Hoe kan ik zorgen dat mijn gebruikers graag willen werken in Office 365?
Stel je voor: je hebt een prachtige nieuwe snelweg gebouwd. Mooi project, geslaagd, feestelijke opening, champagne. Maar na de opening blijft het angstvallig leeg. Er rijden bijna geen auto’s, iedereen blijft de oude routes gebruiken.
Je gaat onderzoek doen en het blijkt dat veel automobilisten geen gebruik maken van de nieuwe route omdat ze geen informatie hebben gehad. Er staan geen borden, er is geen informatiecampagne geweest. Veel mensen weten niet van waar naar waar de snelweg leidt, en de regels zijn ook niet helemaal duidelijk. De op- en afritten zijn nog niet helemaal klaar, en het is onduidelijk waarom deze snelweg nou handiger is om te kiezen dan de oude vertrouwde route.
Voor veel eigenaren en beheerders van Office 365 en SharePoint-omgevingen is dit een herkenbare situatie. Ook hier is vaak veel moeite gedaan om mooie uitgebalanceerde en goed ontworpen oplossingen te maken waar vervolgens maar heel weinig gebruik van wordt gemaakt. Dit is niet nieuw, maar speelt al sinds de begindagen van SharePoint. En het is ook niet uniek voor SharePoint en Office 365, maar geldt eigenlijk voor alle platformen waar gebruikers op een andere manier moeten werken dan men gewend was.
Steeds meer organisaties maken gebruik van Office 365, hebben een eigen SharePoint-omgeving of willen hun bestaande oplossingen overzetten naar Teams. Organisaties zijn duidelijk overtuigd van de toegevoegde waarde van online platformen zoals Office 365. Het biedt allerlei mogelijkheden om op een veilige en gecontroleerde manier informatie en kennis te delen. De omgeving is veilig, vertrouwd en schaalbaar, er is een heldere kostenstructuur, het beheer is goed geregeld. Office 365 maakt nieuwe vormen van samenwerken en communiceren mogelijk, en is daarmee ook erg interessant voor bijvoorbeeld HR en Communicatieafdelingen.
In de praktijk dient zich echter wel een uitdaging aan: de gebruikers van de nieuwe omgeving hebben erg veel moeite om het nieuwe platform te omarmen.
De 7 onmisbare elementen
Ik hou me al enkele jaren bezig met het helpen inrichten en invoeren van Office 365 – en eerder SharePoint - voor allerlei organisaties. Vanuit die ervaring heb ik een aantal elementen verzameld. Dingen die vaak anders of beter zouden kunnen, of die ik juist mis. Elementen die ons, wanneer we ze goed aanpakken, kunnen helpen ervoor te zorgen dat onze gebruikers Office 365 juist wel gaan omarmen. Deze elementen noem ik de 7 onmisbare elementen om te zorgen dat jouw gebruikers van Office 365 gaan houden.
1. Zorg dat alles werkt
Het is verbazingwekkend hoe vaak ik bij een nieuwe organisatie met gebruikers in gesprek raak en op mijn vraag of men al gebruik maakt van Office 365 te horen krijg “Nee, want ik kan er niet in” of, nog erger, “Nee, want het is te traag”. Een omgeving die niet goed werkt is funest voor de adoptie van een nieuwe oplossing. Slechte verbindingen, licenties niet op orde, werkplekken die hopeloos verouderd zijn. Voordat je gebruikers kunnen gaan werken in Office 365 moeten dit soort zaken geregeld zijn. Microsoft heeft hier een handige checklist voor gemaakt.
2. Hoe helpt dit mij, mijn team en mijn organisatie?
Help je gebruikers te begrijpen waarom Office 365 hen kan helpen, en wat het bijdraagt aan henzelf, het team en de organisatie.
Een vraag die bij veel gebruikers leeft is “Wanneer gebruik ik nou precies wat?”. Office 365 biedt zo veel mogelijkheden dat gebruikers vaak door de bomen het bos niet meer zien. De ShareValue visie ‘Ik-Wij-Ons’ zorgt voor een eerste indeling en geeft duidelijkheid. Welke tools gebruik ik om mijn eigen documenten in op te slaan, om samen te werken binnen mijn team of om kennis te delen met de hele organisatie?
3. Organiseer, stel prioriteiten, focus!
Wanneer we een eerste indeling gemaakt hebben, moeten we gaan bepalen waar onze prioriteiten liggen. Ben ik vooral bezig met documenten? Heeft mijn team behoefte aan open communicatie? Wil de organisatie meer transparant zijn, meer compliant, meer wendbaar? Op basis van dit soort behoeftes worden prioriteiten vastgesteld.
