ShareValue | Automatiseer zelf gemakkelijk goedkeuringswerkstromen met Microsoft Flow

Automatiseer zelf gemakkelijk goedkeurings-werkstromen met Microsoft Flow

"Microsoft Flow is een cloudservice waarmee line-of-business-gebruikers praktisch en eenvoudig werkstromen kunnen opzetten waarmee tijdrovende zakelijke taken en bedrijfsprocessen over toepassingen en services kunnen worden geautomatiseerd."

Microsoft Flow: wat is het en wat kan je ermee? Flow is een app, onderdeel van de Office 365 suite. Flow is inbegrepen in de meeste licenties van Office 365, zie flow.microsoft.com/nl-nl/pricing/ voor een compleet overzicht. Microsoft geeft bovenstaande definitie.

Flow is dus een tool die de automatisering van bedrijfsprocessen mogelijk maakt. Een veelgevraagde werkstroom bij klanten is een goedkeuring/approval werkstroom op documenten in SharePoint. In dit blogartikel leg ik uit hoe Flow gebruikt kan worden om documenten goed te keuren in SharePoint. Ik laat in deze blog twee manieren zien: 

  1. Request sign-off: de simpele goedkeuringswerkstroom die standaard aanwezig is in moderne lijsten. Met deze werkstroom kan je een document of lijstitem ter goedkeuring naar iemand sturen.

  2. Een custom approval werkstroom: deze werkstroom start een goedkeuring wanneer een nieuw document wordt toegevoegd in een SharePoint documentenbibliotheek. De configuratie van deze werkstroom kan je gemakkelijk starten vanuit een sjabloon. De flow kan je vervolgens naar wens aanpassen, bijvoorbeeld de inhoud van het mail-bericht die aan de fiatteur wordt gestuurd. Dit is slechts 1 van de vele voorbeelden waarvoor je een werkstroom zou kunnen gebruiken.

 

Bij klanten ben ik verscheidene cases tegengekomen waarin een goedkeuring moet plaatsvinden. Hoe een goedkeuringswerkstroom geconfigureerd moet worden, is sterk afhankelijk van de situatie en de wensen en eisen van een organisatie. Deze blog is bedoeld als een eerste kennismaking met Flow en om uit te leggen hoe je zelf een werkstroom kunt configureren aan de hand van een sjabloon. Wil je na het lezen van deze blog ook zelf aan de slag met Flow? Wellicht kan een van onze experts je hierbij ondersteunen! Neem contact met ons op om te kijken wat wij voor je kunnen betekenen.

Request sign-off in Flow

De moderne lijsten van SharePoint Online beschikken standaard al over een goedkeuringswerkstroom genaamd “request sign-off”. Met deze werkstroom kan je een document met een paar klikken ter goedkeuring sturen naar een collega. Het voordeel hiervan is dat deze werkstroom al geconfigureerd is in Flow. 

Het werkt als volgt:

requestsignoff1

Selecteer een document in een SharePoint-documentenbibliotheek. 

Klik nu op de knop Flow in de bovenste balk. Klik op Request sign-off. In de documentenbibliotheek wordt een nieuwe kolom aangemaakt, genaamd Sign-off status. Hier vind je de status van de werkstroom. Deze kolom kan je ook filteren om bijvoorbeeld alleen de documenten te tonen die nog wachten op een goedkeuring (pending).

requestsignoff2

Vul bij approver de persoon in die het documenrequest ontvangen. Dit e-mail bericht bevat een link naar het desbetreffende document.

 requestsignoff33

 

De persoon kan gemakkelijk via Outlook zijn commentaar kwijt en het document goedkeuren of afwijzen. Als het document is goedgekeurd, ontvang je een e-mailbericht: 

requestsignoff55

 

 De sign-off status kolom is dan ook aangepast naar “Approved”, zie de afbeelding hieronder.

requestsignoff4

Dit is dus een vrij eenvoudige manier om een goedkeuring te vragen op een document. De werkstroom hoeft niet gebouwd te worden. Het nadeel is dat de werkstroom niet naar wens aangepast kan worden.  

 

Een goedkeuring starten wanneer een document wordt toegevoegd aan een documentenbibliotheek 

In dit scenario wordt een goedkeuringsproces gestart wanneer nieuwe documenten toegevoegd worden aan een documentenbibliotheek. 

De Flow voert de volgende stappen uit:

  1. Start wanneer iemand een document toevoegt in een SharePoint documentenbibliotheek;
  2. Voegt de goedkeuring toe aan het goedkeuringscentrum en verzendt de aanvraag per e-mail naar de vaste fiatteur;
  3. Verzendt een e-mail met de beslissing van de fiatteur naar de persoon die het document heeft toegevoegd; en
  4. Werkt het document in de bibliotheek bij met de betreffende beslissing.

