Vacature Marketeer (tijdelijk)

Veel bedrijven maken gebruik van het Power Platform om verschillende redenen. Als je tijdens jouw werkzaamheden te maken krijgt met bedrijfsprocessen waarbij je veel terugkerende handmatige acties moet uitvoeren, kan Power Automate je hier goed bij helpen deze te automatiseren. Maar ook het maken van SharePoint-formulieren of Mobile applicaties is geen probleem: met Power Apps zet je die zonder al te veel programmeerwerk in elkaar. Het delen, maar ook het maken, van deze oplossing in een Microsoft Teams-omgeving maakt het plaatje compleet.

Met deze ontwikkelingen kan jij met je collega’s in een vrij korte tijd en op een simpele manier bedrijfsprocessen vertalen in oplossingen zonder tussenkomst van de IT-afdeling of een ontwikkelaar. Dit wordt ook wel citizen developments genoemd.

Maar hoe kan je als bedrijf jouw collega’s een veilige, maar ook betrouwbare omgeving bieden als je geen inzichten en grip hebt op wat er gebeurt binnen je bedrijfsomgeving? Hier komt het Power Platform Center of Excellence om de hoek kijken.

Wat is het Power Platform Center of Excellence (CoE) en waarom wil je dit gebruiken?

Het Center of excellence bestaat volledig uit Power Platform onderdelen. De gegevens over jouw omgeving worden opgehaald door Power Automate flows, waarna ze worden opgeslagen in Dataverse Tabellen. Vanuit hier kan je verschillende inzichten opvragen d.m.v. Power BI rapportages. Al deze onderdelen (het CoE) worden geïnstalleerd op een Power Platform (Teams) omgeving waarvanuit alle acties worden ondersteund. Omdat het onderdelen van het Power Platform betreft, kan je de configuratie naar je eigen hand zetten. De basis staat, het is dan ook vrij simpel om het zo in te richten dat het past binnen jullie bedrijfscultuur.

Maar waarom wil je het Center of Excellence gebruiken? Er zijn genoeg andere mogelijkheden om inzichten te krijgen over je Power Platform-omgeving. Het CoE geeft niet alleen inzicht over jouw omgeving, maar kan je ook helpen deze zo efficiënt mogelijk in te zetten, beheersbaar en veilig te houden. Daarnaast geeft het CoE ook richtlijnen hoe je een Adoptietraject kunt starten, hoe je App- en Flow-makers bij elkaar kunt zetten in een community die zo kunnen leren van elkaars ontwikkelde objecten. Je krijgt een volledig pakket waarmee je inzichten kunt genereren, acties uit kunt voeren, overzichten/ audit trails kunt bekijken en innovatie kunt stimuleren d.m.v. een doordacht adoptieplan.

Ben je op zoek naar de juiste licenties en komt je er niet uit? ShareValue kan je helpen met het uitzoeken en aanschaffen van de benodigde licenties.

Installatie en licenties

Om het Center of Excellence te kunnen gebruiken zal je deze eerst moeten installeren. Je installeert het CoE op een Power Platform-omgeving of een Teams-omgeving. Deze omgeving zal volledig gereserveerd worden voor het gebruik van het CoE.

Naast een omgeving zijn er nog een aantal eigenschappen waar je rekening mee moet houden.

Je kan de volledige installatie en configuratie doen op één account. Dit account heeft de volgende eigenschappen nodig om het CoE te kunnen gebruiken:

• Het account moet lid zijn van één van deze groepen: Microsoft Power Platform-servicebeheerder, algemene tenantbeheerder of Dynamics 365-servicebeheerder.
• Het moet een Microsoft 365-licentie hebben met e-mailfunctionaliteit.
• Het account moet een Power Apps-licentie per gebruiker (geen proefversie) hebben.
• Het account moet een Power Automate per gebruiker- of per Flow-licentie (niet-proefversie) hebben.

Deze rechten moeten altijd beschikbaar zijn voor dit account: een activatie van Privileged Identity Management (PIM) is niet genoeg om het CoE van de juiste informatie te voorzien.

Hoe ziet het Center of Excellence eruit?

Eerder vertelde ik je dat het Center of Excellence uit meerdere onderdelen bestaat. Één van deze onderdelen is het Power BI Dashboard. Hierin kan je alle gegevens terugvinden die door het Center of Excellence wordt verzameld en gebruiken voor vervolgacties.

