Het begint steeds meer geaccepteerd te worden om contracten digitaal te ondertekenen. Dynamics 365 biedt deze functionaliteit nog niet, maar er zijn al wel wat oplossingen in de markt waar het redelijk eenvoudig mee kan. Ik heb gebruik gemaakt van een oplossing om het voor elkaar te krijgen, en vertel jullie graag hoe ik dit heb gedaan.
DocumentsCorePack
Ten eerste heb je DocumentsCorePack van MSCRM-addons voor het opmaken van het contract-document.
Deze oplossing heeft een uitgebreide sjablonen-functie. Behalve dat het data uit CRM haalt (zelfs via een zelfgebouwde fetch als je dat wilt), kan het sjabloon ook berekeningen doen, streepjescodes en QR codes genereren en ga zo maar door. Én de reden waarom ik het in deze blog noem: DocumentsCorePack heeft de mogelijkheid om vakjes te plaatsen voor de digitale ondertekening van Adobe of DocuSign.
Het aanmaken van het document kan aangeroepen worden met een workflow*, bijvoorbeeld als je order van de fase “registreren” naar de fase “reviewen” gaat. Je kunt ervoor kiezen om het document als een attachment in de notities te bewaren, of in SharePoint.
DocuSign for Dynamics 365 CRM
Voor de tweede stap heb ik gebruik gemaakt van “DocuSign for Dynamics 365 CRM”. Deze oplossing herkent de placeholders van DocumentsCorePack en stuurt het document achtereenvolgens naar de verschillende ondertekenaars, die één voor één tekenen in het juiste vakje.
Het versturen van het document naar de ondertekenaars gebeurt natuurlijk ook in een workflow*. Deze workflow wordt bijvoorbeeld aangeroepen wanneer de gebruiker de order van de fase “review” naar de fase “contract signing” promoveert.
Wanneer het contract door alle partijen is ondertekend, plaatst “DocuSign for Dynamics 365 CRM” het document automatisch als pdf in de juiste SharePoint folder. Dat is natuurlijk ook gelijk de trigger om de order gereed te melden!
Indien je veel werkt met Dynamics 365 en SharePoint, en je voor het ondertekenen van digitale bestanden het liefst binnen Microsoft 365 blijft werken: dat kan dus! Hopelijk komt Dynamics CRM binnenkort met een eigen functionaliteit, maar met de hierboven besproken optie werkt het ook prima. Als mijn collega’s en ik kunnen helpen bij het inrichten hiervan, horen we dat natuurlijk graag.
* Alle functionaliteiten van DocumentsCorePack en “DocuSign for Dynamics 365 CRM” kunnen met custom workflow activities worden aangeroepen.
Heb je vragen over dit onderwerp of zou je Jaap willen inhuren voor een vergelijkbare opdracht?
Lees ook onze andere berichten
Heb je en Dynamics 365 expert nodig?