Efficiënter digitaal samenwerken en betere controle over data

ShareValue was al betrokken bij de gemeente Heemskerk. Monique van der Linde, Implementatieconsultant Microsoft 365, werd gevraagd een projectplan op te stellen met de volgende doelen:

• Transitie naar Microsoft 365. Het opleveren van een gebruikersvriendelijke omgeving met een bijbehorend adoptietraject om medewerkers optimaal en comfortabel te leren werken met Teams en andere Microsoft 365 applicaties.
• Een digitaal veiligere omgeving inrichten waarbij de gemeente beter ‘in control’ blijft over haar data.
• Goed gebruik en toekenning van licenties voor zowel gebruikers als beheerders. Dit was vooral een economisch doel: ervoor zorgen dat er beter gebruik wordt gemaakt van al aanwezige licenties.

Impact per team vaak lastig in te schatten

In eerste instantie koos de gemeente voor een standaardaanpak per domein. Monique werd hierbij betrokken als projectleider. Hans: “Onderweg concludeerden we dat de investering in het project met deze aanpak niet tot de juiste impact en verandering zou leiden. Een dobber voor zowel het projectteam als de medewerkers. Tegelijkertijd toont het moed en lef om toe te geven dat de gekozen aanpak niet voldoende werkt. Om te kunnen zeggen ‘We hebben niet de juiste weg gekozen, we moeten het anders aanpakken.’

“Dit zien we vaak bij grote projecten”, zegt Monique. “De organisatie heeft vooraf een bepaald beeld van waar ze naartoe willen. Onderweg komen allerlei randzaken naar boven die onderschat worden of niet gezien zijn. Bij geen enkele organisatie groeit men zonder morren naar de nieuwe situatie toe, want de impact op elk team is vooraf lastig in te schatten. Ook bij de gemeente kwamen de nodige issues naar voren:

• Veel mensen hebben moeite om mee te groeien met de snelle digitale veranderingen.
• Een nieuwe werkwijze betekent uit je comfortzone komen en een nieuwe routine ontwikkelen. Daar moeten medewerkers naast hun drukke werkzaamheden ook tijd aan besteden.
• Beperkte capaciteit voor functioneel beheer.
• Politieke discussies.
• Onbegrip tussen gebruikers en IT.”

‘Even een programma uitrollen’ is niet voldoende

Monique: “Vaak wordt het uitrollen van een systeem te instrumenteel benaderd: even een programma installeren, op de juiste knoppen drukken en klaar. Dat is niet voldoende, je moet ook naar de digitale vaardigheden en de informatiebehoefte van de mensen te kijken. Medewerkers van de afdeling Onderhoud werken bijvoorbeeld allemaal buiten en hebben niet zoveel informatie nodig. Voor de Omgevingsdienst is alleen de planning voor volgende week belangrijk. En een afdeling als concern-control heeft juist wel veel informatie nodig vanwege accountantscontroles en dergelijke.”

Hans vult aan: “De gemeente kent een grote groep medewerkers die niet zo digitaal vaardig is en zich terughoudend opstelt bij veranderingen. De teamleiders trokken aan de bel omdat zij merkten dat de oorspronkelijke aanpak een hoop weerstand opriep. Daarop besloten wij een stap terug te doen om meer maatwerk te leveren. We hebben Monique gevraagd een nieuw voorstel te schrijven voor een afdelingsgerichte aanpak. Ook de aanbesteding moest opnieuw.”

Samen de drempel nemen

Monique: “In de nieuwe aanpak kreeg elk van de 20 teams een eigen adoptietraject, aangevuld met brown paper sessies (schetsen) om de werkprocessen beter in kaart te krijgen. Daarbij stellen we vragen als: wie is eigenaar van een bepaald proces? Worden de informatierichtlijnen met betrekking tot Bio, WOO, Archiefwet, etc. gevolgd? Met wie werk je samen binnen je afdeling, binnen de organisatie en extern? Welke applicaties gebruik je op dit moment en waarvoor?”

Hans: “Monique heeft de schouders eronder gezet en mensen meegekregen met haar enthousiasme en energie. Zelfs de meest kritische gebruikers. Ze heeft alles uit de kast gehaald om mensen op een goede manier met Teams te laten werken. En dat ze zo goed meedacht, was ook heel fijn en waardevol. Zo heeft Monique samen met onze mensen die hoge drempel genomen.”

Luisteren naar wat niet hardop wordt gezegd

Monique: “Medewerkers en technologie dichter bij elkaar brengen doe ik door echt te luisteren naar mensen, ook naar wat er niet hardop wordt gezegd. En deze issues vervolgens op te pakken op een manier waardoor mensen zich gehoord voelen. Pas dan kun je veranderingen doorvoeren die ook gedragen worden.”

Hans: “Bij de gemeente betekende dit dat wij per team de teamleiders en een aantal key users betrokken, zowel bij de inventarisatie als bij de uitrol en adoptie. Alle medewerkers hebben twee trainingen gekregen (basistraining Teams en een verdiepende training over Planner, OneNote en andere functies). Teams was voor veel mensen nieuw, dus behoorlijk wennen. Daarom hebben we de trainingen bewust live op kantoor gegeven om iedereen erbij te houden. Met een kennisbank en de servicedesk ondersteunen we iedereen zo goed mogelijk tijdens het gebruik.”

Eén plek voor alle digitale interactie

Hans: “Nu wennen we er steeds meer aan om Teams-meetings te doen, te chatten met elkaar, documenten te delen en samen aan documenten te werken. Zeker in hybride situaties kunnen we veel makkelijker even met elkaar overleggen. Ook worden er steeds meer documenten naar SharePoint gemigreerd. Vrijwel alle digitale interactie vindt nu plaats op één plek, zo kun je makkelijker je eigen taken en teamtaken te bewaken. Een megastap waar Monique ons fantastisch mee heeft geholpen.”

“Het project is in december opgeleverd, maar op het gebied van adoptie hebben we nog wel wat te doen”, besluit Hans. ”Een nieuwe manier van werken volledig tot wasdom laten komen kost tijd. Maar alle medewerkers zijn getraind, de security is geregeld, de migratie is gedaan. En onze beheerder wordt de komende periode door Jordi van ShareValue begeleid. Ik ben trots op wat we hebben bereikt en heb er alle vertrouwen in dat ook dit helemaal goed komt.”