Wat speelt er nu bij ShareValue?

Lesley Lesley / 08-11-2022

5 minuten lezen

Microsoft Teams (in dit artikel verder genoemd: Teams) is een samenwerkings-app die is gemaakt voor hybride werk (Teams voor online en hybride werk, 2022). Teams telt overigens dit jaar 270 miljoen gebruikers in 181 landen (Curry, 2022).

Bij veel organisaties wordt hard gewerkt om Teams zo in te richten, dat gebruikers deze app goed en veilig kunnen gebruiken. Bij het werken binnen Teams wordt data gebruikt en verwerkt. Deze data (afkomstig uit chat-, kanaal- en bestandengegevens) wordt standaard voor onbepaalde tijd bewaard. In een aantal situaties kan het echter voorkomen dat deze data uit een specifieke Teams-site of van specifieke groep gebruikers niet standaard voor onbepaalde tijd moet worden bewaard. Maar bijvoorbeeld juist moet worden bewaard, gearchiveerd (of vernietigd) na een bepaalde periode. Dit is binnen Teams niet standaard ingericht.

Bewaarbeleid en compliance

Het archiveren van overheidsinformatie is niet vrijblijvend. De Archiefwet verplicht elke overheidsorganisatie om haar informatie duurzaam toegankelijk te maken en te houden, en te vernietigen wanneer de bewaartermijn is verlopen (Archiefwet | Nationaal Archief, 2022). In deze overheidsinformatie staan vaak persoonsgegevens. Daarom moeten overheidsorganisaties zich niet alleen aan de Archiefwet houden, maar ook aan de (Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) | Autoriteit Persoonsgegevens, 2022). De Politie moet zich daarnaast ook aan de (Wetten.Nl - Regeling - Wet Politiegegevens - BWBR0022463, 2022) houden.

Het is noodzakelijk dat er afspraken worden gemaakt en bewaarbeleid wordt gevormd over het beheren, archiveren, registreren en beschikbaar stellen van deze data.

Bewaarbeleid is volgens de (European Knowledge Center for Information Technology (Ed.), 2018) essentieel om te voldoen aan bijvoorbeeld de regels van Archiefbeheer. En om daarmee Compliant te zijn (Microsoft Compliance, 2022).

De afspraken die in het bewaarbeleid zijn vastgelegd, zijn in Teams maar voor een deel standaard ingericht. Wanneer bijvoorbeeld is bepaald dat Teams’ chat-geschiedenis permanent en automatisch moet worden verwijderd na een bepaalde periode, dan moet daarvoor een zogenaamde Teams beleidsregel (Microsoft Retention, 2022) worden gemaakt, afgestemd op het bewaarbeleid van de organisatie.

Microsoft Purview

Teams ondersteunt bewaarbeleid voor chat- en kanaalberichten, zodat je als IT-administrator proactief beslist of je deze gegevens wilt bewaren, verwijderen of gedurende een bepaalde periode wilt bewaren en vervolgens wilt verwijderen. Het begin van de bewaartermijn voor deze acties is altijd gebaseerd op wanneer een bericht wordt gemaakt. Je kunt een Teams-bewaarbeleid toepassen op de hele organisatie of op specifieke gebruikers en teams. Dergelijke beleidsregels worden gemaakt in wat tegenwoordig de MS Purview wordt genoemd. Purview voegt de voormalige oplossingen en services van Azure Purview en Microsoft 365-compliance samen tot 1 enkel merk en gebruikersinterface (Wat Is Microsoft Purview? | Microsoft Learn, 2022).

Praktijkvoorbeeld

Standaard worden dus chat-, kanaal- en bestandengegevens van Teams voor onbepaalde tijd bewaard. Er zijn situaties waarin de data moet worden verwijderd na een bepaalde periode. Het liefst automatisch (dus door een beleidsregel). Denk bijvoorbeeld aan de volgende voorbeelden:

  • Journalist: Persmateriaal;
  • HR: Teams-data van een Directie moet worden gearchiveerd. En na x jaar worden verwijderd;
  • Docent: bij de voorbereiding van een nieuw te starten studiejaar, data (van studenten van het afgelopen studiejaar) bewaren…..en na vijf jaar automatisch laten verwijderen.

In dit artikel laat ik zien op welke manier het mogelijk is om een Teams-beleidsregel in te stellen aan de hand van het volgende voorbeeld: “Verwijder van alle gebruikers de complete MS Team groep chat-historie na 1 dag (24 uur)”

  • Let op: Test bovengenoemd voorbeeld uit op een test-omgeving!
  • In dit voorbeeld wordt gebruik gemaakt van de Engelstalige interface van MS Purview.

Instellen Microsoft Teams Bewaarbeleid in 10 stappen

Er bestaat geen standaard optie om de chathistorie automatisch en permanent te verwijderen. Maar dit is wel mogelijk door onderstaande stappen uit te voeren:

Via portal.office.com log je in (met admin rechten) op de MS365 admin center. En vervolgens via [Compliance] naar MS Purview. Selecteer aan de linkerkant [Policies] en vervolgens [Retention policies].

Zoals je ziet bestaat er geen standaard Retention-policy voor de teams-chat. Dus we maken een nieuwe policy als volgt aan:

Stap 1

​Stap 1

Klik op [+New retention policy]

Stap 2

Stap 2

Vul een naam en eventueel omschrijving in en klik vervolgens [next]

Stap 3

Stap 3

Nu moet er een keuze gemaakt worden voor het type retentie-policy.

Selecteer [Static] en vervolgens [next]. De keuze voor static heeft te maken met het feit dat er geen uitgebreide zoekcriteria nodig zijn.

Stap 4

Stap 4

Zoals je ziet zijn de opties voor Teams (standaard) uitgeschakeld.

Stap 5

Stap 5

Aangezien ik een policy wil maken voor de Teams chat van alle gebruikers stel ik deze wel in. Selecteer [on] bij Teams Chats en kies daarna [next].

Stap 6

Stap 6

De standaard retentie is ingesteld op 7 jaar.

Stap 7

Stap 7

Selecteer [custom], aangezien we niet na de standaard 7 jaar items willen verwijderen.

Stap 8

Stap 8

Vul de juiste gegevens in en kies [next]...

Stap 9

Stap 9

... en kies [submit].

Let op: items ouder dan 1 dag zullen permanent worden verwijderd!

