Een moderne werkplek gebaseerd op Microsoft 365 maakt het werken gemakkelijker, slimmer en leuker. Je kunt werken en samenwerken op verschillende locaties en in diverse teams, op verschillende apparaten. En al je bestanden zijn altijd realtime bereikbaar in de cloud. De voordelen van zo’n moderne werkplek zijn legio.
Het implementeren van Microsoft 365 binnen de organisatie is misschien nog niet eens heel ingewikkeld, maar het betekent wel een verandering in de manier van werken. De ene medewerker kan hier van nature beter mee omgaan dan de ander. Het goed ‘managen van deze veranderingen’ is dan ook van groot belang. Deze vorm van verandermanagement wordt ook wel gebruikersadoptie - of kortweg adoptie – genoemd en ShareValue heeft hiervoor een geheel eigen methode ontwikkeld.
We gaan hierbij uit van een verandering bij de gebruiker en het team, waarbij de gebruiker centraal wordt gezet. De aanpak is daarom eerder bottom-up dan top-down en richt zich vooral op de uitvoering.
Jouw medewerkers worden door de consultants van ShareValue begeleid en gaan actief aan de slag. Ze leren zo de voordelen kennen van de applicaties en hoe ze deze optimaal kunnen gebruiken!
We beginnen altijd met een inspiratiesessie voor het management. In deze sessie bespreken we de mogelijkheden van Microsoft 365 en de impact die dit kan hebben op jouw organisatie. Ook gaan we dieper in op de adoptie-aanpak van ShareValue.
Aansluitend op deze sessie kan ShareValue een Microsoft 365 Adoption Level Assessment uitvoeren. Hiermee onderzoeken we in hoeverre je organisatie al in staat is om effectief gebruik te maken van de mogelijkheden die Microsoft 365 biedt.
Heeft het management besloten om een adoptietraject te starten, dan gaan we aan de slag. We vertalen onze aanpak zodat deze helemaal past bij jouw organisatie. Dit wordt uitgevoerd door een senior consultant van het ShareValue Microsoft 365 adoptieteam in samenspraak met vertegenwoordigers van jouw organisatie.
Het plan dat hieruit volgt omvat zowel een globale planning en aanpak, als een aanpak per deeltraject soort - van simpel tot complex. In deze fase worden ook de verschillende hulpmiddelen gerealiseerd, gebaseerd op de templates en modules van ShareValue. Voor individuele gebruikers kan een selfservice kennissite worden ingericht indien deze nog niet beschikbaar is binnen jouw organisatie.
Onder aansturing van de projectleider en de product eigenaar worden de verschillende trajecten gepland en uitgevoerd. De consultants van ShareValue werken dagelijks samen met experts en specialisten binnen jouw organisatie en dragen daarbij veel kennis aan hen over. Uiteindelijk moet het werken met Microsoft 365 onderdeel worden van de dagelijkse routine en worden de hulpmiddelen overgedragen aan jouw Microsoft 365 beheerteam.
In de adoptiestraat begeleiden we teams bij het leren werken met Microsoft 365. Daarbij kan het gaan om de verschillende onderdelen van het platform en om specifiek ingerichte oplossingen. Denk aan een SharePoint teamsite, of een volledig ingerichte Microsoft Teams-omgeving.
Een teamtraject start altijd met een algemene inspiratie- en introductiesessie, waarbij de redenen worden toegelicht waarom de organisatie gebruik gaat maken van Microsoft 365. Dit draagt bij aan het bewustwordingsproces van de noodzaak tot verandering.
Daarnaast wordt er aandacht besteed aan de voordelen voor de medewerker, maar ook aan de eventuele beperkingen van het platform. Als het goed is, ontstaat zo een intrinsieke behoefte om deel te nemen aan de veranderingen en deze actief te ondersteunen.
Medewerkers worden via posters, Yammer-posts, nieuwsberichten en andere media-uitingen meegenomen in het traject.
› Na deze fase zijn de medewerkers doordrongen van de noodzaak en gemotiveerd om te gaan werken met Microsoft 365.
De volgende stap in het traject is het daadwerkelijk inzetten van de verandering. De medewerkers leren over de mogelijkheden van het nieuwe platform en moeten de gelegenheid krijgen om deze nieuw verworven kennis in de praktijk te brengen en te oefenen. Dit is de transitiefase.
In deze fase worden de medewerkers op allerlei manieren geïnformeerd over de mogelijkheden. Zo wordt een mailcampagne gestart met uitleg over de verschillende onderdelen van Microsoft 365, worden er verschillende workshops georganiseerd en wordt er een oefenlab ingericht op een centrale locatie.
