Samenwerken met Microsoft Loop en Places: zo wordt hybride werken écht efficiënt

Van ‘waar’ naar ‘wanneer en hoe’: wat Microsoft Places toevoegt

Microsoft Places draait om context. In een wereld waarin werken op afstand en op kantoor door elkaar lopen, is het niet alleen belangrijk wat je doet, maar ook waar, wanneer en met wie. Places voegt daar realtime informatie aan toe: wie is wanneer op kantoor, welke vergaderruimtes zijn beschikbaar en wanneer is een fysiek overleg het meest effectief?

Voor organisaties betekent dit vooral: minder frictie, meer afstemming. Denk aan:

• Teams die makkelijker live samenwerken omdat ze weten wanneer collega’s op kantoor zijn
• Slimmere planning van hybride meetings, waarbij je voorkomt dat de helft alsnog moet inbellen
• Inzicht in kantoorbezetting, zodat je efficiënter omgaat met ruimte en voorzieningen

De kracht zit in de integratie met Microsoft 365. Places leest mee met agenda’s en planningen in Outlook en Teams. Daardoor hoef je geen losstaand platform in te voeren, het verrijkt bestaande processen, zonder ingrijpende veranderingen.

Microsoft Loop: samenwerking zonder grenzen

Waar Places helpt bij de afstemming in tijd en ruimte, richt Microsoft Loop zich op de inhoudelijke samenwerking. In Loop bouw je informatie modulair op (een stuk tekst, een taaklijst of een tabel) en die ‘componenten’ kun je vervolgens dynamisch inzetten in Teams, Outlook of OneNote.

Wat Loop uniek maakt, is dat deze componenten altijd synchroon blijven, ongeacht waar je ze bewerkt. Een planning die in Teams wordt aangepast, is direct bijgewerkt in Outlook. Geen dubbele versies, geen overtikken van actiepunten, geen verwarring over welke versie de laatste is.

De impact hiervan zit in het dagelijkse werk:

• Projectgroepen kunnen sneller schakelen en blijven makkelijk op één lijn
• Documenten zijn niet langer gebonden aan één bestand of kanaal
• Versiebeheer wordt overbodig, wat tijd en frustratie scheelt

Loop voorkomt de wildgroei aan externe tools. In plaats van uitwijken naar allerlei losse apps, kunnen teams werken binnen een vertrouwde, veilige omgeving. Dat maakt het eenvoudiger om grip te houden op samenwerking én op informatie.

Samen sterker: hoe Places en Loop elkaar aanvullen

De echte meerwaarde zit in de combinatie. Waar Places samenwerking faciliteert in de fysieke wereld, zorgt Loop voor afstemming in de digitale omgeving. Samen brengen ze structuur in wat vaak een rommelige hybride werkpraktijk is.

Stel: een projectgroep werkt verspreid over meerdere locaties. Via Places zien ze wanneer het slim is om elkaar live te treffen, bijvoorbeeld voor een brainstorm of klantbespreking. De rest van het werk gebeurt in Loop: gezamenlijk, realtime, met altijd actuele informatie. En dat allemaal binnen de Microsoft-omgeving waarin al gewerkt wordt.

Zo ontstaat een vorm van samenwerking die niet alleen mensen verbindt, maar ook systemen en workflows. Je hoeft geen extra platforms in te voeren, geen complexe koppelingen te bouwen. En je houdt grip op data, processen en afspraken.

Een concreet voorbeeld uit de praktijk

Maar hoe gebruik je Loop en Places in de praktijk voor het plannen van een meeting? Je wilt graag een fysieke meeting met je team plannen op een dag dat de meeste mensen op kantoor zijn. Normaal gesproken vraag je dan aan iedereen wanneer zij die week op kantoor zijn. Met de Places-app in Microsoft Teams kun je zelf in één overzicht makkelijk zien op welke dagen je teamleden op kantoor werken. Deze week zie je dat de meesten op dinsdag aanwezig zijn.

