Wat speelt er nu bij ShareValue?

Gerard Gerard / 14-06-2022

6 minuten lezen

Sinds de eerste maanden van de pandemie hebben veel organisaties de overstap gemaakt naar het werken in Teams. Lange tijd was de focus daarbij volledig gericht op ervoor zorgen dat mensen thuis konden werken en toch met elkaar in contact konden blijven en vergaderen. Teams werd in een recordtempo uitgerold, en gebruikers maakten er vaak maar het beste van.

Inmiddels werken de meesten van ons weer in elk geval deels op kantoor. Veelal wordt er per team een afspraak gemaakt over wanneer er op kantoor gewerkt wordt, en onder welke voorwaarden. De behoefte aan het gebruik van Teams en in bredere zin Microsoft 365 blijft daarmee ongewijzigd groot.

Om gebruik te kunnen maken van Teams, is een goed ingerichte infrastructuur noodzakelijk. Bijvoorbeeld om te zorgen dat men zich kan aanmelden. Dit soort fundamentele aspecten is dan ook vrijwel altijd inmiddels geregeld. Wat echter niet altijd goed geregeld is, is governance. In deze blogpost beschrijf ik daarom vijf zaken waar je zeker over na moet denken en keuzes over moet maken om Teams niet alleen nu, maar ook in de toekomst beheersbaar en betrouwbaar te houden.

Keuze 1: Wie mag een nieuw Team aanmaken?

Of beter gezegd: wie mag een Microsoft 365 Groep aanmaken? Iedere Teams-omgeving is gebonden aan een M365 Groep. Zo’n groep is een verzameling mensen die met elkaar samen kunnen werken en daartoe een aantal hulpmiddelen krijgen aangeboden. In dit geval gaat het dus om een groep mensen die samen kunnen werken in een Teams-omgeving, bestanden kunnen opslaan in een SharePoint-omgeving, en gebruik kunnen maken van een gezamenlijke agenda en mailbox.

Figuur 1: M365 Groep en verbonden services

Het uitgangspunt van Microsoft is om het aanmaken van groepen via Teams (en de andere services) toe te staan aan iedereen binnen de organisatie. Hierdoor kunnen mensen gemakkelijk en zonder op IT te hoeven wachten zelf een nieuwe Teams-omgeving aanmaken.

Nadeel van deze aanpak is dat er een risico is op wildgroei, en dat het wellicht onduidelijk is waar nou precies welke informatie staat. Er kunnen dubbele groepen ontstaan, en er kan informatie worden verwijderd terwijl deze misschien gearchiveerd zou moeten worden. Kortom, het ontbreekt aan controle.

Er zijn diverse mogelijkheden om deze risico’s aan te pakken, maar een hulpmiddel dat veel organisaties nodig hebben is om het zelfstandig aanmaken van Groepen aan banden te leggen. Om dit te doen, maak je eerst een Beveiligingsgroep aan (in Azure). Vervolgens wordt er een PowerShell script uitgevoerd dat er voor zorgt dat alleen deze groep nog recht heeft om M365 Groepen aan te maken (zie deze pagina van Microsoft).

Keuze 2: Hoe gaan we om met naamgeving?

Wanneer je een nieuwe Teams-omgeving aanmaakt, wordt er op de achtergrond een nieuwe Microsoft 365 Groep aangemaakt. Deze Groep krijgt een mailadres met dezelfde titel. Dit maakt het mogelijk om een groep te maken met een naam die een ongewenst mailadres oplevert. Denk bijvoorbeeld aan een mailadres zoals finance@[organisatienaam] of directie@[organisatienaam].

Figuur 2: Naambeleid instellen

Je kunt dit voorkomen door gebruik te maken van voor- en achtervoegsels. Ga in Azure Active Directory naar Groepen en vervolgens naar Naambeleid. Hier kun je een voorvoegsel (prefix) of achtervoegsel (suffix) toevoegen. Deze kunnen gebaseerd zijn op een vaste tekenreeks (“M365-“ bijvoorbeeld) of op een dynamisch kenmerk. Resultaat is dat iedere nieuwe M365 Groep automatisch aangevuld wordt met de gekozen tekst.

