Veiligere omgang met clientgegevens (privacybescherming) en overstap naar Office 365. Dat was het doel van het project. Het zijn maar een paar woorden, maar het was het grootste IT-project voor zorgorganisatie ’s Heeren Loo in 10 jaar. Ruim 15.000 medewerkers voorzien van een vernieuwde digitale werkplek en meenemen in een nieuwe manier van werken.

Office 365, implementatie-expertise en contact leggen met gebruikers

’s Heeren Loo vroeg ShareValue om voor dit project capaciteit te leveren in de vorm van een implementatieconsultant. Iemand met kennis van Office 365, expertise op het gebied van implementaties en iemand die contact kan leggen met de gebruikers. Onze consultant Monique is degene die bij ’s Heeren Loo aan de slag is gegaan. Monique: “Medewerkers dienden afscheid te nemen van hun oude manier van werken. Een manier die ze al jarenlang gewend zijn. Dat is altijd een grote omslag. Maar ook voor de achterkant. Een groot team van IT’ers was met een mega-migratie aan het werk. Zeer spannende maanden. Mijn rol was tweeledig: gebruikers meenemen in de nieuwe manier van werken en samenwerken met een aantal interne projectleiders om hun bedrijfsonderdeel te begeleiden naar livegang. Ik werkte als implementatieconsultant mee aan dit project. Om de implementatie te begeleiden en te implementeren werden diverse implementatieconsultants ingeschakeld.”

Zorgmedewerkers dienden bekend te raken met termen als Multi Factor Authenticication, Single Sign On en Cloud Printing. Overstappen van Citrix naar Office 365. Niet meer met documenten op schijven werken, maar op Teams. Nieuwe kreten, nieuwe manier van werken. Monique verzorgde trainingen voor key users, demo’s voor projectteams en presentaties voor managementteams. Vervolgens is zij met deze partijen het gesprek aangegaan om helder te krijgen welke issues er nog spelen en hoe deze op te lossen.

Monique: “Om mensen mee te nemen in een nieuwe situatie dien je een brug te vormen. Een brug tussen IT en de gebruikers. Ook hier. Je kunt feitelijk presenteren wat er verandert, maar als mensen geen aansluiting of voordelen zien t.o.v. hun werk zal men er niet in mee willen gaan. Wat mij enorm geholpen heeft om tot de kern van een issue te komen, is goed luisteren en tussen de regels door horen wat er nou eigenlijk gezegd wordt. Wat heeft iemand nou écht nodig om mee te gaan in deze ontwikkelingen? Uiteraard heeft iemand een functionele training nodig (knoppen en vertaling van huidig processen in de nieuwe digitale manier van werken), maar dat is niet het enige. Echt contact maken en kunnen zien wat er daadwerkelijk speelt heeft mij en ook de vele medewerkers bij ’s Heeren Loo geholpen tot de kern te komen en te streven naar een optimale werksituatie.”

Een brug tussen IT, projectleider en projectteam

De tweede opdracht die Monique had, was om voor het Concern (stafafdelingen), het Shared Service Center en voor Vastgoed de implementatiepartner te zijn. Hiervoor werkte ze samen met de interne projectleiders. Na de aftrap en een demo, vond de implementatie van een bedrijfsonderdeel plaats, met een tijdsbestek van 12 weken. Monique: “In dit deel van het project werkte ik intensief samen met de projectleiders. Ook hier vormden we een brug tussen IT en de projectleider, maar ook het projectteam. Fantastisch, deze overgang naar een nieuwe manier van werken. Iedereen steunde het. Maar wat houdt dat nou in de praktijk in? Welke zaken dienen geïnventariseerd te worden, wat is het tijdspad dat gevolgd moet worden, welke acties dienen wanneer te ondernomen worden, hoe vertalen we onze huidige werkprocessen bijvoorbeeld naar Teams?”

“Ook hier was het van belang een intensieve samenwerking aan te gaan. Samen met de projectleider maakten we de projectleden duidelijk wat er van hen verwacht werd. Brainstormsessies over een optimale vertaling van werkprocessen naar Teams, inventarisatielijsten opstellen t.b.v. migraties, etc. En zoals dat werkt in een project, gedurende het verlopen van de tijd komen er allerlei vragen naar boven. Of zaken die je toch niet voorzien hebt, ook al heb je nog zo’n nauwkeurige voorbereiding gedaan. Hoe ga je daar mee om? Zeker richting livegang zijn er meerdere momenten per dag dat je denkt ‘we hebben alles onder controle’ om 5 minuten later te denken ‘we hebben het totaal niet onder controle’. Dat hoort erbij. Dat is ook het spel. En dan blijkt ook hoe belangrijk een goede samenwerking is. Alleen met elkaar kun je dit doen.”

Door de brug te vormen waar Monique het eerder over had en echt contact te maken met mensen, is het haar gelukt om vele medewerkers open te laten staan voor een nieuwe manier van werken en om de geledingen waar zij verantwoordelijk voor was succesvol te implementeren. En voor ’s Heeren Loo? Het doel, ruim 15.000 medewerkers voor eind 2019 te migreren, is gehaald!