Het dashboard

​

Als we kijken naar het dashboard zie je 3 onderwerpen met daaronder verschillende tegels. Achter elke tegel zit een rapportage die je kan inzien, exporteren en gebruiken om je eigen analyse te maken.

Als we naar het onderwerp Monitor gaan en hier kiezen voor Overview Power Apps, dan komen we in een ander scherm terecht waarin je een overzicht ziet van: (boven naar beneden)

• Een balk met algemene informatie van de omgevingen.
• Links, de totaal ontwikkelde Power Apps per omgeving.
• In het midden, de makers van deze apps.
• En rechts, een locatie overzicht van de makers.

Overview Power Apps

Eenzelfde soort overzicht, maar dan van de Power automate Flows, krijg je te zien als je naar de tegel Overview Power Automate gaat.

Voor de Power Platform- en Teams-omgevingen is er ook een overzicht. Deze laat duidelijk zien hoeveel omgevingen van welke soort er bestaan. Een handige toevoeging in dit overzicht is een tabel met welke apps/flows er wanneer ontwikkeld zijn op deze omgevingen.

​Microsoft Teams Environments

Natuurlijk is een zekere controle nodig om je bedrijfsdata te beschermen. Als je de mogelijkheid voor het delen van data in een app of flow wilt beperken. Is er een mogelijkheid om de connectoren die gebruikt worden om deze data te verbinden, uit te sluiten voor gebruik. Dat kan je inrichten met een zo genoemde Data lost Policy (DLP). Om inzicht te krijgen welke connectoren er gebruikt worden in de omgevingen van jouw power platform, kan je de Tegel Custom connectors open.

​Connectoren

​

In dit overzicht zie je meteen welke connectoren er gebruikt worden binnen een app of flow. Op deze manier kan je een inschatting maken of er connectoren gebruikt worden en of deze wel of niet toegestaan zijn.

Het opzetten van een governance-strategie

Nu we het overzicht hebben van de ontwikkelingen op jouw Power Platform-omgeving, zijn we in staat om hier acties aan te koppelen.

Er zijn verschillende acties die je kunt uitvoeren met betrekking tot je governance strategie. Hierbij moet je denken aan het opschonen van niet gebruikte omgevingen, Power Apps en Power Automate flows. Deze worden herkend door het CoE die vervolgens de eigenaar helpt herinneren dat er een object is dat niet meer gebruikt wordt en zal hem vragen of deze verwijderd kan worden. Nadat de eigenaar zijn goedkeuring geeft om deze te verwijderen zal het CoE dit ook daadwerkelijk doen.

Hierdoor blijven de omgevingen efficiënt werken en krijgen anderen ook de ruimte om Applicaties en flow te ontwikkelen.

​Governance-strategie

​

Conclusie:

Of je nu als bedrijf gaat beginnen met het Power Platform of al vergevorderd bent. Het Center of Excellence geeft je de hulpmiddelen om in controle te komen van jouw Power Platform. Met de inzichten van je omgevingen, de acties die je hieraan kunt koppelen, en de adoptie van het gehele Platform, ben je beter in staat om het Power Platform functioneel en efficiënt in te zetten. Met het uitdenken en toepassen van de security en governance strategie, richt je kaders in waar makers binnen kunnen ontwikkelen. Hiermee ben jij terug in controle.

Heb je vragen over het Power Platform, of wil je meer weten van het Center of Excellence neem dan contact met ons op. Wij helpen je graag met het uitzoeken van de beste oplossingen op het gebied van het Power Platform maar ook met de benodigde licenties hiervoor.

De afgelopen jaren is de wereld van Microsoft Teams erg veranderd. Van een simpele chat-tool naar de plek waar we dagelijks in samenwerken. In deze blog wil ik ingaan op de vraag waar we naartoe gaan, en geef ik een aantal tips om Teams steeds effectiever te gaan gebruiken.

Vóór de corona-pandemie

Het was altijd wel duidelijk hoe we allemaal met elkaar samenwerkten: we werkten allemaal op kantoor en vergaderden gezamenlijk in één ruimte. Dat werkte eigenlijk allemaal wel prima. Microsoft Teams werd wel al gebruikt, maar voornamelijk als chat-tool om te chatten met externen. Nog niet echt om in samen te werken.

Tijdens de corona-pandemie

Ik heb nog nooit een product zo snel geadopteerd zien worden als Teams de afgelopen twee jaar. Ineens werkten we allemaal thuis, vergaderden we ook vanuit huis. Daar werd Teams dan ook voornamelijk voor gebruikt: voor het vergaderen.

