Documenten in SharePoint automatisch labelen? Dat kan!

Wanneer je binnen een organisatie met gevoelige data werkt, wil je dit op de juiste wijze toegankelijk maken voor de gebruikers. Enkel de data die van toepassing is voor een bepaalde functie binnen de organisatie dient inzichtelijk te zijn voor de gebruiker. Row-level security helpt jouw organisatie om data te scheiden en waar nodig te verbergen voor gebruikers die hier geen toegang tot dienen te hebben. Hoe je dit inricht voor jouw Power BI-rapportages? Dat leg ik verder uit in deze blog.

Row-level security beperkt de data die zichtbaar is voor een persoon die is toegekend aan een gecreëerde rol. Binnen Power BI Desktop kunnen rollen aangemaakt worden. Hierbinnen kan de row-level security gedefinieerd worden. Een gebruiker met leesrechten, met deze rol toegekend, wordt op de PowerBI rapporten hierdoor beperkt in de data die hij/zij mag inzien. Beheerders worden niet beperkt door row-level security en kunnen te allen tijde alle data inzien.
 

Hoe werkt het?

Als voorbeeld casus nemen we Bedrijf X. Bedrijf X heeft klanten verdeeld over verschillende landen in Europa. Klantdata wordt inzichtelijk gemaakt met behulp van Power BI. Bedrijf X heeft een aparte afdeling voor klanten uit de Benelux. Medewerkers van deze afdeling mogen alleen de data inzien van de klanten die zij beheren.

Het originele rapport ziet er als volgt uit:

Uit dit rapport is op te maken dat er op het moment klanten zijn uit 6 verschillende landen. Voor de afdeling Benelux dient dit beperkt te worden tot de data van Nederland, België en Luxemburg.

Door een rol te creëren en hier row-level security aan toe te voegen, kunnen we binnen hetzelfde rapport een scheiding maken van alle data en data voor de afdeling Benelux. Het aanmaken en beheren van de rollen wordt binnen Power BI Desktop geregeld.

Met behulp van de optie “Manage roles” kunnen rollen gecreëerd en aangepast worden. Het aanmaken van deze rollen is noodzakelijk aangezien de row-level security aan een rol gekoppeld is. 
Voor de rol “Benelux” gaan we definiëren welke data ingezien mag worden. Aan de hand van een DAX-expressie wordt in onderstaande afbeelding gedefinieerd dat enkel de data die verbonden is aan de waardes “Netherlands”, “Belgium” en “Luxembourg” te zien mag zijn binnen het rapport. Deze waardes komen uit de datatabel “Customer”, uit de kolom “Country”.

Rollen toekennen

Het toekennen van een rol gebeurt vanuit de Power BI-service. Dit vereist dat het Power BI-rapport is opgeslagen en gepubliceerd is naar een Workspace binnen de Power BI-service. Een Microsoft E5 licentie of een Power BI Pro licentie is vereist voor het publiceren van een Power BI-rapport naar een Workspace.

Binnen deze Workspace kan je op de dataset de beveiliging aanpassen (zie afbeelding hieronder). Hier kan je medewerkers toekennen aan een rol die zojuist aangemaakt is binnen Power BI Desktop.

In bovenstaande afbeelding zijn 3 medewerkers van de afdeling Benelux toegevoegd aan de Benelux-rol. Als deze medewerkers ook leesrechten hebben op het Power BI-rapport zullen ze het rapport als volgt zien:

In bovenstaande afbeelding is goed te zien dat enkel de data van de klanten uit de Benelux getoond worden en gebruikt worden in alle visualisaties. Medewerkers met leesrechten op het rapport die niet toegevoegd zijn aan de Benelux-rol, zullen het originele rapport zien.

In deze fictieve casus is gewerkt met slechts 1 tabel binnen het datamodel. Belangrijk om te weten is dat, zodra er met meerdere tabellen gewerkt wordt in het datamodel, de onderlinge relaties cruciaal zijn om row-level security effectief te laten werken.
 