Stap 10

Stap 10

De retentie policy is met succes gemaakt!


Samenvatting en conclusie

Bewaarbeleid binnen Teams helpt om de informatie in de organisatie effectiever te beheren. Je kan bewaarinstellingen configureren om gegevens te bewaren die nodig zijn om te voldoen aan het interne beleid, de branchevoorschriften of de wettelijke vereisten voor je organisatie. Je kunt ook bewaarinstellingen configureren om gegevens te verwijderen die als een verplichting worden beschouwd, die je niet langer hoeft te bewaren of die geen wettelijke of zakelijke waarde (meer) hebben.

Het is relatief eenvoudig om een Teams-beleidsregel te maken. In dit voorbeeld zelfs maar in 10 stappen😊. Het is niet alleen van belang om te weten waar je de juiste functionaliteit (knop) kunt vinden binnen Purview. Het is ook belangrijk om te begrijpen waar een knop voor dient (wat is de impact? Voor wie? Waarom?). Daarom adviseer ik dit te communiceren met alle betrokkenen in je organisatie. Vooral de gebruikers.

“​The technology you use impresses no one.

The experience you create with it is everything.”

(Sean Gerety)

Mocht je nog vragen hebben en/of meer willen weten: laat het mij weten! Ik denk graag met je mee.

Literatuurlijst

Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) | Autoriteit Persoonsgegevens. (2022).

Archiefwet | Nationaal Archief. (2022).

Curry, D. (2022, september 6). Microsoft Teams Revenue and Usage Statistics (2022) - Business of Apps.

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2018, oktober 19). Retentiebeheer is essentieel om te voldoen aan regels archiefbeheer.

Microsoft Compliance. (2022). Beveiliging, compliance en privacy | Microsoft Teams.

Teams voor online en hybride werk. (2022). Microsoft Teams voor online en hybride werk | Microsoft Teams.

Wat is Microsoft Purview? | Microsoft Learn. (2022).

Wetten.nl - Regeling - Wet politiegegevens - BWBR0022463. (2022).

Joost Joost / 07-07-2022

6 minuten lezen

Veel bedrijven maken gebruik van het Power Platform om verschillende redenen. Als je tijdens jouw werkzaamheden te maken krijgt met bedrijfsprocessen waarbij je veel terugkerende handmatige acties moet uitvoeren, kan Power Automate je hier goed bij helpen deze te automatiseren. Maar ook het maken van SharePoint-formulieren of Mobile applicaties is geen probleem: met Power Apps zet je die zonder al te veel programmeerwerk in elkaar. Het delen, maar ook het maken, van deze oplossing in een Microsoft Teams-omgeving maakt het plaatje compleet.

Met deze ontwikkelingen kan jij met je collega’s in een vrij korte tijd en op een simpele manier bedrijfsprocessen vertalen in oplossingen zonder tussenkomst van de IT-afdeling of een ontwikkelaar. Dit wordt ook wel citizen developments genoemd.

Maar hoe kan je als bedrijf jouw collega’s een veilige, maar ook betrouwbare omgeving bieden als je geen inzichten en grip hebt op wat er gebeurt binnen je bedrijfsomgeving? Hier komt het Power Platform Center of Excellence om de hoek kijken.

Wat is het Power Platform Center of Excellence (CoE) en waarom wil je dit gebruiken?

Het Center of excellence bestaat volledig uit Power Platform onderdelen. De gegevens over jouw omgeving worden opgehaald door Power Automate flows, waarna ze worden opgeslagen in Dataverse Tabellen. Vanuit hier kan je verschillende inzichten opvragen d.m.v. Power BI rapportages. Al deze onderdelen (het CoE) worden geïnstalleerd op een Power Platform (Teams) omgeving waarvanuit alle acties worden ondersteund. Omdat het onderdelen van het Power Platform betreft, kan je de configuratie naar je eigen hand zetten. De basis staat, het is dan ook vrij simpel om het zo in te richten dat het past binnen jullie bedrijfscultuur.

Maar waarom wil je het Center of Excellence gebruiken? Er zijn genoeg andere mogelijkheden om inzichten te krijgen over je Power Platform-omgeving. Het CoE geeft niet alleen inzicht over jouw omgeving, maar kan je ook helpen deze zo efficiënt mogelijk in te zetten, beheersbaar en veilig te houden. Daarnaast geeft het CoE ook richtlijnen hoe je een Adoptietraject kunt starten, hoe je App- en Flow-makers bij elkaar kunt zetten in een community die zo kunnen leren van elkaars ontwikkelde objecten. Je krijgt een volledig pakket waarmee je inzichten kunt genereren, acties uit kunt voeren, overzichten/ audit trails kunt bekijken en innovatie kunt stimuleren d.m.v. een doordacht adoptieplan.

Ben je op zoek naar de juiste licenties en komt je er niet uit? ShareValue kan je helpen met het uitzoeken en aanschaffen van de benodigde licenties.

Installatie en licenties

Om het Center of Excellence te kunnen gebruiken zal je deze eerst moeten installeren. Je installeert het CoE op een Power Platform-omgeving of een Teams-omgeving. Deze omgeving zal volledig gereserveerd worden voor het gebruik van het CoE.

Naast een omgeving zijn er nog een aantal eigenschappen waar je rekening mee moet houden.

Je kan de volledige installatie en configuratie doen op één account. Dit account heeft de volgende eigenschappen nodig om het CoE te kunnen gebruiken:

  • Het account moet lid zijn van één van deze groepen: Microsoft Power Platform-servicebeheerder, algemene tenantbeheerder of Dynamics 365-servicebeheerder.
  • Het moet een Microsoft 365-licentie hebben met e-mailfunctionaliteit.
  • Het account moet een Power Apps-licentie per gebruiker (geen proefversie) hebben.
  • Het account moet een Power Automate per gebruiker- of per Flow-licentie (niet-proefversie) hebben.

Deze rechten moeten altijd beschikbaar zijn voor dit account: een activatie van Privileged Identity Management (PIM) is niet genoeg om het CoE van de juiste informatie te voorzien.

Hoe ziet het Center of Excellence eruit?

Eerder vertelde ik je dat het Center of Excellence uit meerdere onderdelen bestaat. Één van deze onderdelen is het Power BI Dashboard. Hierin kan je alle gegevens terugvinden die door het Center of Excellence wordt verzameld en gebruiken voor vervolgacties.