Keuze 3: Hoe lang blijft een Team bestaan?

Een derde keuze is om vast te stellen hoe lang een Teams-omgeving kan blijven bestaan. Teams-omgevingen worden zelden actief opgeruimd, met als risico dat er op den duur een groot aantal verouderde en niet-gebruikte Teams blijft bestaan, waarvan niemand meer echt weet van wie ze zijn of wat de bestaansreden was.

Je kunt dit risico adresseren door een verloopdatum toe te voegen voor Microsoft 365 Groepen.

Ga naar Azure Active Directory > Groepen en kies voor Verloopdatum. Hier kun je de levensduur instellen. Meest gebruikelijk is een half jaar of jaar vanaf datum aanmaken.

Verloopdatum instellen

Keuze 4: Welke compliance-tools heb je nodig?

De Teams-omgeving, net als de gehele Microsoft-365-omgeving, moet voldoen aan alle juridische en wettelijke normen die aan de organisatie gesteld zijn. Compliance helpt je om risico’s te verminderen rond gegevensbescherming en wettelijke normen. Dit alles regel je in het Compliance Center.

Belangrijke onderdelen:

  • Preventie van gegevensverlies (DLP)
    Met de juiste instellingen en licenties is het mogelijk om het delen van gevoelige informatie te reguleren. Zo is het mogelijk om een waarschuwing te genereren wanneer een persoonsnummer of ander herkenbaar stuk informatie gedeeld wordt buiten de organisatie of dit zelfs geheel te blokkeren.
  • Beleid rondom bewaren en verwijderen
    Wil je voorkomen dat gevoelige informatie vroegtijdig wordt verwijderd? Het is mogelijk om beleid in te stellen dat ervoor zorgt dat informatie voor een bepaalde tijd wordt bewaard, om het na die tijd definitief te verwijderen.
  • Vertrouwelijkheidslabels
    Aan informatie wordt een label toegevoegd om de mate van vertrouwelijkheid aan te geven. Dit kan handmatig of geautomatiseerd, afhankelijk van de gebruikte licentie. Op basis van dit kenmerk kunnen allerlei beleidsregels worden uitgevoerd.
  • eDiscovery
    Maakt het mogelijk om informatie te identificeren en verzamelen die kan worden gebruikt als bewijs in juridische zaken. De tool kan zoeken naar inhoud in Exchange Online, OneDrive voor Bedrijven, SharePoint Online, Microsoft Teams, Microsoft 365 Groepen en Yammer.

Keuze 5: Hoe gaan we om met externe toegang?

Tenslotte: wie mag er deelnemen in een Teams-omgeving of een meeting? Wie mag er bij je bestanden?

Je kunt dit regelen via Externe toegang en Gasttoegang. Externe toegang zorgt er voor dat externen kunnen deelnemen aan vergaderingen en chats. Gasttoegang geeft daarnaast toegang tot bronnen zoals Bestanden. Je vindt deze instelling in Azure Active Directory, het Teams-beheercentrum en het SharePoint-beheercentrum.

Activiteiten die uw gebruikers kunnen doen

Gebruikers kunnen (o.a.) Externen Gasten
Chatten met iemand in een andere organisatie Ja Ja
Bellen met iemand in een andere organisatie Ja Ja
Kijken of iemand van een andere organisatie beschikbaar is om te bellen of te chatten Ja Ja
Zoeken naar mensen in andere organisaties Ja Nee
Bestanden delen Nee Ja
Het afwezigheidsbericht van iemand in een andere organisatie zien Nee Ja
Iemand in een andere organisatie blokkeren Nee Ja
@Vermeldingen gebruiken Ja Ja

Activiteiten die mensen van buiten uw organisatie kunnen doen

Mensen van buiten uw organisatie kunnen (o.a.) Externen Gasten
Teams-bronnen bekijken Nee Ja
Worden toegevoegd aan een groepschat Ja Ja
Worden uitgenodigd voor een vergadering Ja Ja
Privégesprekken voeren Ja Ja
Hun scherm delen Ja Ja
Aanwezigheid wordt weergegeven Ja Ja
@Vermeldingen gebruiken Ja Ja

