Modern Teamsites en Communicatiesites in Office 365

Op de SharePoint roadmap voor 2017 staan SharePoint communicatiesites. Afgelopen mei tijdens Microsoft Virtual Summit (virtuele conferentie) zijn ze eindelijk aangekondigd. Vorige week tijdens de European SharePoint Conference in Dublin zijn de modern teamsites en communicatiesites herhaaldelijk de revue gepasseerd. Wat zijn communicatiesites eigenlijk? Wat kun je ermee? Wanneer gebruik je communicatiesites? Wat is het verschil tussen een teamsite en een communicatiesite? Kan je communicatiesites al gebruiken? Past het in je huidige architectuur?

In dit blog geef ik antwoord op deze vragen en hoop ik je meer inzicht te geven in de mogelijkheden van Communicatiesites binnen Office 365.

Wat zijn communicatiesites?
Een communicatiesite is bedoeld om een grote groep lezers informatie aan te leveren die vriendelijk is in het onderhouden ervan en op ieder apparaat en schermgrootte kan worden bekeken zonder maatwerk. De focus ligt hierbij op effectief communiceren, waarbij je gebruik maakt van de verschillende layouts en webparts op de pagina. Een communicatiesite is eenvoudig aan te maken en je kunt snel informatie delen binnen je organisatie. Communicatiesites zijn vooralsnog alleen beschikbaar binnen Office 365.

Wat is het verschil tussen een teamsite en een communicatiesite? 

 

Teamsite

Communicatiesite

Kernwoorden

Samenwerken, verbinden en maken

Showcase, service delen, verhaal vertellen

Doel

Documenten delen, gesprekken voeren met je team, gebeurtenissen bijhouden en beheer je taken.

Inhoud publiceren naar personen in je organisatie om hen op de hoogte te houden en te betrekken bij onderwerpen, gebeurtenissen en/of projecten.

O365 Groep

Ja - altijd verbonden met een Office 365 groep.

Nee - altijd op zichzelf en is niet verbonden aan een Office 365 groep.

Schrijfrechten

Iedereen die lid is van een team, kan content lezen, toevoegen en/of wijzigen.

Een selecte groep kan content toevoegen en wijzigen, terwijl een grotere groep informatie kan lezen.

Aantal

Dit kunnen heel veel sites zijn, omdat ieder team dat samenwerkt (binnen en buiten je organisatie) een eigen site kan hebben.

Communicatie sites zullen beduidend minder zijn, omdat de site gelieerd is aan een functioneel gebied of groot onderwerp.

Scenario’s

  • Projectteam die samenwerkt aan een specifiek project en gebruikt maakt van taken;
  • Afdelingsleden – voor iedereen binnen een specifieke afdeling;
  • HR teamleden – voor iedereen binnen HR afdeling;
  • MT teamleden – verschillende MT groepen binnen je organisatie;
  • Extranet om samen te werken met partner X;
  • Een ander extranet om samen te werken met partner Y.
  • Een evenement promoten;
  • Interne richtlijnen, (werk)afspraken en procedures tonen (bijv. Personeelshandboek, templates);
  • Organisatie updates - publiceren van wekelijkse/maandelijkse rapporten
  • Productlanceringen;
  • Governance en trainingsdocumenten m.b.t. je intranet om nieuwe mensen in te werken;
  • Resources voor het salesteam;
  • Mini-site voor een nieuw bedrijfsbreed idee/initiatief.

 

Een teamsite kun je zien als de back-office waar alle content gemaakt wordt en de communicatiesite is de front-office waar het contact met klanten plaatsvindt. Klanten willen niet weten hoe de content gemaakt wordt, hoeveel versies er nodig waren om het te kunnen publiceren op de communicatiesite. Ze willen gewoon de juiste informatie zien.

Figuur1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Figuur 1: Modern Teamsite met mobiele SharePoint app in Office 365.

Figuur2 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Figuur 2: Communicatie site in Office 365.


Zijn communicatie sites vervanging van je intranet?
Niet helemaal, maar je zou het als basis kunnen gebruiken. Met communicatiesites kun je heel goed een deel van je intranet opbouwen. De ‘Onderwerp’ template kun je gebruiken als homepagina van je intranet. Dit zou een typische pagina kunnen zijn waar werknemers leren hoe jullie organisatie werkt, het laatste nieuws kunnen lezen en policies en templates gedownload kunnen worden. Met de ‘hero’ webparts kun je linken naar specifieke applicaties die gebruikt worden. Voor iedere afdeling/organisatie onderdeel kun je een ‘Showcase’ template gebruiken in plaats van subsites aan te maken. Deze site toont specifieke informatie over de betreffende afdeling en laat bijvoorbeeld het organogram zien.

Wanneer zijn communicatie sites beschikbaar?
Microsoft heeft aangegeven dat de wereldwijde uitrol in het 3e kwartaal van 2017 gaat plaatsvinden, waarbij een eerste uitrol in juni gestart is voor alle Office 365 omgevingen met een first release. First release betekent dat je nieuwe functionaliteiten als eerste kunt proberen met het risico dat het niet helemaal goed werkt. 

Waar vind ik mijn sites terug?

Via de app launcher (of het wafeltje) links bovenin kun je kiezen voor SharePoint. De SharePoint homepagina geeft ieder individu (afhankelijk van wie er ingelogd is) een overzicht van al het nieuws van teamsites en communicatiesites die je volgt, plus de links naar sites die je frequent bezoekt, volgt, recentelijk bezocht hebt en aanbevolen sites (door Microsoft Graph). 