Het dashboard

Als we kijken naar het dashboard zie je 3 onderwerpen met daaronder verschillende tegels. Achter elke tegel zit een rapportage die je kan inzien, exporteren en gebruiken om je eigen analyse te maken.

Als we naar het onderwerp Monitor gaan en hier kiezen voor Overview Power Apps, dan komen we in een ander scherm terecht waarin je een overzicht ziet van: (boven naar beneden)

  • Een balk met algemene informatie van de omgevingen.
  • Links, de totaal ontwikkelde Power Apps per omgeving.
  • In het midden, de makers van deze apps.
  • En rechts, een locatie overzicht van de makers.

Overview Power Apps

Eenzelfde soort overzicht, maar dan van de Power automate Flows, krijg je te zien als je naar de tegel Overview Power Automate gaat.

Voor de Power Platform- en Teams-omgevingen is er ook een overzicht. Deze laat duidelijk zien hoeveel omgevingen van welke soort er bestaan. Een handige toevoeging in dit overzicht is een tabel met welke apps/flows er wanneer ontwikkeld zijn op deze omgevingen.

​Microsoft Teams Environments

Natuurlijk is een zekere controle nodig om je bedrijfsdata te beschermen. Als je de mogelijkheid voor het delen van data in een app of flow wilt beperken. Is er een mogelijkheid om de connectoren die gebruikt worden om deze data te verbinden, uit te sluiten voor gebruik. Dat kan je inrichten met een zo genoemde Data lost Policy (DLP). Om inzicht te krijgen welke connectoren er gebruikt worden in de omgevingen van jouw power platform, kan je de Tegel Custom connectors open.

​Connectoren

In dit overzicht zie je meteen welke connectoren er gebruikt worden binnen een app of flow. Op deze manier kan je een inschatting maken of er connectoren gebruikt worden en of deze wel of niet toegestaan zijn.

Het opzetten van een governance-strategie

Nu we het overzicht hebben van de ontwikkelingen op jouw Power Platform-omgeving, zijn we in staat om hier acties aan te koppelen.

Er zijn verschillende acties die je kunt uitvoeren met betrekking tot je governance strategie. Hierbij moet je denken aan het opschonen van niet gebruikte omgevingen, Power Apps en Power Automate flows. Deze worden herkend door het CoE die vervolgens de eigenaar helpt herinneren dat er een object is dat niet meer gebruikt wordt en zal hem vragen of deze verwijderd kan worden. Nadat de eigenaar zijn goedkeuring geeft om deze te verwijderen zal het CoE dit ook daadwerkelijk doen.

Hierdoor blijven de omgevingen efficiënt werken en krijgen anderen ook de ruimte om Applicaties en flow te ontwikkelen.

​Governance-strategie

Conclusie:

Of je nu als bedrijf gaat beginnen met het Power Platform of al vergevorderd bent. Het Center of Excellence geeft je de hulpmiddelen om in controle te komen van jouw Power Platform. Met de inzichten van je omgevingen, de acties die je hieraan kunt koppelen, en de adoptie van het gehele Platform, ben je beter in staat om het Power Platform functioneel en efficiënt in te zetten. Met het uitdenken en toepassen van de security en governance strategie, richt je kaders in waar makers binnen kunnen ontwikkelen. Hiermee ben jij terug in controle.

Heb je vragen over het Power Platform, of wil je meer weten van het Center of Excellence neem dan contact met ons op. Wij helpen je graag met het uitzoeken van de beste oplossingen op het gebied van het Power Platform maar ook met de benodigde licenties hiervoor.

Gerard Gerard / 05-07-2022

7 minuten lezen

De afgelopen jaren is de wereld van Microsoft Teams erg veranderd. Van een simpele chat-tool naar de plek waar we dagelijks in samenwerken. In deze blog wil ik ingaan op de vraag waar we naartoe gaan, en geef ik een aantal tips om Teams steeds effectiever te gaan gebruiken.

Vóór de corona-pandemie

Het was altijd wel duidelijk hoe we allemaal met elkaar samenwerkten: we werkten allemaal op kantoor en vergaderden gezamenlijk in één ruimte. Dat werkte eigenlijk allemaal wel prima. Microsoft Teams werd wel al gebruikt, maar voornamelijk als chat-tool om te chatten met externen. Nog niet echt om in samen te werken.

Tijdens de corona-pandemie

Ik heb nog nooit een product zo snel geadopteerd zien worden als Teams de afgelopen twee jaar. Ineens werkten we allemaal thuis, vergaderden we ook vanuit huis. Daar werd Teams dan ook voornamelijk voor gebruikt: voor het vergaderen.

Waar gaan we naartoe?

Langzamerhand gaan we weer naar kantoor, maar vaak niet voor 100%. We werken vanuit huis, onderweg, vanuit kantoor, op satelliet-kantoren… opties zat. Een belangrijke uitdaging hierbij is natuurlijk: hoe zorg je ervoor dat alles veilig blijft? Hier heeft mijn collega Koos laatst een interessante blog over geschreven.

Wanneer we nu samenwerken, vergaderen en informatie delen is dat vaak hybride, in Teams. Teams verandert daarmee van een vergadertool naar onze primaire samenwerkomgeving. Gebruikers starten hun dag in Teams en verblijven er vaak de hele dag in. Toch moet er nog vaak worden overgeschakeld naar allerlei andere omgevingen, bijvoorbeeld om te werken in een whiteboard of om aanmeldingen van incidenten te kunnen behandelen. Zou het niet fijn zijn om in de flow van je werk te kunnen blijven, binnen Teams, en toch al dit soort informatie en hulpmiddelen te kunnen gebruiken?

Om dit mogelijk te maken worden meer en meer apps ontwikkeld, die de gebruiker gewoon binnen de context van Teams kan starten. In het vervolg van dit artikel geef ik een aantal voorbeelden van apps die je binnen Teams kunt gebruiken om je werk efficiënter en gemakkelijker te maken.

