Office 365 governance: Goudlokje en andere kritieke succesfactoren (deel 1)

Organisaties zijn voor hun voortbestaan afhankelijk van hun afstemming op hun omgeving. Een organisatie kan meer uit zichzelf halen door haar medewerkers, bedrijfsprocessen, ICT inclusief Office 365, organisatiestructuur en besturing goed op elkaar af te stemmen. Wat zijn nu kritieke succesfactoren voor een governance project?

                                                                 Dit is weergegeven in het POPIT-model. 

POPIT model

Governance heeft betrekking op afstemming, besturing en regievoering. Dat geldt voor ieder niveau in de ‘governanceketen’: Office 365 governance is een onderdeel van de IT-governance van een organisatie, die op haar beurt weer een onderdeel is van de organisatiebesturing. Al deze governancevormen moeten een organisatie in staat stellen om op een efficiënte en effectieve manier haar doelen te bereiken. 

Organisatiebesturing

Office 365 governance en kritieke succesfactoren

Office 365 governance bestaat uit de regievoering bij de invoering (incl. adoptie), het gebruik en de uitfasering van Office 365 als een dienst in een organisatie. Governance is dus tijdens de hele levenscyclus van Office 365 in een organisatie van belang. Kernelementen zijn: visie, beleid en de inrichting en besturing van processen, overlegvormen, rollen, verantwoordelijkheden en ondersteunende technologieën. 

Kritieke succesfactoren voor Office 365 governance zijn factoren die het succes van de Office 365 governance bepalen. Het zijn belangrijke voorwaarden, tussenstappen en aangrijpingspunten die beïnvloedbaar zijn. Het zijn geen (!) randvoorwaarden. Op grond van literatuur en ervaring met governanceprojecten zijn tien kritieke succesfactoren voor Office 365 governance te onderscheiden. In deze blog worden de eerste vijf kritieke succesfactoren toegelicht. Deel 2 van deze blog beschrijft kritieke succesfactor zes tot en met tien. 
 

1) De Goudlokje benadering

Goudlokje (‘Goldilocks’) is een figuur uit een Engels sprookje. In de economie staat Goudlokje voor niet te veel en niet te weinig. Met andere woorden, precies goed en precies genoeg. De Goudlokje benadering voor Office 365 governance houdt in dat de governance inclusief het governanceplan niet te veel en niet te weinig moeten zijn. De governance moet passen bij de organisatie waarvoor ze bedoeld is. De Office 365 governance van een organisatie met zestig medewerkers zal daarom anders zijn dan die van een organisatie met duizend of tienduizend medewerkers.

 

2) Office 365 visiedocument

Om met de Cheshire kat uit Alice in Wonderland te spreken: als je niet weet waar je naartoe wilt, maakt het niet uit welke kant je opgaat. Een - beknopt - Office 365 visiedocument geeft richting: het beschrijft op hoog niveau wat de organisatie met Office 365 wil bereiken. En wat het verband is tussen de organisatievisie en de IT- en Office 365 visie van de organisatie. 

 

3) Belegde rollen en verantwoordelijkheden

Om Office 365 governance te laten werken, moet een aantal governance rollen en verantwoordelijkheden in een organisatie zijn belegd. Onderstaande tabel geeft daar een overzicht van. 
 Rollen en toelichting

4) Regelmatig overleg

Om de governance te laten slagen, moeten de hierboven genoemde rollen regelmatig met elkaar overleggen. De tabel hieronder geeft overlegvormen weer die voor het slagen van de Office 365 governance van belang zijn. 
Overlegvormen
Toelichting
Een Office 365 kernteam overleg is praktisch met het oog op de tactisch/operationele afstemming van Office 365 (governance)zaken zoals invoering, adoptie, wijzigingen, operations e.d. Teamleden zijn: executive sponsor, business owners en een vertegenwoordiger van het technisch/functioneel applicatiebeheer. 
In grote organisaties kan optioneel een gebruikersoverleg worden ingericht.
Een ambassadeursoverleg is met name zinvol bij de invoering (adoptie) van Office 365.

 

5) Effectieve samenwerking

Effectieve samenwerking tussen en binnen de verschillende hierboven genoemde overlegvormen is van groot belang. Als de verstandhouding tussen bijvoorbeeld het kernteam en het gebruikersoverleg verstoord is en/of de executive sponsor zijn/haar verantwoordelijkheid niet neemt, wordt het niks met de governance. 

 

Slot

In deze blog (deel 1) is uitgelegd waarom Office 365 governance belangrijk is en wat het inhoudt. Op grond van literatuur en ervaring met governance projecten zijn er vijf kritieke succesfactoren voor Office 365 governance benoemd. In deel 2 worden de kritieke succesfactoren zes tot en met tien beschreven.

 

Heb je een vraag over Office 365 governance en/of wil je met ons sparren over dit onderwerp? Aarzel dan niet en neem contact met ons op.
 
20-08-2018 | Pieter

Vond je dit een interessant bericht? Deel het!

Terug naar blogoverzicht

© ShareValue 2018