Wil je meer weten over deze functionaliteit? Neem dan gerust contact met ons op, zodat we de mogelijkheden kunnen bespreken.

Microsoft heeft onlangs de nieuwe versie van Outlook beschikbaar gemaakt. Deze update geeft een nieuwe verfrissende look aan het programma. Daarnaast brengt het ook nieuwe handige functies met zich mee die het zeker de moeite waard maken om alvast over te stappen naar de nieuwe Outlook versie. De komende tijd zullen er meer nieuwe features toegevoegd worden aan deze versie. Wanneer Microsoft klaar is met het programmeren van de nieuwe versie zal ieders standaard Mail en Outlook desktop app omgezet worden. 

Momenteel zijn er al nieuwe functies die de overstap naar de nieuwe outlook versie  interessant zouden kunnen maken. Enkele van deze functies worden verderop in deze blog ook uitgelicht. Let er wel op dat deze versie nog een preview versie is om de nieuwe functionaliteiten in te testen, deze is daarom beperkter in functionaliteit. Als de nieuwe versie nog niet alle functies heeft waar je gebruik van maakt binnen Outlook, kun je altijd eenvoudig de oude versie terugzetten door de schuifknop weer aan te klikken.

Hoe schakel je dit in?

Het enige wat je hoeft te doen om de nieuwe Outlook versie uit te proberen is rechts boven in jouw applicatie op de schuifknop te klikken.

Zet de schuifknop om!

Daarna wordt Outlook afgesloten en automatisch in de nieuwe versie opgestart. Na het overzetten van het programma worden er gelijk nieuwe functies beschikbaar gesteld.

Verzending mails inplannen

In deze versie is het mogelijk om tijdens het schrijven van een e-mail de verzending ervan in te plannen door op de uitklapknop naast de verzendknop te klikken en ‘Verzending plannen’ te selecteren. Het plannen van de verzending van e-mails kan bijzonder handig zijn als je mails verstuurt naar een andere tijdzone of wanneer het van belang is dat een e-mail op een specifiek moment wordt afgeleverd.

Inplannen mails verzenden

Als je hierop klikt komen er een aantal voorstellen tevoorschijn. Als je verder klikt op ‘Aangepaste tijd’ is het mogelijk om een andere tijd in te stellen voor het versturen.  Wanneer dit ingesteld is en je mail geschreven is kun je op ‘Verzenden’ klikken en beland je mail in de conceptenmap tot het moment dat deze verzonden wordt. Deze functie is afgelopen juli uitgebracht.

Beschikbaarheid in detail weergeven

Daarnaast  is het nu binnen de agenda functie mogelijk om je beschikbaarheid in meer detail aan te geven. In de huidige outlook versie is het mogelijk om je werkdagen in te stellen en de bijbehorende werktijden die voor elke werkdag hetzelfde worden weergegeven. In de nieuwe versie kun je niet alleen voor elke werkdag andere tijden instellen, maar ook op welke locatie je die werkdag aanwezig bent. Dit is vooral handig omdat het steeds normaler is geworden dat veel mensen hybride werken. Op deze manier kun je dit standaard laten weten en hoeven collega’s hier niet meer naar te vragen, maar kunnen zij dit zelf zien.

Om in de nieuwe versie je beschikbare tijden aan te geven navigeer je naar de agenda. Klik daar bovenaan op ‘Weergeven’ > ‘Agenda instellingen’. In het menu dat naar voren komt klik je op ‘Werkuren en locatie’ Hier kun je per dag je werkdagen en -uren en locatie invoeren.