Chat, Teams, kanalen & apps

De meeste gebruikers werken al in Teams-omgevingen en maken gebruik van kanalen, vergaderingen en chat. Je kunt werken in de Teams-app op je laptop, via je browser en via allerlei mobiele devices. Je kunt werken met bestanden en communiceren binnen een kanaal waar de focus is op een bepaald onderwerp. De volgende stap is om deze manier van werken verder te verrijken met apps die specifiek bedoeld zijn om jouw werk in Teams eenvoudiger, gemakkelijker en efficiënter te maken. Hieronder zie je een aantal voorbeelden van dit soort apps.

Apps van Derden die je kunt toevoegen in Teams

Mural

Mural

Mural is een whiteboard-app waarin je Post-Its kunt plakken. Deze app kan je ook gebruiken in office.com én outlook.com! Dezelfde app met dezelfde informatie, maar dan dus in meerdere omgevingen. Een handige tool!

Jira en ServiceNow

Jira en ServiceNow

De meeste organisaties hebben wel iets van een ticketing-systeem. De helpdesk wordt gebeld, er wordt een ticket aangemaakt en daar wordt iets mee gedaan. En wat is nou handiger dan dit ticketing-systeem integreren met je vaste werkomgeving! Je kunt nu tools als Jira of ServiceNow ontsluiten via Teams: je integreert de app, en degene die een ticket toegewezen krijgt, krijgt hier een melding van binnen Teams. Je hoeft als medewerker dus nog maar naar één tool te kijken: Teams! En dat is nou precies de ontwikkeling die we steeds meer zien: Teams wordt steeds meer dé plek om in te werken!

Mira en Whiteboard

Digitale whiteboard-apps Mira en Whiteboard

Als je vroeger een vergadering had, had je zo’n groot wit bord op de muur hangen en daar ging je op schrijven, plakken, schema’s op tekenen… Nu je niet meer allemaal in dezelfde kamer zit, is dat lastiger. Maar tools als Miro en Whiteboard geven deze zelfde mogelijkheden! De Whiteboards die worden gemaakt, worden ook opgeslagen en kan je dus ook gemakkelijk weer terug te vinden.

Apps van Microsoft zelf, die het leven gemakkelijker maken

Microsoft heeft een serie apps in het leven geroepen, om het leven van de gemiddelde kenniswerker gemakkelijker te maken. Onder de noemer ‘Microsoft Viva’. Ik zal deze apps stuk voor stuk even doornemen.

Microsoft Viva Connections

Vroeger ging je in je browser altijd automatisch naar het intranet toe. Tegenwoordig start men niet meer met werken in de browser, maar in Teams. Daarom kan je nu met Microsoft Viva Connections ook je intranet inladen in je Teams-omgeving. Zo kan iedereen er nog steeds makkelijk bij.

Microsoft Viva Inzichten (Insights)

Als medewerker krijg je hiervan persoonlijke aanbevelingen over je werkdag. Hoe vaak heb je bijvoorbeeld gefocust kunnen werken, hoeveel tijd heb je in vergaderingen gezeten, heb je wel contact met alle collega’s met wie je contact zou moeten houden? Dit is alleen voor jouzelf inzichtelijk. Er is ook een betaalde versie, waarin managers (ge-anonimiseerd) van hun team de cijfers kunnen inzien. Denk aan ‘mijn team heeft de afgelopen maand gemiddeld 50% buiten normale werktijden gewerkt’. Dan kan je daar als manager op inspelen.

Microsoft Viva Learning

De meeste organisaties hebben wel één of ander leersysteem. In Viva Learning kan je dit Teams binnentrekken. Als medewerker kan je dan in Teams zien welke leermiddelen er klaar staan, of ze juist aanbevolen krijgen (dit alleen bij de betaalde versie).

Microsoft Viva Topics

Deze wordt nog wat minder gebruikt. Topics is een soort geautomatiseerde wikipedia. Het systeem gaat jouw M365-omgeving doorlopen, veelvoorkomende termen ophalen en hiervan een kennispagina opbouwen. Als persoon kan je dit vervolgens redigeren. Topics zoekt ook op wie er expert zijn op een bepaald onderwerp. Je moet hier echter wel voor iedere gebruiker een licentie hebben.

Microsoft Viva Goals

Dit is nog helemaal nieuw! Vanaf Q3 2022 beschikbaar. Hiermee kan je doelen bepalen voor je organisatie, of bijvoorbeeld activiteiten. Je kunt hier mensen aan toewijzen, resources… de tool zal dit tracken en eventueel waarschuwingen over geven. Nog een heel nieuw onderdeel, dus ik kan er nog weinig over zeggen. Ziet er wel veelbelovend uit!

Zelfgebouwde apps integreren

Je kunt ook allerlei functionaliteiten zelf bouwen en integreren. Graag geef ik twee voorbeelden van apps die wij zelf hebben gebouwd voor gebruik binnen ShareValue:

Zelfgebouwde chatbot

ShareBot

ShareBot is een chatbot die wij gebruiken om vragen te kunnen stellen aan ons personeelshandboek. Als ik bijvoorbeeld een vraag heb over ‘waar mag ik parkeren’, kan ik die vraag stellen aan de bot. Soms is het antwoord ‘deze vraag is te ingewikkeld, ik haal er even een mens bij’, maar dan brengt hij je wel direct in contact met de juiste persoon. Wat natuurlijk ook al heel fijn is. Langzamerhand wordt het systeem ook steeds slimmer, dus steeds meer antwoorden krijg je wel direct via de bot.

Deze bot hebben wij zelf gebouwd. Als organisatie kan je dit dus gewoon zelf, zonder enorm ontwikkeltraject zoals je vroeger had bij dit soort bots. Je moet natuurlijk wel weten wat je doet, maar het is wel een stuk eenvoudiger geworden.

Zelfgebouwde app

Werkplek-reserveer-app

Deze app hebben wij gebouwd toen we langzaamaan weer naar kantoor kwamen, maar nog wel met de anderhalve meter afstand en een maximum aantal mensen op kantoor. Hierin konden we dan zien wie wanneer waar zat, zodat we rekening konden houden met de drukte. Het is een heel fijne app die we eigenlijk nog steeds gebruiken zodat we tijdig weten hoeveel mensen er wanneer op kantoor zijn. Dit is ook heel handig voor bijvoorbeeld de lunch!

Deze app is gebouwd in PowerApps door onze collega’s. Het handige is dat deze ook op de mobiele telefoon te openen is. Het gebeurt me vaak dat ik vergeet een werkplek te reserveren, en dat ik dat snel nog even kan doen vanuit de parkeergarage wanneer ik aankom.