Via Teams plan je de meeting. Met de handige room-picker kun je een geschikte locatie vinden. Zo kun je op de plattegrond precies zien waar de ruimte zich bevindt en welke opties de ruimte biedt, zoals een Teams Rooms-installatie. Daarnaast zie je ook meteen de capaciteit van de ruimte zodat je genoeg plek hebt voor alle mensen die fysiek deelnemen.

Nu je een geschikte dag, tijd en locatie gevonden hebt voor jouw meeting, is het ook handig om een agenda mee te sturen. Zo weet je team wat er besproken gaat worden. Onderaan de meetingdetails staat een veld met de optie om een meetingagenda toe te voegen. Zodra je hierop klikt wordt er een Loop-component opgesteld met drie secties: de agenda, de meetingnotities voor tijdens de meeting, en follow-up taken voor na de meeting. Binnen dit Loop component kun je jouw agendapunten invullen.

Dat is niet alles: jouw teamgenoten kunnen zelf ook live hun eigen punten toevoegen binnen de meetingdetails nadat ze de uitnodiging ontvangen hebben. Hiervoor is geen apart document nodig en er worden ook geen nieuwe versies van de uitnodiging verstuurd. Zo kan iedereen binnen het team belangrijke agenda punten toevoegen voor de meeting.

Tijdens de meeting kunnen er aan ditzelfde component ook meetingnotities toegevoegd worden. Aan het eind van de meeting maken jullie gezamenlijk een lijst aan follow-up taken. Deze taken worden automatisch gekoppeld aan de juiste teamleden en verschijnen in hun Microsoft To Do. Ook kun je er voor kiezen om deze taken toe te laten voegen aan een gezamenlijk planner bord.

Na de meeting is alle informatie terug te vinden in de Recap van de vergadering in Teams. Daar zie je het volledige Loop-component met agenda, notities en actiepunten overzichtelijk bij elkaar.

Op deze manier helpen Places en Loop voor, tijdens en na meetings binnen jouw team!

Wat vraagt dit van de organisatie?

Nieuwe tools zijn pas waardevol als ze echt aansluiten bij hoe teams werken. De introductie van Places en Loop vraagt dus om meer dan technische activatie. Het vraagt om keuzes:

• Waar in de organisatie levert dit direct meerwaarde op?
• Hoe past het in de manier van samenwerken die je al hanteert?
• Hoe zorg je dat informatie overzichtelijk en veilig blijft?
• En hoe maak je het gebruik logisch en laagdrempelig voor collega’s?

Ook governance speelt hierin een rol. Denk aan eigenaarschap, rechten en beleid rond bewerken en delen. Door hier vanaf het begin helderheid in te bieden, voorkom je wildgroei en werk je aan duurzame adoptie.

Waarom dit nú het moment is

Loop en Places zijn relatief nieuw, maar passen precies in de richting waarin samenwerking zich ontwikkelt. Minder vergaderdruk, meer asynchroon werken. Minder losse tools, meer geïntegreerde informatie. Minder ruis, meer regie.

Juist nu is het interessant om te starten. Op kleine schaal, binnen een projectteam of afdeling, zodat je kunt ontdekken wat werkt. Je bouwt ervaring op, scherpt processen aan en zet stappen richting een wendbare digitale werkplek.

Klaar om samen slimmer te werken?

Microsoft Places en Loop bieden krachtige mogelijkheden om hybride samenwerken natuurlijker en efficiënter te maken. Niet als technische snufjes, maar als hulpmiddelen die passen bij hoe mensen graag werken. Benieuwd hoe je dit in jouw organisatie kunt inzetten? Onze collega’s denken graag met je mee. Neem gerust contact op.

Wil je ook weten hoe je grip houdt op data, rechten en beleid? In de volgende blog lees je hoe je Loop en Places veilig en beheersbaar inzet.