Verder is het mogelijk om op één dag in te stellen dat je op verschillende tijden van de dag extern of op kantoor werkt. Dit kun je doen door naast het aangeven van je locatie op het plusje te klikken. Binnen dit menu is het ook mogelijk om aan te geven dat je locatie niet in je agenda weergegeven wordt.
Een ingevulde werkweek zou er dan als volgt uit kunnen zien: 
 

Stel je werkuren en locatie in

Functionaliteiten waar nog aan wordt gewerkt

Microsoft is momenteel nog bezig met het maken en implementeren van ondersteuning voor meerdere accounts. Daarnaast zullen zij in de toekomst ook andere email services ondersteunen zoals Gmail, Yahoo, iCloud en IMAP. Gmail zal als een van de eerste uitgerold worden en Outlook zal hier ook ondersteuning bieden voor de Google Calendar en Contacts inhoud. Het doel van Microsoft is om tegen het einde van 2024 iedereen over te zetten naar deze nieuwe versie en daarom zullen alle geplande functionaliteiten tegen die tijd uitgebracht moeten zijn.

Conclusie

Als je na dit verhaal geïnteresseerd bent in deze functies en de nieuwe stijl van Outlook, kun je nu gelijk al een kijkje nemen. In de toekomst zal Microsoft meer functies toevoegen en verbeteren. Dus ook al verander je nu nog niet naar de nieuwe versie, hou vooral de updates in de gaten!

Wil je meer weten over deze functionaliteit? Neem dan gerust contact met ons op, zodat we de mogelijkheden kunnen bespreken.

Deze maand, september, brengt ons weer een mooi aantal nieuwe functionaliteiten op het gebied van het Power Platform. De functionaliteit die ik graag met jullie wil bespreken is een extra optie in de goedkeuringstaken-app in Microsoft Teams: het sequentieel uitsturen van goedkeuringen. In deze blog leg ik je uit wat je hiermee kunt doen.

Goedkeuringsapp in MS-Teams

Met de goedkeuringsapp in MS-Teams kan je goedkeuringstaken, die door het Power Platform gegenereerd zijn, goedkeuren of weigeren. Ook kan je een door jezelf verzonden goedkeuring annuleren. Wanneer je de goedkeuringsapp opent, zie je een overzicht van alle goedkeuringen die je hebt verzonden of ontvangen.  Dit omvat goedkeuringen die je mogelijk hebt ontvangen via chat- of kanaalberichten, directe goedkeuringen en zelfs goedkeuringen die via een stroom binnenkomen.

Goedkeuringen in Microsoft Teams zijn een manier om al je verzoeken en processen te stroomlijnen met je team of collega's. Je kan goedkeuringsaanvragen volgen om mensen eraan te herinneren actie te ondernemen. Je kan zelfs een opvolgingsmelding verzenden of in de details van de goedkeuring aanpassen.

Hoe werkt de Goedkeuringsapp in MS-Teams?

In MS-Teams heb je de mogelijkheid om Apps te gebruiken. In dit scherm kan je de ”Goedkeuringen”-app terugvinden.

Wanneer je nu vanuit deze app een “Nieuwe goedkeuringsaanvraag” start, krijg je een scherm te zien waarin je een aantal velden kan vullen: 

Als eerste de titel van de goedkeuringstaak. Daarna geven we aan of we deze taak (Sequentieel) willen versturen d.m.v “Antwoorden vereisen in de toegewezen volgorde” aan te zetten. Nu krijg je de mogelijkheid om de goedkeurders in volgorde van goedkeuren uit te nodigen, en geef je een prioriteit aan deze goedkeuringstaak.
 

Als laatste stap kan je nog een aanvullende tekst en bijlagen toevoegen en verzend je de uitnodigingen.

Conclusie

Met sequentiële goedkeuringen in Power Automate kunnen gebruikers cloudstromen maken die goedkeuringsprocessen binnen Microsoft Teams automatiseren. Met deze optie stroomlijn je meerdere taken in een specifieke volgorde. Door gebruik te maken van de Dataverse-structuur zorgt Power Automate voor een naadloze workflow, waardoor het eenvoudig is om sequentiële goedkeuringen te activeren met slechts een paar klikken. 

Wil je meer weten over deze functionaliteit? Neem dan gerust contact met ons op, zodat we de mogelijkheden kunnen bespreken.