Er wordt een zogeheten ‘floorwalkteam’ opgericht, dat tijdens het traject regelmatig op de vloer aanwezig is. Bovendien kunnen er centrale of juist decentrale plenaire sessies en demo’s worden aangeboden.
› Na al deze activiteiten hebben de medewerkers voldoende kennis en informatie om te kunnen werken met Microsoft 365.
De laatste fase van het traject start wanneer de medewerkers gebruik gaan maken van het platform. Medewerkers moeten - zeker in het begin - regelmatig opnieuw gemotiveerd worden om met de nieuwe mogelijkheden te werken. Daarbij moet mogelijk ook aandacht worden besteed aan het introduceren van nieuwe onderdelen.
Door regelmatig nieuwsbrieven of andere communicatie te verzorgen, worden de medewerkers opnieuw gemotiveerd. In de regel wordt dit proces door de consultant van ShareValue voorbereid en ingericht. De eigen medewerkers voeren het uit.
In deze fase moet er ook een methode beschikbaar zijn voor de medewerkers om zelf kennis te vinden of oefeningen te doen. Hiervoor wordt een selfserviceportaal ingericht met kennisdocumenten, handleidingen, verwijzingen naar bestaande (publieke) hulpbronnen en oefeningen.
› In deze fase worden medewerkers bevestigd in hun kennis en vaardigheden.
Microsoft 365 biedt veel apps aan, deels met overlappende functionaliteit, verschillende doelgroepen en overlappende behoeften. Niet alle apps zijn echter nodig. Maar hoe maak je een keuze uit dit aanbod?
Hiervoor heeft ShareValue de ‘Ik Wij Ons’-visie ontwikkeld.
We bekijken de behoefte van de gebruiker op verschillende niveaus:
“Ik wil kunnen werken aan mijn eigen documenten en die met anderen kunnen delen. Ik wil informatie kunnen ontdekken en eenvoudig informatie uit één systeem kunnen gebruiken in een ander systeem. En dit alles op een veilige, gestructureerde en stabiele manier.”
"Wij willen daarbij ook kunnen samenwerken binnen verschillende teams. Dit kan per afdeling, maar het kan ook een team binnen een afdeling zijn, een projectteam, of een ander tijdelijk samenwerkingsverband.”
“Tot slot wil ik informatie kunnen delen met en consumeren van mijn gehele organisatie. Dit is het niveau Ons.”
› De applicaties kun je met deze visie in het achterhoofd nu makkelijk indelen. Een voorbeeld:
Het is voor veel medewerkers moeilijk om teveel vernieuwingen tegelijk door te moeten maken. Daar staat tegenover dat een belangrijk voordeel van een geïntegreerd platform juist is dat de verschillende onderdelen in hun samenhang kunnen worden benut.
Om de verandering voor de gebruiker behapbaar te maken, kiest ShareValue ervoor om de verschillende apps en onderdelen van Microsoft 365 te verdelen in primaire, secundaire en tertiaire apps:
Primaire apps
• Vooral gericht op mij en mijn team
• Beheer en governance noodzakelijk
Secundaire apps
• Hele organisatie
• Weinig beheer
Tertiaire apps
• Specifieke doelgroep
• Strikt beheer
We maken een indeling in welke applicaties gericht zijn op mij (Ik), mijn teams (Wij) en de gehele organisatie (Ons):
Hierna stemmen we samen af welke applicaties primair zijn, deze worden als eerste uitgerold. Dan volgen de secundaire apps. De tertiaire apps worden vaak afzonderlijk behandeld, bijvoorbeeld wanneer deze slechts toegewezen zijn aan een beperkte groep medewerkers. Deze nieuwe indeling maakt het mogelijk om een concrete planning te maken in fasen.
De adoptie van Microsoft 365 is zoveel meer dan simpelweg een pakket met applicaties aanschaffen en overdragen aan je medewerkers. Maar we moeten het ook niet complexer maken dan nodig.
En dat doen wij dus ook niet.
Met de aanpak en visie van ShareValue maken wij het voor de medewerkers overzichtelijk en behapbaar.
Daar komt uiteraard nog wel wat meer bij kijken dan wat er op deze pagina beschreven staat. Zo hebben we bijvoorbeeld al templates klaarliggen voor een communicatieplan. Bovendien is iedere organisatie nét weer anders, dus er zal er altijd een deel maatwerk worden geleverd.
Benieuwd wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen?
Wij komen graag langs om jouw uitdagingen door te spreken en onze aanpak toe te lichten.