Conclusie

Wanneer je goed nadenkt over de thema’s die hierboven genoemd zijn, de juiste keuzes maakt en deze consistent doorvoert, maak je het mogelijk om veilig te werken met Microsoft Teams. Wil je graag dat iemand met je meedenkt over de beste keuzes voor jouw organisatie? Mijn collega-consultants en ik staan voor je klaar

Bert Bert / 20-01-2022

4 minuten lezen

Nadat Microsoft binnen Azure en Dynamics de licentiestructuur al heeft aangepast, gaat dit jaar ook het licentiemodel van Microsoft 365 op de schop. 1 maart 2022 wordt een belangrijke datum: dan verandert het licentiemodel voor Microsoft 365 voor nieuwe klanten. Bestaande klanten kunnen nog tot 1 juli 2022 de oude licenties met maximaal 1 jaar verlengen, waarna de licenties automatisch worden verlengd naar het nieuwe NCE (New Commerce Experience) model. Tot die tijd kun je ervoor kiezen om je tenant over te laten zetten naar het nieuwe NCE-model.

Hierdoor krijg je meer mogelijkheden, maar er zitten ook (helaas) wat haken en ogen aan deze wijzigingen die je wel moet weten.

De huidige situatie

Hoe is de huidige situatie?

Per maand Per jaar
Schaalbaarheid Ja, per maand Nee
Mogelijkheid tot annuleren Ja Ja
Prijsbescherming Nee Ja, per jaar
Upgrade mogelijk Ja Ja
Downgrade mogelijk Ja Ja
Alle producten beschikbaar Nee Ja

Alle licenties van Microsoft zijn in de huidige situatie duidelijk. Je kunt per maand een licentie nemen (voor bijvoorbeeld flexibele contracten) of per jaar, waardoor je per jaar precies weet wat het gaat kosten maar mis je de flexibiliteit. In praktijk kon je deze licenties meestal ook maandelijks stoppen.

Nieuw NCE-model

Hoe wordt de situatie?

Per maand Per jaar Per 3 jaar
Schaalbaarheid Ja, per maand Nee Nee
Mogelijkheid tot annuleren Ja Nee, alleen per jaar Nee, alleen per 3 jaar
Prijsbescherming Nee Ja, per jaar Ja, per 3 jaar
Prijs +20% Regulier Regulier (maar ook 3 jaar vaste prijzen)
Upgrade mogelijk Ja Ja Ja
Downgrade mogelijk Ja ** Nee Nee
Alle producten beschikbaar* Nee Ja Ja, vanaf 01-03-2022

* Met name een aantal “losse plannen” zoals Exchange Online, SharePoint Online, Intune en Enterprise Mobility + Security E3 komen zover nu bekend NIET beschikbaar als maandabonnement (per 1 maand)

** Het downgraden kan pas op het moment van verlengen, na afloop van de betreffende periode. Vergeet hierbij niet de Auto-Renewal uit te zetten.

Door de nieuwe situatie wordt het plaatje iets complexer en vereist het meer planning qua licenties die je koopt. Doordat flexibele contracten duurder worden, moet je voorzichtig zijn met het aanschaffen. Daarnaast moet je ook kijken wat je al voor 3 jaar zou kunnen aanschaffen aan “vaste” medewerkers omdat je dan beschermd bent voor 3 jaar prijsverhogingen.

Contracten met leveranciers

De contracten voor je licenties dien je in de nieuwe situatie uit te zitten bij je huidige leverancier. Dit kan ervoor zorgen dat je, indien je een conflict krijgt, nog wel enkele jaren vastzit aan je huidige leverancier voor licenties. Echter kun je nieuwe licenties of uitbreidingen van licenties wel via een nieuwe leverancier laten lopen.

Stopzetten van abonnementen

Bij het stopzetten van abonnementen verandert ook het een en ander:

Hoe zet je je abonnement stop?