Je kunt niet alles tegelijk, dus je zult prioriteiten moeten stellen. Zo kun je een indeling maken in primaire, secundaire en zelfs tertiaire behoeften. Op deze manier geef je de gebruiker voldoende gelegenheid om te leren werken met nieuwe functionaliteit en overweldig je ze niet met te veel verandering tegelijk.
4. Help je gebruikers te leren en Office 365 te adopteren
Nu we onze prioriteiten hebben bepaald, is het zaak ervoor te zorgen dat de gebruikers leren werken met de nieuwe mogelijkheden, en er ook gebruik van willen gaan maken. Hiervoor hebben wij de ShareValue Adoptiestraat ontwikkeld.
De ShareValue Adoptiestraat heeft een vaste doorlooptijd, is herhaalbaar, heeft vaste onderdelen en doorloopt een aantal vaste stappen.
Een aantal tips:
- Zorg er altijd voor dat mensen het waarom, wat, wanneer en hoe begrijpen.
- Begin met duidelijk te maken waarom we moeten veranderen en inspireer ze vervolgens met scenario’s die tot hen spreken en met geweldige nieuwe functionaliteit.
- Bied een duidelijk leerpad. Dit is wat je zult leren, dit is hoe lang het zal duren, dit is hoe het je ten goede gaat komen.
- Gebruik persona’s om gebruikers te verbinden aan leerscenario’s.
- Bied dezelfde inhoud aan via meerdere kanalen, met verschillende leerstijlen.
5. Hou het eenvoudig!
Het lijkt soms alsof gebruikersadoptie een heel ingewikkeld concept is. De aanpak is complex, de doelstelling erg ruim, de focus is onduidelijk.
Als we goed nadenken over wat er nou eigenlijk van belang is voor de gebruiker en de organisatie kan een groot deel van de complexiteit worden weggenomen.
Een aantal zaken om rekening mee te houden:
- Focus op wat belangrijk is voor de gebruiker.
- Wees open en transparant over aanpak, doelstellingen en resultaten. Bied eenvoudige en duidelijke richtlijnen en inzichten.
- Voor de meeste gebruikers is Office 365 slechts een hulpmiddel, geen manier van leven. Het moet gebruikers helpen en niet juist meer onzeker maken.
- Het gaat er om mensen te verleiden, niet om hen te dwingen.
- Pas op voor informatie-overbelasting.
6. Zet een netwerk van ambassadeurs op
Verbinding met de organisatie is van groot belang als het gaat om adoptie. Een netwerk van ambassadeurs helpt daarbij. De ambassadeurs verspreiden jouw boodschap en hun kennis van het platform, geven je feedback over je adoptie aanpak (en middelen) en vertegenwoordigen de organisatie naar het adoptieteam toe.
Bouw een netwerk van adoptie- en Office 365-ambassadeurs:
- Geweldige manier om verbinding te zoeken met de organisatie
- Vind enthousiaste ambassadeurs
- Bouw een Microsoft Team om in samen te werken
- Bied adoptie materialen aan
- Microsoft biedt een enorme hoeveelheid informatie aan, maak hier gebruik van
- Zorg voor een regelmatig overleg
- Zorg dat hun inspanningen erkend worden binnen de organisatie
- Laat het team organisch groeien
7. Het leven gaat verder na de Go-live
Adoptie is geen project, het is een proces. Adoptie moet doorgaan, ook na afsluiten van het implementatieproject. Maar hoe?
Enkele ideeën:
- Probeer voor aanvang van het implementatieproject een apart budget voor het adoptieprogramma vast te stellen.
- Maak tijdens het project een permanente locatie voor het delen en vinden van kennis (Teams, Yammer, SharePoint).
- Maak een Team (of Yammer-groep) voor je ambassadeurs en ga op zoek naar ambassadeurs die het team graag willen onderhouden in de toekomst.
- Zet een aantal opfriscursussen op.
- Zet een self-service-omgeving op.
Conclusie
Gebruikersadoptie zorgt ervoor dat jouw oplossingen daadwerkelijk gebruikt worden. Met een aantal eenvoudige aandachtspunten en een goede adoptie-aanpak kan iedere organisatie optimaal gebruik maken van Office 365 en gaan je gebruikers van Office 365 houden. En zijn ze erg blij met jou!
De ShareValue Adoptiestraat maakt de adoptie van Office 365 voor medewerkers overzichtelijk: simpel en effectief. We vertellen je graag, uiteraard vrijblijvend, meer!
Heb je vragen over dit onderwerp of zou je Gerard willen inhuren voor een vergelijkbare opdracht?
Lees ook onze andere berichten
Heb je een Microsoft Expert nodig?