 

Voorbereiding

Flow voegt helaas niet een “Approval status”-kolom toe aan de documentenbibliotheek. Om te kunnen zien in een bibliotheek of een document is goedgekeurd, moet je deze kolom zelf toevoegen.

add_column

setupcolumn

 

Voeg in de documentenbibliotheek een keuze (choice) kolom toe genaamd Approval-Status. Voeg de volgende waarden toe:

  • Pending
  • Approved
  • Rejected

Pending is de standaardwaarde (default value) van deze kolom. 

 

Maak een Flow aan

  1. Navigeer naar de documentenbibliotheek in SharePoint
  2. Klik op "Flow" en dan "Create a flow".
    createaflow
  3. Klik op  “Show more", scroll naar beneden en klik dan op “See more templates".
    createaflow_showmore
    createaflow_seemoretemplates

  4. Klik op het tabblad "Approval" en klik op "Start Approval when a new item is added.”

    start approval 4

  5. Controleer of je succesvol verbonden bent met Outlook en SharePoint. Klik dan op "Continue".
    flow_connections

  6. In het gedeelte "When a new item is created" selecteer je het adres van de SharePoint site en vervolgens selecteer je de documentenbibliotheek.

    maakverbindingmetlibrary

  7. In de "Start an approval" actie, voer het e-mail adres in van de fiatteur.

    start approval 7

  8. In het volgende deel van de Flow zien we dat er een mail wordt verstuurd als het document wordt goedgekeurd (if yes) én er wordt een mail verstuurd als het document is afgekeurd (if no). De tekst in het “body” gedeelte kan je zelf naar wens aanpassen.

    mail sturen 8

  9. Standaard gebruikt het sjabloon het “Title”-veld onder “Subject” en in de “Body”. Deze velden moeten verwijderd worden, omdat standaard het titel-veld niet is gevuld als er een document wordt toegevoegd. Verwijder deze velden door op het kruisje te klikken.

    sjabloon 9

  10. Vervang deze velden met het veld “Name” uit het rechterscherm. Doe dit ook voor het “if no”-gedeelte

    sjabloon 10

  11. In de documentenbibliotheek heb ik in de voorbereiding een kolom “Approval-status” toegevoegd. In de documentenbibliotheek willen we per document de status van de goedkeuring kunnen volgen. Daarom voegen we onder de “Inform item creator of approval” en “Inform item creator of rejection” 2 acties toe. Je voegt een actie toe door op “add an action” te klikken.
    add an action 11

  12. Voer “update item” in het zoekveld en selecteer “Update item”, zie de pijl.

    choose an action 12

  13. Selecteer weer de SharePoint site en de documentenbibliotheek. Voeg bij “Id” het veld “Id” toe. Wijzig de waarde van Approval Status naar “Approved”

    id toevoegen 13

  14. Doe hetzelfde voor de “if no”-gedeelte”, vervang alleen de waarde “Approved” met “Rejected”

    approved rejected 14

  15. Klik op de Save-knop om de werkstroom op te slaan

 

Gefeliciteerd! Je hebt nu een goedkeuringswerkstroom gemaakt met Flow! Deze werkstroom willen we nu natuurlijk testen. Dit doen we door een document toe te voegen aan de documentenbibliotheek.

De fiatteur zal dan de volgende e-mail ontvangen:

pleasereviewmail

De fiatteur kan het document nu goedkeuren of afkeuren door op de betreffende knop te klikken.

pleasereviewmail_comments

Bij “Approve” verschijnt er een veld waar de fiatteur zijn of haar commentaar kwijt kan. Het document wordt goedgekeurd door op de knop “Submit” te klikken.

Na een tijdje zal het veld “Approval Status” bij het betreffende document aangepast zijn naar “Approved”. Zo kunnen we dus makkelijk zien of een document is goedgekeurd!

documentapprovedlibrary

 

Tot slot

Ik hoop dat je iets gehad hebt aan dit blogartikel. Vroeger werden werkstromen geconfigureerd met SharePoint Designer. Je had toen veel kennis nodig om succesvol een werkstroom te kunnen configureren. Flow maakt dit makkelijker door standaard de “Request sign-off”-functie aan te bieden of door een werkstroom te configureren aan de hand van een sjabloon. 

Heb jij een bedrijfsproces dat je wilt automatiseren met Flow? Neem dan vooral contact met ons op. We kunnen altijd een demonstratie geven van het proces in dit artikel en met je meedenken over de mogelijkheden voor jouw specifieke oplossing.

Heb je nog vragen, dan kan je deze mailen naar communicatie@sharevalue.nl.

24-06-2019 |

Vond je dit een interessant bericht? Deel het!

© ShareValue 2019