Op de SharePoint homepagina kun je tevens een nieuwe teamsite of communicatiesite aanmaken. Je kunt vervolgens kiezen welk type site je wilt aanmaken: teamsite of communicatiesite.

Figuur3

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Figuur 3: SharePoint homepagina en mobiele SharePoint app binnen Office 365.

Welke templates kun je gebruiken binnen een communicatiesite?
Wanneer je een communicatiesite gaat aanmaken, kun je kiezen uit drie verschillende templates. Deze templates bieden een standaard opmaak van de startpagina:

Onderwerp - als je veel informatie wilt delen, zoals nieuws, gebeurtenissen en andere inhoud.
Showcase - om een product, team of gebeurtenis te presenteren met behulp van foto's.
Leeg - begin met een lege site en laat je ontwerp snel en eenvoudig tot leven komen. 

Figuur4

 

 

 

 

 

Figuur 4: Eerste afbeelding is Onderwerp template, tweede Showcase template en de derde is een Lege template.

Communicatiesites hebben de volgende standaard elementen beschikbaar: Top level sitepagina (zie figuur 4), sitepagina's, nieuws (pagina's), evenementen (kalender), documenten (bibliotheek). Naast deze elementen kun je tevens een custom list en een site mailbox toevoegen.
 
Hoe kan ik een communicatiesite verder inrichten?
Na het aanmaken van een communicatiesite, kun je pagina's gaan maken. De pagina's kunnen opgebouwd worden in meerdere kolommen, zodat je de inhoud goed kan structureren en overzichtelijk houden. Bij het aanmaken van een pagina kun je kiezen uit drie basis paginasjablonen:
 
Meerdere kolommen - begint met een tekst webpart, personen webpart en een quick links webpart;
 Eén kolom - begint met alleen een tekst webpart;
Leeg - heeft een lege indeling.

Figuur5

 

 

 

 

 

Figuur 5: Beschikbare paginasjablonen wanneer je een pagina aanmaakt in een moderne site.

Op een pagina kun je secties toevoegen waarmee een flexibele pagina wordt gemaakt en er meerdere sectie-indelingen op een pagina mogelijk zijn: Één kolom, twee kolommen, drie kolommen, linkerkolom (1/3), rechterkolom (1/3), kolom over volledige breedte.

Welke webonderdelen kan ik gebruiken?
Het samenstellen van de pagina gaat eenvoudig, door content blokken te verslepen. Er zijn diverse standaard webonderdelen, waarmee je bijvoorbeeld in een paar klikken direct een overzicht van evenementen kan tonen of contactpersonen kunt toevoegen.

Figuur6

 

 

 

 

 

Figuur 6: Beschikbare webonderdelen die gebruikt kunnen worden op een pagina.

Via de eenvoudige drag-and-drop editor web parts kun je statische en dynamische content op de pagina toevoegen en verplaatsen. Zo kan je bijvoorbeeld documenten en video embedden en real-time data vanuit Office 365 tonen. Denk aan documenten vanuit SharePoint, Power BI rapporten, Microsoft Stream video's en Yammer discussies. Je kunt zelfs een enquête formulier of de resultaten van het formulier aan de pagina toevoegen vanuit de Microsoft Forms functionaliteit.

De pagina wordt zo een modern ogende, rijk gevulde en dynamische communicatiebron voor de hele organisatie. Hieronder een voorbeeld van een ‘Onderwerp’ communicatiesite, waarbij de standaard onderdelen gevuld zijn. Zo heb je een goed beeld hoe de site eruit zou kunnen zien. Je hoeft alleen de content te vullen en de site toont een mooie dynamische pagina die ook op een mobiel apparaat goed leesbaar is. 

Uiteindelijk komt alles bij elkaar

Microsoft heeft de zgn. SharePoint Hub Sites aangekondigd. Dit is een nieuw onderdeel van de moderne ervaring om nieuws en activiteiten samen te brengen vanuit de modern teamsite en communicatiesites. Je kunt zoeken door de gerelateerde sites en er wordt gebruik gemaakt van een centrale navigatie. Daarnaast is het design op alle sites ook gelijk. Deze functionaliteit staat voor medio 2018 op de roadmap voor first release gebruikers.

Figuur7

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Conclusie
De ‘classic’ SharePoint sites zullen voorlopig nog blijven bestaan. Je wordt niet voor een voldongen feit geplaatst, omdat je zelf de keuze kunt maken tussen de ‘classic’ of de moderne site. Ik ben erg enthousiast over de nieuwe sites, vooral omdat het standaard responsief is. Daardoor is de informatie die voor mij relevant is heel eenvoudig en snel via een mobiel apparaat te benaderen. In deze tijd van tijd- en plaats onafhankelijk werken is dat erg belangrijk. 

Mijn advies is om communicatiesites zeker in overweging te nemen bij het (her)inrichten van je intranet als je in Office 365 werkt. Zoals je hebt kunnen lezen, bieden de communicatiesites zeker voldoende standaard mogelijkheden voor een goeie basis. Een goeie site architectuur is hierbij nog steeds een vereiste! Ga ermee aan de slag en indien je vragen hebt, neem gerust contact met ons op.

 EsraVraagteken

21-11-2017 | Esra Klick

Vond je dit een interessant bericht? Deel het!

Foto auteur

Esra Klick

Consultant

e.klick@sharevalue.nl

Wil je meer weten over dit onderwerp? Onze experts staan voor je klaar.
Neem contact met ons op voor een vrijblijvende, oriënterende afspraak. 

© ShareValue 2018