Metadata in een nieuw jasje gestoken in Office 365

Al sinds jaar en dag wordt metadata gebruikt binnen Microsoft. Door onder andere de auteur en aanmaakdatum automatisch toe te voegen probeert SharePoint het gemakkelijker te maken documenten terug te vinden. Metadata is niet voor niets één van de grote voordelen van SharePoint ten opzichte van traditionele netwerkschijven.

Met Office 365 zijn de nieuwe collboration sites met de bijbehorende nieuwe documentbibliotheken gekomen. Het gevolg hiervan is dat Microsoft ook aan het gebruik van metadata binnen SharePoint is gaan sleutelen. In Dublin ben ik op de European SharePoint Conference op zoek gegaan naar de toekomstvisie van Microsoft over metadata. In dit blog vertel ik een aantal van de nieuwe en terugkerende functionaliteiten in Office 365.

Wat is metadata ook al weer?
De Dikke Van Dale beschrijft metadata als volgt: “gegevens die iets over andere gegevens zeggen (bv. auteur, aantal pagina’s, taal, productiedatum van een document)”. Binnen Office 365 en SharePoint worden een aantal gegevens automatisch gegenereerd zoals wie het document gemaakt heeft, wanneer die gemaakt is, wanneer en door wie die voor het laatst is aangepast. Daarnaast is het mogelijk om zelf allemaal andere gegevens toe te voegen. Bijvoorbeeld het land waar het document betrekking op heeft of het jaar.

Het voordeel van metadata is dat het de terugvindbaarheid van documenten vergroot. Op het moment dat je een document opslaat krijg je de mogelijkheid om de metadata in te vullen zoals bijvoorbeeld het land en het jaar waar ik zojuist over schreef. Vervolgens biedt SharePoint de mogelijkheid te filteren op een bepaalde kolom met metadata waardoor je bijvoorbeeld alleen alle documenten met als land Colombia uit 2015 terugvindt. Deze filter kon je dan weer opslaan in een view waardoor je de filter niet elke keer moet herhalen. Dit zijn allemaal reeds bestaande technieken en hier is de laatste jaren weinig in veranderd. Wat er wel veranderd is, zal ik hieronder beschrijven. 

Is metadata niet afgeschreven met de komst van Teams?
Laat ik echter beginnen met een andere vraag. Is metadata nog wel nodig sinds de komst van Teams? Teams is het nieuwe paradepaardje van Microsoft op het gebied van samenwerking. Gebruikers kunnen gemakkelijk een nieuwe Teamsite aanmaken en hier documenten op delen, chatten, een planning toevoegen, enzovoorts. Mijn collega Esra Klick zal dieper op Teams ingaan tijdens onze informatieavond 'Welke richting kies jij?', waarvoor nog een beperkt aantal plekken beschikbaar zijn. Inschrijven kan hier.

Documenten die in Teams worden opgeslagen krijgen normaliter niet de mogelijkheid tot het invullen van metadatavelden. Sterker nog, vanuit de desktop variant kan je niet eens nieuwe metadatavelden toevoegen. Alleen de standaard velden als de auteur en de laatste wijzigingsdatum worden (automatisch) toegekend aan een document. Waarom zou je nog metadata gaan gebruiken als het in Microsofts haar paradepaardje effectief niet meer gebruikt kan worden? 

Naar mijn idee is het inderdaad zo dat het op dit moment weinig nut heeft om in Teams gebruik te maken van metadata. Echter bestaat Office 365 uit meer dan Teams. Onder andere SharePoint Online en Groups bieden nog wel de mogelijkheid om metadata toe te voegen en te beheren. Daarnaast is Teams nog vol in ontwikkeling. Het zou mij niets verbazen als het binnenkort ook mogelijk is om metadata te beheren binnen de desktopapplicatie van Teams. Dat zie je onder andere aan de ontwikkeling op het gebied van metadata. De hieronder beschreven toepassingen zijn ofwel sinds kort live of moeten de weg naar de livegang nog vinden. Het zou ronduit vreemd zijn als Microsoft hierop zou ontwikkelen als ze metadata afschrijven. 

De terugkeer van het Document Information Panel
Dan nu eindelijk de echte veranderingen in Office 365. Te beginnen met de terugkeer van het Document Information Panel. Wanneer je een Word, Excel of ander Office document in SharePoint op wilde slaan had je jarenlang de mogelijkheid de metadata in te vullen met het Document Information Panel (zie figuur 1). Dit paneel verscheen aan de bovenkant van je bestand en gaf de mogelijkheid om alle metadata in te voeren zonder ook maar één keer naar de SharePoint site te navigeren. 

Tot Office 2016. In deze versie besloot Microsoft het paneel te verwijderen en de metadata te plaatsen onder de ‘bestand’ knop. Naast het feit dat de je veel verder moet klikken om bij dezelfde informatie te komen, werd de metadata ook nog eens gecombineerd met niet SharePoint gerelateerde metadata zoals o.a. een lokale titel, tags en commentaar. Omdat deze metadata niet in SharePoint zichtbaar is, wordt het erg onduidelijk welke gegevens wel en niet ingevuld moeten worden. 