Waar gaan we naartoe?

Langzamerhand gaan we weer naar kantoor, maar vaak niet voor 100%. We werken vanuit huis, onderweg, vanuit kantoor, op satelliet-kantoren… opties zat. Een belangrijke uitdaging hierbij is natuurlijk: hoe zorg je ervoor dat alles veilig blijft? Hier heeft mijn collega Koos laatst een interessante blog over geschreven.

Wanneer we nu samenwerken, vergaderen en informatie delen is dat vaak hybride, in Teams. Teams verandert daarmee van een vergadertool naar onze primaire samenwerkomgeving. Gebruikers starten hun dag in Teams en verblijven er vaak de hele dag in. Toch moet er nog vaak worden overgeschakeld naar allerlei andere omgevingen, bijvoorbeeld om te werken in een whiteboard of om aanmeldingen van incidenten te kunnen behandelen. Zou het niet fijn zijn om in de flow van je werk te kunnen blijven, binnen Teams, en toch al dit soort informatie en hulpmiddelen te kunnen gebruiken?

Om dit mogelijk te maken worden meer en meer apps ontwikkeld, die de gebruiker gewoon binnen de context van Teams kan starten. In het vervolg van dit artikel geef ik een aantal voorbeelden van apps die je binnen Teams kunt gebruiken om je werk efficiënter en gemakkelijker te maken.

Chat, Teams, kanalen & apps

De meeste gebruikers werken al in Teams-omgevingen en maken gebruik van kanalen, vergaderingen en chat. Je kunt werken in de Teams-app op je laptop, via je browser en via allerlei mobiele devices. Je kunt werken met bestanden en communiceren binnen een kanaal waar de focus is op een bepaald onderwerp. De volgende stap is om deze manier van werken verder te verrijken met apps die specifiek bedoeld zijn om jouw werk in Teams eenvoudiger, gemakkelijker en efficiënter te maken. Hieronder zie je een aantal voorbeelden van dit soort apps.

Apps van Derden die je kunt toevoegen in Teams

Mural

Mural

Mural is een whiteboard-app waarin je Post-Its kunt plakken. Deze app kan je ook gebruiken in office.com én outlook.com! Dezelfde app met dezelfde informatie, maar dan dus in meerdere omgevingen. Een handige tool!

Jira en ServiceNow

Jira en ServiceNow

De meeste organisaties hebben wel iets van een ticketing-systeem. De helpdesk wordt gebeld, er wordt een ticket aangemaakt en daar wordt iets mee gedaan. En wat is nou handiger dan dit ticketing-systeem integreren met je vaste werkomgeving! Je kunt nu tools als Jira of ServiceNow ontsluiten via Teams: je integreert de app, en degene die een ticket toegewezen krijgt, krijgt hier een melding van binnen Teams. Je hoeft als medewerker dus nog maar naar één tool te kijken: Teams! En dat is nou precies de ontwikkeling die we steeds meer zien: Teams wordt steeds meer dé plek om in te werken!

Mira en Whiteboard

Digitale whiteboard-apps Mira en Whiteboard

Als je vroeger een vergadering had, had je zo’n groot wit bord op de muur hangen en daar ging je op schrijven, plakken, schema’s op tekenen… Nu je niet meer allemaal in dezelfde kamer zit, is dat lastiger. Maar tools als Miro en Whiteboard geven deze zelfde mogelijkheden! De Whiteboards die worden gemaakt, worden ook opgeslagen en kan je dus ook gemakkelijk weer terug te vinden.

Apps van Microsoft zelf, die het leven gemakkelijker maken

Microsoft heeft een serie apps in het leven geroepen, om het leven van de gemiddelde kenniswerker gemakkelijker te maken. Onder de noemer ‘Microsoft Viva’. Ik zal deze apps stuk voor stuk even doornemen.

​

Microsoft Viva Connections

Vroeger ging je in je browser altijd automatisch naar het intranet toe. Tegenwoordig start men niet meer met werken in de browser, maar in Teams. Daarom kan je nu met Microsoft Viva Connections ook je intranet inladen in je Teams-omgeving. Zo kan iedereen er nog steeds makkelijk bij.