Apps beheren in Teams admin

Hoe doe je dit allemaal? Als je Admin-rechten hebt, kan je de Teams Admin Client openen en allerlei instellingen aanpassen. Welke apps zijn toegestaan? Alleen Microsoft-apps? Of ook Apps van derden? Mag iedereen zomaar Apps gaan gebruiken of moet dat eerst goedgekeurd worden?

Beheer de app-mogelijkheden

Als beheerder kan je dit allemaal instellen en inregelen. Zo kan je ervoor zorgen dat jouw collega’s kunnen werken op de manier die voor hen én jouw organisatie het beste werken!

Wil jij ook eens onderzoeken welke apps het beste kunnen bijdragen bij jouw organisatie? Of heb je specifieke wensen waar vooral een zelfgebouwde app het beste bij past? Laat het ons weten! We geven graag advies of bouwen de gewenste app voor je.

Roel Roel / 20-06-2022

6 minuten lezen

Het afgelopen jaar hebben bedrijven als Facebook en Microsoft veel geïnvesteerd in metaverse-oplossingen. Zo heeft Microsoft 68,7 miljard dollar uitgegeven aan de aankoop van gamestudio Activision/Blizzard. Microsoft ziet deze aankoop als een strategische keuze voor de verdere ontwikkeling en uitrol van hun metaverse-plannen. Facebook ziet de metaverse als de volgende stap in sociale interactie en investeert hier dan ook veel geld in. Ze hebben hun overkoepelende naam ook niet voor niets veranderd in ‘Meta’.

Maar wat is de metaverse nou eigenlijk en hoe kan het gebruikt worden door bedrijven? In deze blog geef ik antwoord op deze vragen!

Wat is de Metaverse?

De term ‘metaverse’ is bedacht door Neall Stephenson in zijn sciencefictionroman Snow Crash uit 1992, waarin mensen als avatars in contact staan met elkaar en met software-agenten, in een driedimensionale ruimte die een metafoor vormt voor de werkelijke wereld. Stephenson benut de term om een virtuele wereld aan te duiden die op de werkelijkheid is gebaseerd. Deze virtuele wereld is volgens hem de opvolger van het internet.

De huidige werkelijkheid ligt hier niet ver vandaan. Al verschillende bedrijven werken aan oplossingen voor hun kijk op de metaverse. Al jaren zijn er producten en games te vinden waarbij er een voortdurend doorlopende wereld is, waar mensen elkaar kunnen ontmoeten en samen opdrachten kunnen uitvoeren. Denk bijvoorbeeld aan Second Life of World of Warcraft. De afgelopen jaren zijn ook sociale platformen steeds meer in opkomst, zoals AltSpaceVR, VrChat, Meta Horizon en Mozilla Hubs. Deze platformen bieden een plaats om virtueel mensen te ontmoeten, rond te lopen en het gevoel te hebben dat je ergens samen bent.

Ook de volgende stap in metaverses wordt al gezet met oplossingen als Decentraland, the Sandbox en NetVrk. Deze oplossingen bieden digitaal vastgoed aan, wat in de metaverse kan worden aangekocht en worden ontwikkeld. Je kunt dus als gebruiker jouw virtuele kantoor in het Business District van Decentraland neerzetten naast dat van bijvoorbeeld Microsoft. De prijzen van sommige stukken virtueel land lopen al in de honderdduizenden euro’s om een goede centrale ligging te hebben!

Al deze oplossingen hebben één ding gemeen: ze vormen een netwerk van digitale 3D-ruimtes. Een Metaverse, dus.

De Microsoft metaverse

Vorig jaar heeft Microsoft hun plannen voor de Microsoft metaverse bekendgemaakt en zet, zoals we kunnen zien aan hun investeringen, hard in op de metaverse. Microsoft heeft een aantal jaar geleden AltSpaceVR aangekocht, waarin gebruikers in een digitale wereld meetings kunnen organiseren en zelfs hun eigen wereld kunnen bouwen.

AltSpaceVR

De Microsoft Ignite Keynote van 2021 was volledig te beleven in AltSpaceVR en Microsoft heeft hiermee de toekomst van metaverse-evenementen laten zien: niet langer kijken naar platte slides over een onderwerp, maar het onderwerp om je heen beleven. In plaats van een plaatje van een boot, komt er een 3D-model van de boot de ruimte binnendrijven en de presentatoren zijn geen platte video’s meer, maar full fidelity hologrammen. Het evenement werd door duizenden gebruikers wereldwijd beleefd en ondanks de wereldwijde covid-lockdown konden mensen van over de hele wereld elkaar ontmoeten en met elkaar netwerken.

Accepteer cookies om deze video te bekijken.

Het komende jaar wil Microsoft AltSpaceVR gaan integreren in Microsoft Teams en de avatars van AltSpaceVR gaan gebruiken als Teams-Avatar, zodat mensen kunnen deelnemen aan meetings met een interactieve representatie, zonder dat ze zelf in beeld zijn. Deze digitale reprensentatie van personen is een essentieel onderdeel van alle metaverses en zal de komende jaren nog veel aandacht gaan krijgen. Gebruikers zullen hun avatar zoveel mogelijk kunnen beïnvloeden, omdat dit de digitale identiteit zal zijn. Wellicht overkoepelend over de metaverses.

Hololens

Naast AltSpaceVR ziet Microsoft ook de hololens als onderdeel van de metaverse. De hololens projecteert virutele onderdelen voor de gebruiker in de echte wereld, en kan ook de echte wereld terug naar de digitale wereld sturen met behulp van de camera’s. Gebruikers kunnen om hulp vragen bij een taak en een medewerker kan op afstand tekenen in de wereld van de gebruiker met de hololens. Maar ook meetings kunnen worden gedaan in combinatie met bijvoorbeeld AltSpaceVR- én hololens-gebruikers, waarbij de verschillende gebruikers als avatars aan elkaar worden getoond.

