s er dan ook zijn. Fijn voor samenwerking, maar niet altijd gewenst om zichtbaar te maken. Bijvoorbeeld bij teams met gevoelige taken of bij externe samenwerkingen.
Kortom: beide tools schuiven op richting contextgedreven samenwerken en dat vraagt om contextgedreven governance.
Zo werkt security en opslag bij Loop
Loop-componenten worden opgeslagen in OneDrive for Business van de maker, met een linkstructuur die te vergelijken is met gedeelde bestanden in Teams of SharePoint. Dit betekent dat bestaande beveiligingslagen zoals Microsoft Purview, DLP-beleid en retentiebeleid ook hierop van toepassing kunnen zijn, mits goed ingericht.
Wat je moet weten:
- Toegang tot een Loop-component wordt bepaald door de rechten van het originele bestand. Deel je een component in een e-mail of chat, dan wordt automatisch een link meegegeven met dezelfde rechten.
- Als een gebruiker geen toegang heeft tot de bron, ziet diegene een prompt om toegang aan te vragen, net als bij andere OneDrive-links.
- Gegevensklassificatie en labels die je al gebruikt voor documenten, kun je uitbreiden naar Loop. Hiermee behoud je controle over de gevoeligheid van informatie.
Belangrijk is dat je als organisatie helder beleid hebt over delen buiten de organisatie. Loop maakt extern delen technisch mogelijk, maar je bepaalt zelf of je dat toestaat, en zo ja: onder welke voorwaarden.
Governance bij Places: inzicht zonder overexposure
Bij Microsoft Places draait governance om het slim inzetten van aanwezigheidsdata zónder privacy of veiligheid te schenden. Omdat de tool integreert met Outlook en Teams, gebruikt het data die gebruikers toch al invoeren: afspraken, locaties, aanwezigheid. Maar nu komt daar intelligentie bij kijken. Bijvoorbeeld door notificaties die suggereren wanneer je met collega’s tegelijk op kantoor bent.
Voor teams die met gevoelige informatie werken, is het belangrijk om hier keuzes in te maken:
- Wil je dat collega’s elkaars locatie kunnen zien?
- Zijn bepaalde teams uitgesloten van deze functionaliteit?
- Hoe ga je om met aanwezigheid bij meerdere vestigingen?
Microsoft biedt hierin een aantal beheermogelijkheden op tenant-niveau, zoals het in- of uitschakelen van bepaalde features. Tegelijkertijd vraagt dit om bewuste communicatie en richtlijnen binnen teams. Alleen dan wordt slimme contextinformatie echt ondersteunend en niet verwarrend of belastend.
Vier concrete governance-keuzes die je nu kunt maken
De introductie van Places en Loop vraagt niet om een compleet nieuw beleid, maar wél om een actualisatie van je bestaande Microsoft 365 governance. Vier keuzes helpen je op weg:
Herzie je beleid voor delen en toegang.
Bekijk of je bestaande instellingen voor OneDrive en SharePoint voldoende dekking bieden voor Loop. Moet extern delen strakker worden afgebakend? Heb je gevoelige groepen of afdelingen waarvoor afwijkend beleid geldt?
Maak afspraken over gebruik en opslag.
Bied houvast over waar informatie wordt opgeslagen, en hoe medewerkers componenten kunnen beheren. Bijvoorbeeld: gebruik Loop voor tijdelijke samenwerking, en archiveer afgeronde documenten in Teams of SharePoint.
Zorg voor zichtbaarheid met rapportages.
Via Microsoft Purview kun je monitoren hoe Loop-componenten worden gedeeld, bewerkt en gelabeld. Gebruik deze inzichten om beleid bij te sturen. Niet reactief, maar proactief.
Communiceer de spelregels laagdrempelig.
Governance werkt alleen als mensen het snappen. Maak richtlijnen dus concreet: wanneer is Loop handig, wanneer juist niet? Hoe deel je veilig? Wat zijn goede voorbeelden van gebruik?
Grip zonder blokkeren
De kunst bij governance is het vinden van balans: veiligheid waar nodig, ruimte waar het kan. Met Places en Loop schuift Microsoft op naar een meer vloeiende, contextgedreven samenwerking. Daar past geen starre controle bij, maar wél een structuur die voorkomt dat flexibiliteit ontaardt in chaos.
Dat betekent ook: keuzes durven maken. Niet alles hoeft dichtgetimmerd, maar het helpt als er kaders zijn. En als die kaders passen bij hoe mensen écht werken. Zo voorkom je niet alleen risico’s, maar verhoog je ook het draagvlak.
Innoveren met vertrouwen
Places en Loop zijn meer dan nieuwe tools, ze markeren een beweging naar een andere manier van werken. Minder gefragmenteerd, meer geïntegreerd. Minder top-down, meer adaptief. En juist daarin schuilt ook het belang van governance: het zorgt ervoor dat nieuwe vormen van samenwerking niet botsen met oude structuren, maar er logisch in passen.
Of je nu aan het begin staat van de uitrol of al eerste stappen hebt gezet: het is nú het moment om beleid en praktijk op elkaar af te stemmen. Zodat samenwerken niet alleen efficiënter, maar ook veiliger wordt.
Adoptie begint bij de gebruiker
Nieuwe tools landen pas goed als mensen ze snappen én willen gebruiken. Dat vraagt om meer dan een technische uitrol: het vraagt om begeleiding. Een helder communicatieplan helpt om gebruikers mee te nemen in wat Places en Loop toevoegen en waarom dat relevant is voor hun werk. Leg uit wat de voordelen zijn, hoe je ze veilig gebruikt, en wanneer welke tool handig is. Combineer dat met praktische training: denk aan workshops waarin medewerkers zelf aan de slag gaan, en laagdrempelige ondersteuning via bijvoorbeeld een FAQ of interne helpdesk. Zo verlaag je de drempel, vergroot je het vertrouwen en geef je samenwerking de ruimte om echt te veranderen.
Bij dit soort adoptievraagstukken kunnen wij uitstekend ondersteunen. Onze experts zijn niet alleen technisch goed onderlegd, maar hebben ook ruime ervaring met veranderaanpak, governance én gebruikersadoptie. Vooral op dat laatste vlak maken we echt het verschil. Benieuwd wat we voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem gerust contact op, we denken graag met je mee.
Verder praten over governance rond Places en Loop?
Wil je sparren over de inrichting van governance en security bij deze nieuwe tools? Onze specialisten denken graag met je mee, van beleid tot techniek. Neem gerust contact op.
Heb je vragen over dit onderwerp of zou je Jordy willen inhuren voor een vergelijkbare opdracht?
Heb je een Microsoft 365 expert nodig?