​

Microsoft Viva Inzichten (Insights)

Als medewerker krijg je hiervan persoonlijke aanbevelingen over je werkdag. Hoe vaak heb je bijvoorbeeld gefocust kunnen werken, hoeveel tijd heb je in vergaderingen gezeten, heb je wel contact met alle collega’s met wie je contact zou moeten houden? Dit is alleen voor jouzelf inzichtelijk. Er is ook een betaalde versie, waarin managers (ge-anonimiseerd) van hun team de cijfers kunnen inzien. Denk aan ‘mijn team heeft de afgelopen maand gemiddeld 50% buiten normale werktijden gewerkt’. Dan kan je daar als manager op inspelen.

​

Microsoft Viva Learning

De meeste organisaties hebben wel één of ander leersysteem. In Viva Learning kan je dit Teams binnentrekken. Als medewerker kan je dan in Teams zien welke leermiddelen er klaar staan, of ze juist aanbevolen krijgen (dit alleen bij de betaalde versie).

​

Microsoft Viva Topics

Deze wordt nog wat minder gebruikt. Topics is een soort geautomatiseerde wikipedia. Het systeem gaat jouw M365-omgeving doorlopen, veelvoorkomende termen ophalen en hiervan een kennispagina opbouwen. Als persoon kan je dit vervolgens redigeren. Topics zoekt ook op wie er expert zijn op een bepaald onderwerp. Je moet hier echter wel voor iedere gebruiker een licentie hebben.

​

Microsoft Viva Goals

Dit is nog helemaal nieuw! Vanaf Q3 2022 beschikbaar. Hiermee kan je doelen bepalen voor je organisatie, of bijvoorbeeld activiteiten. Je kunt hier mensen aan toewijzen, resources… de tool zal dit tracken en eventueel waarschuwingen over geven. Nog een heel nieuw onderdeel, dus ik kan er nog weinig over zeggen. Ziet er wel veelbelovend uit!

Zelfgebouwde apps integreren

Je kunt ook allerlei functionaliteiten zelf bouwen en integreren. Graag geef ik twee voorbeelden van apps die wij zelf hebben gebouwd voor gebruik binnen ShareValue:

Zelfgebouwde chatbot

ShareBot

ShareBot is een chatbot die wij gebruiken om vragen te kunnen stellen aan ons personeelshandboek. Als ik bijvoorbeeld een vraag heb over ‘waar mag ik parkeren’, kan ik die vraag stellen aan de bot. Soms is het antwoord ‘deze vraag is te ingewikkeld, ik haal er even een mens bij’, maar dan brengt hij je wel direct in contact met de juiste persoon. Wat natuurlijk ook al heel fijn is. Langzamerhand wordt het systeem ook steeds slimmer, dus steeds meer antwoorden krijg je wel direct via de bot.

Deze bot hebben wij zelf gebouwd. Als organisatie kan je dit dus gewoon zelf, zonder enorm ontwikkeltraject zoals je vroeger had bij dit soort bots. Je moet natuurlijk wel weten wat je doet, maar het is wel een stuk eenvoudiger geworden.

Zelfgebouwde app

Werkplek-reserveer-app

Deze app hebben wij gebouwd toen we langzaamaan weer naar kantoor kwamen, maar nog wel met de anderhalve meter afstand en een maximum aantal mensen op kantoor. Hierin konden we dan zien wie wanneer waar zat, zodat we rekening konden houden met de drukte. Het is een heel fijne app die we eigenlijk nog steeds gebruiken zodat we tijdig weten hoeveel mensen er wanneer op kantoor zijn. Dit is ook heel handig voor bijvoorbeeld de lunch!

Deze app is gebouwd in PowerApps door onze collega’s. Het handige is dat deze ook op de mobiele telefoon te openen is. Het gebeurt me vaak dat ik vergeet een werkplek te reserveren, en dat ik dat snel nog even kan doen vanuit de parkeergarage wanneer ik aankom.

​

Apps beheren in Teams admin

Hoe doe je dit allemaal? Als je Admin-rechten hebt, kan je de Teams Admin Client openen en allerlei instellingen aanpassen. Welke apps zijn toegestaan? Alleen Microsoft-apps? Of ook Apps van derden? Mag iedereen zomaar Apps gaan gebruiken of moet dat eerst goedgekeurd worden?

Beheer de app-mogelijkheden

Als beheerder kan je dit allemaal instellen en inregelen. Zo kan je ervoor zorgen dat jouw collega’s kunnen werken op de manier die voor hen én jouw organisatie het beste werken!

Wil jij ook eens onderzoeken welke apps het beste kunnen bijdragen bij jouw organisatie? Of heb je specifieke wensen waar vooral een zelfgebouwde app het beste bij past? Laat het ons weten! We geven graag advies of bouwen de gewenste app voor je.