Veel SharePoint gebruikers waren dan ook niet blij met deze wijziging. Microsoft heeft zich lang op de vlakte gehouden, maar ondertussen hebben ze eindelijk aangekondigd dat het Document Information Panel weer terugkeert. Niet meer aan de bovenkant zoals het tot Office 2013 het geval was, maar aan de rechterkant. Vanaf hier kan je weer alle metadata invullen alsof het paneel nooit is verdwenen. Ook is er weer een splitsing ingebouwd tussen de lokale metadata en SharePoint metadata, wat de gebruiksvriendelijkheid erg ten goede komt. Microsoft geeft aan dat deze gewilde feature begin 2018 uitgerold gaat worden.

Document Information Panel Office 2013
Figuur 1: Het Document Information Panel in Office 2013. [bron]

Document Information Panel Office 2016
Figuur 2: Het nieuwe Document Information Panel aan de rechterkant. [bron]

Belangrijke documenten bovenaan met een pin
Documenten opgeslagen in een documentbibliotheek zijn vaak lang niet allemaal even belangrijk. Meestal zijn er één of twee documenten die er echt bovenuit schieten qua belang. Om deze documenten meer inzichtelijk te maken biedt Microsoft sinds augustus de mogelijkheid om sommige documenten vast te pinnen aan de top van de documentbibliotheek in SharePoint Online. De documenten worden dan in een groot vlak bovenaan de bibliotheek weergegeven. 

Er kunnen meerdere documenten vastgepind worden en de volgorde van deze documenten kun je zelf bepalen. Waar je wel rekening mee dient te houden is dat het vastpinnen alleen voor de op dat moment gekozen view is. Maak je een andere view aan dan zullen daar geen documenten meer vastgepind zijn. Wel kan je dan weer dezelfde of uiteraard andere documenten vastpinnen. 

Pinned documents
Figuur 3: Drie vastgepinde documenten. [bron]

Aandacht aan verplichte velden met Attention View
In SharePoint 2010 en 2013 was het geen probleem om één document toe te voegen aan SharePoint. SharePoint gaf dan netjes aan dat je metadata in moest vullen waarbij je door middel van een sterretje kon zien welke metadata velden verplicht waren. Als je echter meerdere documenten tegelijk op SharePoint plaatste dan waren deze documenten alleen zichtbaar voor de persoon die ze geüpload had, totdat de verplichte velden waren ingevuld. Wat het ook nog eens erger maakte was dat je niet kon zien welke metadatavelden verplicht waren.

Sinds 2013 is Microsoft erg aan de documentbibliotheken gaan sleutelen. Waar de bibliotheken eerst vrij saai waren zijn deze in de loop der jaren gemoderniseerd. Dit maakt de documentbibliotheek visueel een stuk aantrekkelijker en biedt ruimte voor nieuwe functies. Eén van die functies is de attention view waar het hierboven geschetste probleem gedeeltelijk wordt aangepakt.

Zodra je nu meerdere documenten upload worden de verplichte metadata velden geel gemarkeerd. De velden geven aan dat er informatie nog niet ingevuld is. Hierdoor is het in één oogopslag te zien welke documenten er nog wat aandacht nodig hebben voor ze helemaal klaar zijn. Zodra de informatie is ingevuld wordt dit ook aangegeven en verdwijnt de gele markering. Deze functie is vorige maand uitgebracht en is pas in de eerste fase. In de toekomst wil Microsoft ook functionaliteiten toevoegen om bijvoorbeeld documenten te markeren die nog ingecheckt moeten worden.  Echter is het nog onbekend wanneer deze extra functionaliteiten toegevoegd worden. 

Mijn visie
Het doet mij zelf goed om te zien dat Microsoft het belang van contentbeheer nog steeds inziet. Met de komst van Teams leek dit een ondergeschoven kindje te worden, aangezien het daar nagenoeg onmogelijk is om metadata toe te voegen aan documenten. Voor projecten of onderwerpen die weinig metadata vragen zal zo’n Team in veel gevallen voldoende zijn. Echter is het niet altijd mogelijk om alle documentatie in een Team te zetten. Sommige afdelingen hebben behoefte aan betere metadata mogelijkheden en kiezen dan bewust niet voor een Team maar een SharePoint site. Onder andere in die situaties blijft het toch handig als er goed beheer op de content gedaan kan worden door middel van metadata. En dat lijkt met onder andere deze vernieuwingen weer een stukje makkelijker geworden.


Attention View
Figuur 4: Niet ingevulde metadata licht geel op. [bron]

 
22-11-2017 | Daniël

Vond je dit een interessant bericht? Deel het!

Foto auteur

Auteur

Daniël Consultant

Wil je meer weten over dit onderwerp? Onze experts staan voor je klaar.
Neem contact met ons op voor een vrijblijvende, oriënterende afspraak. 

© ShareValue 2018