Adviesbureau NLO rolt Microsoft Teams uit en zet een nieuw intranet op in SharePoint
Heb je een fantastische innovatie of wil je graag je merk vastleggen? Dan ben je bij NLO aan het juiste adres. NLO is voor het beschermen van het intellectuele eigendom het grootste adviesbureau in Nederland en België en toonaangevend in de rest van Europa. Hoewel ze Microsoft 365 hadden binnen de organisatie, werd hier nog maar weinig gebruik van gemaakt. Daarom riep NLO de hulp in van ShareValue voor de implementatie, uitrol en adoptie van Microsoft Teams en het opzetten van een nieuw intranet in SharePoint.
Het nieuwe werken: tijd voor een inhaalslag
“Met onze ICT-infrastructuur maken we een behoorlijke inhaalslag”, vertelt Naresh Malgie, manager ICT bij NLO. “We wilden serieus aan de slag met Microsoft 365 en specifiek Teams. Daarbij riepen we de hulp in van ShareValue. Ik kende hen al vanuit een eerdere samenwerking en voor mij was het niet meer dan logisch om ook dit project met hen op te pakken.”
Een nieuw intranet met SharePoint
Tegelijk met de uitrol van Teams wilde NLO ook een nieuw intranet opzetten, met relevante nieuwsberichten en verschillende applicaties die medewerkers dagelijks voor hun werk nodig hebben. Naresh: “Ook hierbij betrokken we ShareValue, voor het maken van dit plan en de uitrol ervan.” Er liep al een gigantisch project dat veel vroeg van NLO’s ICT-medewerkers. “Dus hebben we besloten om stapsgewijs te werk te gaan”, vertelt Naresh. “Zo zijn we begonnen met de migratie van de vaste schijven naar SharePoint bij de ondersteunende afdelingen. Andere afdelingen zagen dat dit een fijne werkwijze was en wilden ook hiermee aan de slag. Dit sneeuwbaleffect was exact wat we wilden bereiken.”
Actieve SharePoint community
Na een paar weken werd besloten om het Microsoft 365-traject tijdelijk stop te zetten om alle ruimte te creëren voor de nazorg van het andere grote project. Maar een goedlopend traject stilleggen, dat kan niet, vond Naresh. “Daarom ben ik gaan kijken naar wat we wél konden doen. Zo zijn we samen met de afdeling Marketing & Communicatie (M&C) het intranet gaan opzetten. Zij waren namelijk niet betrokken bij het andere project.” Naresh: “Met hulp van ShareValue heeft het M&C-team de SharePoint-sites helemaal zelf naar wens kunnen configureren. Het M&C-team werd getraind door ShareValue en op hun beurt trainden zij diverse collega’s van afdelingen die ook een SharePoint-site startten. Zo ontstond er een actieve community van betrokken collega’s die feedback gaven en binnen hun team als ambassadeur van SharePoint optraden. Begin oktober zijn we live gegaan met het intranet en het wordt dagelijks volop gebruikt.”
Uitrol naar de rest van de organisatie
“Op dit moment is de helft van de NLO-organisatie over op Teams. Dat traject loopt dus nog door. Voor het intranet krijgen we steeds meer aanvragen voor team- of projectsites. Ook zijn we bezig met het opzetten van een ‘smoelenboek’ in Microsoft Power Apps. We vinden het belangrijk dat wanneer je contact hebt met een collega je weet wie het is. Dat praat toch een stuk gemakkelijker in een Teams-meeting. En we zijn bezig met het borgen van alle technische kennis binnen de ICT-afdeling. Zodat dit niet alleen bij de afdeling M&C ligt.”
De samenwerking met ShareValue
“Vanuit ShareValue hebben we hulp gehad van diverse specialisten” vertelt Naresh. “Aan de voorkant hielp Ron ons met het opzetten van alle plannen voor de implementatie en uitrol van Microsoft 365. En David ondersteunde ons weer op technisch vlak met de migratie naar Microsoft Teams en SharePoint. Marieke hielp bij de uitrol en het beantwoorden van vragen en Wendy was er voor de medewerkers om ze over hun weerstand of angst te helpen. De kennisoverdracht was goed geregeld en zo alles samen deed het ShareValue-team dit echt fantastisch.”
Heb je vragen naar aanleiding van deze klantcase? Neem contact met ons op via communicatie@sharevalue.nl