Add-ons

Add-ons zijn in dit nieuwe licentiemodel los te bestellen en dit zorgt voor een grotere flexibiliteit. Het kwam namelijk nog wel eens voor dat een basislicentie op een andere manier werd geleverd en je hierdoor geen losse add-ons meer kon bestellen, waardoor je “vast” kwam te zitten in een licentie waar je eigenlijk niets meer aan had.

Wat gaat de prijsverhoging per maart 2022 inhouden?

Met ingang van 1 maart 2022 voert Microsoft prijswijzigingen door voor een aantal Microsoft 365 en Office 365 suites. Afhankelijk van het te kiezen abonnement (1 maand, 12 maanden of 36 maanden) gelden dan onderstaande prijzen.

Wat is de prijsverhoging?

NCE abonnement Huidige prijs per maand (EUR) Nieuwe prijs per maand (EUR) - 12 of 36 maanden Verschil Nieuwe prijs (EUR) - 1 maand (+20%)
Microsoft 365 Business Basic € 4,20 € 5,04 + 20% € 6,05
Microsoft 365 Business Premium € 16,90 € 18,59 + 10% € 22,31
Microsoft 365 E3 € 31,46 € 35,39 + 13% € 42,47
Office 365 E1 € 6,80 € 8,50 + 25% € 10,20
Office 365 E3 € 19,70 € 22,66 + 15% € 27,19
Office 365 E5 € 34,40 € 37,35 + 9% € 44,82

De prijzen per maart 2022 zijn weergegeven bij benadering, de verwachte definitieve prijzen worden minimaal 30 dagen vooraf bekend gemaakt vanuit Microsoft.

  • Houd er rekening mee dat de prijzen voor Microsoft 365 E5, Microsoft Business Standard of de Firstline SKU’s NIET wijzigen
  • De prijsverhoging geldt alleen voor commerciële abonnementen, niet voor educatieve of non-profit abonnementen.

Nieuwe inhoudelijke ontwikkelingen tot de Microsoft 365 en Office 365 abonnementen

De volgende functionaliteiten worden in de komende periode toegevoegd aan enkele abonnementen:

  • Audio Conferencing. Op dit moment is deze feature alleen inbegrepen bij Microsoft 365 E5 en Office 365 E5. Maar wordt vanaf maart 2022 toegevoegd aan:
    • MKB: Microsoft 365 Business Basic, Microsoft 365 Business Standard en Microsoft 365 Business Premium
    • Enterprise: Microsoft 365 E3, Office 365 E3 en Office 365 E1
    • Firstline: Microsoft 365 F3, Microsoft 365 F1 en Office 365 F3

Hiermee kunnen klanten inbellen bij Teams-vergaderingen vanuit +70-landen op vrijwel elk apparaat. Tot die tijd kunnen organisaties gebruik maken van een € 0,00 Promo

  • Microsoft Defender for Endpoint P1, inmiddels beschikbaar als los abonnement (Add-on) wordt ook toegevoegd aan Microsoft 365 E3 en A3.
  • Microsoft Defender for Business, komt uit als los abonnement en wordt toegevoegd aan Microsoft 365 Business Premium.

Conclusie

Dit is de eerste inhoudelijke prijsupdate sinds Office 365 in juni 2011 werd uitgebracht. Ondertussen zijn er 25 nieuwe applicaties bijgekomen en zijn er meer dan 1400 functies toegevoegd aan de omgeving. Daarbij veranderen alleen de meest flexibele contracten. Ik denk persoonlijk dan ook dat het dwingt om goed over je licentie strategie na te blijven denken en dat de totale kosten van de Microsoft omgevingen niet heel veel duurder hoeven te worden.

Het is mogelijk om bij ShareValue licenties voor Microsoft aan te schaffen. Informeer eens naar de mogelijkheden door contact op te nemen met ShareValue!

{description}

Heb je een Microsoft Expert nodig?

Neem contact met ons op
{description}

Zoek je een nieuwe baan?

Bekijk onze vacatures