Proces digitaliseren met Office 365 en Dynamics 365 for Sales

Onze klant, deze keer een ambachtelijk familiebedrijf, heeft gekozen om haar proces te digitaliseren met Office 365 en Dynamics 365 for Sales (voorheen bekend als Dynamics CRM). De belangrijkste reden om deze onlineproducten te gebruiken is de beschikbaarheid van de systemen te hebben los van plaats of apparaat. Hierdoor wordt het systeem overal en altijd beschikbaar.

De grote voordelen zijn:

1. de mogelijkheid voor kantoorpersoneel om thuis te werken
2. de beschikbaarheid van het systeem buiten kantooruren voor sales en directie
3. toegang tot contactgegevens en orderdetails op locatie
4. toegang tot alle gegevens voor medewerkers in de werkplaats
5. registreren van klantverzoeken en nieuwe verkoopkansen op locatie bij de klant

De oplossing

Voor de oplossing is gebruikgemaakt van de volgende onderdelen van Dynamics 365:

• accounts, contacts, opportunities, quotes, orders, invoices, products
• maatwerk Fetch XML rapporten
• MS Word sjablonen voor prijsopgaves, orders en facturen
• eenvoudige workflows om business logica af te dwingen
• business rules, om btw-tarieven en kortingen te berekenen

Microsoft Dynamics is heel generiek en flexibel, zodat het over de hele wereld gebruikt kan worden in allerlei markten. Nadeel is wel dat sommige zaken die klanten wel verwachten, toch missen of afwijken. Voorbeelden die we in dit project tegen kwamen:

• Je kunt belastingen opvoeren, maar er zijn geen btw-tarieven gedefinieerd, dus je kunt ook niet tarieven aan een product of dienst koppelen. Het was niet ingewikkeld om te bouwen, maar het komt wel op veel plekken terug, in prijsopgaves, in facturen, op overzichten etc.
• het systeem kent wel unieke factuurnummers, maar ze zijn niet opvolgend. Dit moest dus aangepast worden omdat opeenvolgende nummers in Nederland vereist zijn.

Deze zaken waren eenvoudig aan te passen, maar het waren kosten die de klant niet meteen had verwacht.

Tot slot is er geen koppeling met een postcode-tabel beschikbaar met adressen. De klant was dat wel gewend, maar vond het niet belangrijk genoeg om in te laten bouwen.

De uitdagingen in het project

De grootste uitdaging die we tegen zijn gekomen heeft te maken met de beperkte aanpasbaarheid van order regels zoals detailregels van opportunity’s, quotes, orders en invoices.

Om de marge te kunnen tonen van een prijsopgave wilden we de inkoopprijs van de producten erop zetten, maar dat bleek niet mogelijk:

• Het is niet mogelijk om de mapping tussen product en orderregel te gebruiken om extra details van producten op de order regel te zetten.
• Het is wel mogelijk om een workflow te schrijven op orderregels, maar het is niet mogelijk om de orderregels bij te werken in de workflow.

Uiteindelijk heb ik gekozen om een rapport te bouwen die alle gegevens ophaalt om de marge van een prijsopgave te tonen.

Conclusie

De klant is erg tevreden over de compleetheid en bruikbaarheid van Dynamics 365.

De meeste aanpassingen waren meer bedoeld om het gebruikersvriendelijker te maken, specifiek voor deze klant, dan om hiaten in de functionaliteit te vullen.