Mesh voor Teams

Als laatste pijler van de Microsoft Metaverse wordt Azure ingezet met Mesh. Mesh kan veel van de rekenkracht verzorgen die nodig is om de verbindingen onderling op te zetten. Maar ook de rekenkracht die nodig is om grote en complexe 3D-modellen te kunnen tonen kan door Mesh worden overgenomen. Hierdoor wordt de drempel om mooie, complexe 3D-werelden te kunnen beleven verlaagd; je hebt geen krachtig apparaat meer nodig die alle berekeningen uit moet kunnen voeren. Mesh neemt deze berekening uit handen en streamt dit naar de gebruiker, zodat iederen de metaverse kan beleven. Ook vanaf je telefoon.

Hoe de metaverse in te zetten

Er zijn verschillende use cases voor het gebruik van de metaverse, en de komende jaren zal het gebruik hiervan meer en meer zichtbaar worden. Je kunt digitale evenementen organiseren zoals de Ignite Keynote, maar ook een kleinschalige borrel zoals we tijdens de pandemie meerdere keren bij ShareValue hebben gedaan. Je kunt ook denken aan een digitaal kantoor waar medewerkers wereldwijd 24/7 naartoe kunnen om elkaar te ontmoeten, te overleggen of voor een praatje aan de -digitale- koffie-automaat. Het ligt allemaal in de mogelijkheden. Één van de dingen die ik zelf heel tof vind, is dat het mogelijk is om realtime ondertiteling te krijgen wanneer je in gesprek bent met een avatar. Zo kunnen mensen die elkaars taal niet spreken, toch met elkaar een gesprek voeren! De metaverse biedt echt heel veel opties. We zijn er nog lang niet over uitgepraat.

De toekomst van de metaverse

De komende jaren gaat er nog veel veranderen op het gebied van metaverse, gezien de grote investeringen die Microsoft en Meta momenteel doen in de verdere ontwikkeling hiervan. Het voelt een beetje als een race; wie kan als eerste de meeste gebruikers aan zich koppelen? Meta focust zich hierbij op de gebruikers van hun sociale netwerk Facebook en Microsoft focust zich op bedrijven en gamers.

Één van de ontwikkelingen die nu al zichtbaar worden, is digitaal eigenaarschap. Digitaal eigenaarschap van land, maar zeker ook van digitale producten. Web3 zal een belangrijke rol gaan spelen in dit digitale eigenaarschap in de vorm van NFT’s (non fungible tokens). Deze digitale tokens geven aan dat een gebruiker daadwerkelijk de eigenaar is van een digitaal item. En waar we digitaal land al hebben genoemd, zijn nu bijvoorbeeld ook digitale kledingstukken in ontwikkeling. Bedrijven als Nike en Adidas springen nu al in op de mogelijkheden die NFT’s bieden in de metaverse. In de toekomst zullen we dus bijvoorbeeld een specifiek Adidas-traininspak digitaal kunnen kopen, zodat onze avatar deze in verschillende metaverses kan dragen.

Metaverse inzetten voor jouw bedrijf?

Wil jij ook graag de metaverse inzetten voor jouw bedrijf? Om samen te vergaderen, voor een digitale borrel of juist voor grotere digitale evenementen? Mijn collega’s en ik denken graag mee over de verschillende mogelijkheden!

Gerard Gerard / 14-06-2022

6 minuten lezen

Sinds de eerste maanden van de pandemie hebben veel organisaties de overstap gemaakt naar het werken in Teams. Lange tijd was de focus daarbij volledig gericht op ervoor zorgen dat mensen thuis konden werken en toch met elkaar in contact konden blijven en vergaderen. Teams werd in een recordtempo uitgerold, en gebruikers maakten er vaak maar het beste van.

Inmiddels werken de meesten van ons weer in elk geval deels op kantoor. Veelal wordt er per team een afspraak gemaakt over wanneer er op kantoor gewerkt wordt, en onder welke voorwaarden. De behoefte aan het gebruik van Teams en in bredere zin Microsoft 365 blijft daarmee ongewijzigd groot.

Om gebruik te kunnen maken van Teams, is een goed ingerichte infrastructuur noodzakelijk. Bijvoorbeeld om te zorgen dat men zich kan aanmelden. Dit soort fundamentele aspecten is dan ook vrijwel altijd inmiddels geregeld. Wat echter niet altijd goed geregeld is, is governance. In deze blogpost beschrijf ik daarom vijf zaken waar je zeker over na moet denken en keuzes over moet maken om Teams niet alleen nu, maar ook in de toekomst beheersbaar en betrouwbaar te houden.

Keuze 1: Wie mag een nieuw Team aanmaken?

Of beter gezegd: wie mag een Microsoft 365 Groep aanmaken? Iedere Teams-omgeving is gebonden aan een M365 Groep. Zo’n groep is een verzameling mensen die met elkaar samen kunnen werken en daartoe een aantal hulpmiddelen krijgen aangeboden. In dit geval gaat het dus om een groep mensen die samen kunnen werken in een Teams-omgeving, bestanden kunnen opslaan in een SharePoint-omgeving, en gebruik kunnen maken van een gezamenlijke agenda en mailbox.

Figuur 1: M365 Groep en verbonden services

Het uitgangspunt van Microsoft is om het aanmaken van groepen via Teams (en de andere services) toe te staan aan iedereen binnen de organisatie. Hierdoor kunnen mensen gemakkelijk en zonder op IT te hoeven wachten zelf een nieuwe Teams-omgeving aanmaken.

Nadeel van deze aanpak is dat er een risico is op wildgroei, en dat het wellicht onduidelijk is waar nou precies welke informatie staat. Er kunnen dubbele groepen ontstaan, en er kan informatie worden verwijderd terwijl deze misschien gearchiveerd zou moeten worden. Kortom, het ontbreekt aan controle.

Er zijn diverse mogelijkheden om deze risico’s aan te pakken, maar een hulpmiddel dat veel organisaties nodig hebben is om het zelfstandig aanmaken van Groepen aan banden te leggen. Om dit te doen, maak je eerst een Beveiligingsgroep aan (in Azure). Vervolgens wordt er een PowerShell script uitgevoerd dat er voor zorgt dat alleen deze groep nog recht heeft om M365 Groepen aan te maken (zie deze pagina van Microsoft).

Keuze 2: Hoe gaan we om met naamgeving?

Wanneer je een nieuwe Teams-omgeving aanmaakt, wordt er op de achtergrond een nieuwe Microsoft 365 Groep aangemaakt. Deze Groep krijgt een mailadres met dezelfde titel. Dit maakt het mogelijk om een groep te maken met een naam die een ongewenst mailadres oplevert. Denk bijvoorbeeld aan een mailadres zoals finance@[organisatienaam] of directie@[organisatienaam].

Figuur 2: Naambeleid instellen

Je kunt dit voorkomen door gebruik te maken van voor- en achtervoegsels. Ga in Azure Active Directory naar Groepen en vervolgens naar Naambeleid. Hier kun je een voorvoegsel (prefix) of achtervoegsel (suffix) toevoegen. Deze kunnen gebaseerd zijn op een vaste tekenreeks (“M365-“ bijvoorbeeld) of op een dynamisch kenmerk. Resultaat is dat iedere nieuwe M365 Groep automatisch aangevuld wordt met de gekozen tekst.

Keuze 3: Hoe lang blijft een Team bestaan?

Een derde keuze is om vast te stellen hoe lang een Teams-omgeving kan blijven bestaan. Teams-omgevingen worden zelden actief opgeruimd, met als risico dat er op den duur een groot aantal verouderde en niet-gebruikte Teams blijft bestaan, waarvan niemand meer echt weet van wie ze zijn of wat de bestaansreden was.

Je kunt dit risico adresseren door een verloopdatum toe te voegen voor Microsoft 365 Groepen.

Ga naar Azure Active Directory > Groepen en kies voor Verloopdatum. Hier kun je de levensduur instellen. Meest gebruikelijk is een half jaar of jaar vanaf datum aanmaken.

Verloopdatum instellen

Keuze 4: Welke compliance-tools heb je nodig?

De Teams-omgeving, net als de gehele Microsoft-365-omgeving, moet voldoen aan alle juridische en wettelijke normen die aan de organisatie gesteld zijn. Compliance helpt je om risico’s te verminderen rond gegevensbescherming en wettelijke normen. Dit alles regel je in het Compliance Center.

Belangrijke onderdelen:

  • Preventie van gegevensverlies (DLP)
    Met de juiste instellingen en licenties is het mogelijk om het delen van gevoelige informatie te reguleren. Zo is het mogelijk om een waarschuwing te genereren wanneer een persoonsnummer of ander herkenbaar stuk informatie gedeeld wordt buiten de organisatie of dit zelfs geheel te blokkeren.
  • Beleid rondom bewaren en verwijderen
    Wil je voorkomen dat gevoelige informatie vroegtijdig wordt verwijderd? Het is mogelijk om beleid in te stellen dat ervoor zorgt dat informatie voor een bepaalde tijd wordt bewaard, om het na die tijd definitief te verwijderen.
  • Vertrouwelijkheidslabels
    Aan informatie wordt een label toegevoegd om de mate van vertrouwelijkheid aan te geven. Dit kan handmatig of geautomatiseerd, afhankelijk van de gebruikte licentie. Op basis van dit kenmerk kunnen allerlei beleidsregels worden uitgevoerd.
  • eDiscovery
    Maakt het mogelijk om informatie te identificeren en verzamelen die kan worden gebruikt als bewijs in juridische zaken. De tool kan zoeken naar inhoud in Exchange Online, OneDrive voor Bedrijven, SharePoint Online, Microsoft Teams, Microsoft 365 Groepen en Yammer.

Keuze 5: Hoe gaan we om met externe toegang?

Tenslotte: wie mag er deelnemen in een Teams-omgeving of een meeting? Wie mag er bij je bestanden?

Je kunt dit regelen via Externe toegang en Gasttoegang. Externe toegang zorgt er voor dat externen kunnen deelnemen aan vergaderingen en chats. Gasttoegang geeft daarnaast toegang tot bronnen zoals Bestanden. Je vindt deze instelling in Azure Active Directory, het Teams-beheercentrum en het SharePoint-beheercentrum.

Activiteiten die uw gebruikers kunnen doen

Gebruikers kunnen (o.a.) Externen Gasten
Chatten met iemand in een andere organisatie Ja Ja
Bellen met iemand in een andere organisatie Ja Ja
Kijken of iemand van een andere organisatie beschikbaar is om te bellen of te chatten Ja Ja
Zoeken naar mensen in andere organisaties Ja Nee
Bestanden delen Nee Ja
Het afwezigheidsbericht van iemand in een andere organisatie zien Nee Ja
Iemand in een andere organisatie blokkeren Nee Ja
@Vermeldingen gebruiken Ja Ja

Activiteiten die mensen van buiten uw organisatie kunnen doen

Mensen van buiten uw organisatie kunnen (o.a.) Externen Gasten
Teams-bronnen bekijken Nee Ja
Worden toegevoegd aan een groepschat Ja Ja
Worden uitgenodigd voor een vergadering Ja Ja
Privégesprekken voeren Ja Ja
Hun scherm delen Ja Ja
Aanwezigheid wordt weergegeven Ja Ja
@Vermeldingen gebruiken Ja Ja

Conclusie

Wanneer je goed nadenkt over de thema’s die hierboven genoemd zijn, de juiste keuzes maakt en deze consistent doorvoert, maak je het mogelijk om veilig te werken met Microsoft Teams. Wil je graag dat iemand met je meedenkt over de beste keuzes voor jouw organisatie? Mijn collega-consultants en ik staan voor je klaar

Bert Bert / 20-01-2022

4 minuten lezen

Nadat Microsoft binnen Azure en Dynamics de licentiestructuur al heeft aangepast, gaat dit jaar ook het licentiemodel van Microsoft 365 op de schop. 1 maart 2022 wordt een belangrijke datum: dan verandert het licentiemodel voor Microsoft 365 voor nieuwe klanten. Bestaande klanten kunnen nog tot 1 juli 2022 de oude licenties met maximaal 1 jaar verlengen, waarna de licenties automatisch worden verlengd naar het nieuwe NCE (New Commerce Experience) model. Tot die tijd kun je ervoor kiezen om je tenant over te laten zetten naar het nieuwe NCE-model.

Hierdoor krijg je meer mogelijkheden, maar er zitten ook (helaas) wat haken en ogen aan deze wijzigingen die je wel moet weten.

De huidige situatie

Hoe is de huidige situatie?

Per maand Per jaar
Schaalbaarheid Ja, per maand Nee
Mogelijkheid tot annuleren Ja Ja
Prijsbescherming Nee Ja, per jaar
Upgrade mogelijk Ja Ja
Downgrade mogelijk Ja Ja
Alle producten beschikbaar Nee Ja


Alle licenties van Microsoft zijn in de huidige situatie duidelijk. Je kunt per maand een licentie nemen (voor bijvoorbeeld flexibele contracten) of per jaar, waardoor je per jaar precies weet wat het gaat kosten maar mis je de flexibiliteit. In praktijk kon je deze licenties meestal ook maandelijks stoppen.

Nieuw NCE-model

Hoe wordt de situatie?

Per maand Per jaar Per 3 jaar
Schaalbaarheid Ja, per maand Nee Nee
Mogelijkheid tot annuleren Ja Nee, alleen per jaar Nee, alleen per 3 jaar
Prijsbescherming Nee Ja, per jaar Ja, per 3 jaar
Prijs +20% Regulier Regulier (maar ook 3 jaar vaste prijzen)
Upgrade mogelijk Ja Ja Ja
Downgrade mogelijk Ja ** Nee Nee
Alle producten beschikbaar* Nee Ja Ja, vanaf 01-03-2022


* Met name een aantal “losse plannen” zoals Exchange Online, SharePoint Online, Intune en Enterprise Mobility + Security E3 komen zover nu bekend NIET beschikbaar als maandabonnement (per 1 maand)

** Het downgraden kan pas op het moment van verlengen, na afloop van de betreffende periode. Vergeet hierbij niet de Auto-Renewal uit te zetten.

Door de nieuwe situatie wordt het plaatje iets complexer en vereist het meer planning qua licenties die je koopt. Doordat flexibele contracten duurder worden, moet je voorzichtig zijn met het aanschaffen. Daarnaast moet je ook kijken wat je al voor 3 jaar zou kunnen aanschaffen aan “vaste” medewerkers omdat je dan beschermd bent voor 3 jaar prijsverhogingen.

Contracten met leveranciers

De contracten voor je licenties dien je in de nieuwe situatie uit te zitten bij je huidige leverancier. Dit kan ervoor zorgen dat je, indien je een conflict krijgt, nog wel enkele jaren vastzit aan je huidige leverancier voor licenties. Echter kun je nieuwe licenties of uitbreidingen van licenties wel via een nieuwe leverancier laten lopen.

Stopzetten van abonnementen

Bij het stopzetten van abonnementen verandert ook het een en ander:

Hoe zet je je abonnement stop?

Add-ons

Add-ons zijn in dit nieuwe licentiemodel los te bestellen en dit zorgt voor een grotere flexibiliteit. Het kwam namelijk nog wel eens voor dat een basislicentie op een andere manier werd geleverd en je hierdoor geen losse add-ons meer kon bestellen, waardoor je “vast” kwam te zitten in een licentie waar je eigenlijk niets meer aan had.

Wat gaat de prijsverhoging per maart 2022 inhouden?

Met ingang van 1 maart 2022 voert Microsoft prijswijzigingen door voor een aantal Microsoft 365 en Office 365 suites. Afhankelijk van het te kiezen abonnement (1 maand, 12 maanden of 36 maanden) gelden dan onderstaande prijzen.

Wat is de prijsverhoging?

NCE abonnement Huidige prijs per maand (EUR) Nieuwe prijs per maand (EUR) - 12 of 36 maanden Verschil Nieuwe prijs (EUR) - 1 maand (+20%)
Microsoft 365 Business Basic € 4,20 € 5,04 + 20% € 6,05
Microsoft 365 Business Premium € 16,90 € 18,59 + 10% € 22,31
Microsoft 365 E3 € 31,46 € 35,39 + 13% € 42,47
Office 365 E1 € 6,80 € 8,50 + 25% € 10,20
Office 365 E3 € 19,70 € 22,66 + 15% € 27,19
Office 365 E5 € 34,40 € 37,35 + 9% € 44,82


De prijzen per maart 2022 zijn weergegeven bij benadering, de verwachte definitieve prijzen worden minimaal 30 dagen vooraf bekend gemaakt vanuit Microsoft.

  • Houd er rekening mee dat de prijzen voor Microsoft 365 E5, Microsoft Business Standard of de Firstline SKU’s NIET wijzigen
  • De prijsverhoging geldt alleen voor commerciële abonnementen, niet voor educatieve of non-profit abonnementen.

Nieuwe inhoudelijke ontwikkelingen tot de Microsoft 365 en Office 365 abonnementen

De volgende functionaliteiten worden in de komende periode toegevoegd aan enkele abonnementen:

  • Audio Conferencing. Op dit moment is deze feature alleen inbegrepen bij Microsoft 365 E5 en Office 365 E5. Maar wordt vanaf maart 2022 toegevoegd aan:
    • MKB: Microsoft 365 Business Basic, Microsoft 365 Business Standard en Microsoft 365 Business Premium
    • Enterprise: Microsoft 365 E3, Office 365 E3 en Office 365 E1
    • Firstline: Microsoft 365 F3, Microsoft 365 F1 en Office 365 F3

Hiermee kunnen klanten inbellen bij Teams-vergaderingen vanuit +70-landen op vrijwel elk apparaat. Tot die tijd kunnen organisaties gebruik maken van een € 0,00 Promo

  • Microsoft Defender for Endpoint P1, inmiddels beschikbaar als los abonnement (Add-on) wordt ook toegevoegd aan Microsoft 365 E3 en A3.
  • Microsoft Defender for Business, komt uit als los abonnement en wordt toegevoegd aan Microsoft 365 Business Premium.

Conclusie

Dit is de eerste inhoudelijke prijsupdate sinds Office 365 in juni 2011 werd uitgebracht. Ondertussen zijn er 25 nieuwe applicaties bijgekomen en zijn er meer dan 1400 functies toegevoegd aan de omgeving. Daarbij veranderen alleen de meest flexibele contracten. Ik denk persoonlijk dan ook dat het dwingt om goed over je licentie strategie na te blijven denken en dat de totale kosten van de Microsoft omgevingen niet heel veel duurder hoeven te worden.

Het is mogelijk om bij ShareValue licenties voor Microsoft aan te schaffen. Informeer eens naar de mogelijkheden door contact op te nemen met ShareValue!

{description}

Heb je een Microsoft Expert nodig?

Neem contact met ons op
{description}

Zoek je een nieuwe baan?

Bekijk onze vacatures