Tijdelijk extra IT-experts nodig?

Snel een flexibele en simpele image hosting oplossing opzetten in Azure, hoe doe je dat? Er zijn natuurlijk veel verschillende opties. In deze blog gebruik ik een Storage Account en een Content Delivery Network (Front Door and CDN profiles). De combinatie het storage account en het CDN geeft de mogelijkheid om grote hoeveelheden afbeeldingen en andere bestanden zo snel mogelijk bij de eindgebruiker te krijgen.

Voor dit stappenplan is er vanuit gegaan dat er al een Azure subscription met de benodigde opties is opgezet en basiskennis van de Azure portal bekend is. Volg deze link voor meer informatie over het opzetten van een Azure subscription.

Stap 1: een storage account in Azure opzetten

Voeg een nieuw Storage Account resource toe aan je Azure subscription. Maak hier indien gewenst een nieuwe resource groep voor aan. De volgende instellingen zijn belangrijk:

• Network access: Enable public access from all networks
• Network routing: Microsoft routing

Zodra het storage account is aangemaakt, ziet de overview pagina van deze nieuwe resource er als het goed is ongeveer zo uit:

​Afbeelding 1. De overview pagina van deze nieuwe resource

​

Klik vervolgens aan de linkerzijde van het scherm onder Data management op Static website. Activeer op deze pagina de static website optie. Vervolgens zie je hier dat er een nieuwe Azure Storage container is aangemaakt, $web. Daarnaast is ook een Primary endpoint aangemaakt, hiermee kan overal op het internet de $web folder worden bereikt.

Afbeelding 2: Een nieuwe Azure Storage container

​

Wanneer er afbeeldingen of andere bestanden aanwezig zijn in de container, zijn deze nu al te bereiken met de volgende url:

{Primary endpoint}/{document name}

Praktisch is dit alles wat nodig is om afbeeldingen te hosten op Azure, maar het kan nog beter!

Stap 2: het Content Delivery Network aanzetten

Een van de opties van het nieuwe storage account is Azure CDN. Klik aan de linkerzijde van het scherm onder Security + networking op Azure CDN.

Creëer hier een nieuw endpoint. Verzin een naam en maak een keuze voor Pricing tier. Voor nu is “Microsoft CDN” voldoende. Het CDN endpoint name is het subdomein dat bij het opvragen van de afbeeldingen in de url zal staan: {subdomein}.azureedge.net, tenzij een ander domein als endpoint gebruikt wordt, hierover onderstaand meer informatie.

Afbeelding 3: New endpoint

​

Nu kunnen de afbeeldingen via het CDN endpoint worden gedownload:
{subdomein}.azureedge.net/{document name}. Bijvoorbeeld sharevalue.azureedge.net/logo.png

Op het eerste gezicht ziet het resultaat er misschien hetzelfde uit, maar de voordelen van een CDN zijn op grotere schaal pas echt van toepassing. Standaard distribueert Azure CDN wereldwijd de inhoud van het storage account. Zo worden op meerdere servers over heel de wereld afbeeldingen in caches vastgehouden, met als doel om de eindgebruiker, waar dan ook, zo snel mogelijk van dienst te kunnen zijn.

Stap 3: het CDN configureren

Open voor meer opties voor het configureren van het CDN het endpoint waarmee je de bestanden wilt aanroepen. Mogelijk moet je hier nog een nieuw endpoint aanmaken, dit kan door op het + icoon links boven te klikken.

Afbeelding 4: Configureren van het CDN

​

Aan de linkerkant zijn vervolgens meerdere opties te zien:

Afbeelding 5: Opties voor het configureren van het CDN

​

Onder Custom domains kan een eigen domein gebruikt worden, in plaats van de standaard gegeven {subdomein}.azureedge.net.

Een aantal opties die veel impact kunnen hebben op de performance zijn:

• Compression (al is het ook slim om hier zelf iets voor te implementeren, zoals automatische thumbnail generatie via event grid)
• Caching rules
• Optimization (voor complexere opstellingen, niet geschikt voor static website)

Stap 4: afbeeldingen uploaden naar het storage account

Voor het uploaden van bestanden naar het storage account zijn veel opties. Hier is een voorbeeld van code voor het uploaden van een bestand in C#:

​Afbeelding 6: Voorbeeld code voor het uploaden van een bestand in C#

​

In dit voorbeeld wordt gebruik gemaakt van de packages: Azure.Storage.Blobs van Microsoft, en Mimemapping van Matthew Little.

Zo heb je in 4 stappen een oplossing voor image hosting in je web applicatie! Naast deze opstelling zijn er natuurlijk nog veel meer mogelijke keuzes. Met deze oplossing zal je niet snel worden gelimiteerd in capaciteit, en zal de response time voor de meeste doeleinden zeer snel zijn.

Heb je weleens de behoefte gehad om iets uit te proberen in Microsoft Azure? Of ben je simpelweg nieuw in de Cloud oplossing van Microsoft en wil je een kijkje nemen achter de schermen? Dan is dat goed mogelijk met een Azure free account waarvoor jij, zoals de term free al weggeeft, je gratis kunt aanmelden voor het gebruik van Azure.

Eerst even in het kort wat Microsoft Azure is: het is het cloudcomputingplatform van Microsoft waar een aantal diensten over het Internet wordt aangeboden. Het Internet wordt hierin vaak aangeduid als de Cloud. Bij diensten kun je o.a. denken aan virtuele machines, webapplicaties, digitale beveiliging, opslag en werkstromen. Een Azure free account is in feite een abonnement op Azure. Aan dit abonnement zitten wel bepaalde voorwaarden verbonden (anders gesteld zitten er enige beperkingen aan, maar dat klinkt zo negatief). Op deze voorwaarden wordt later in de blog op ingegaan.

Nieuwsgierig geworden? Lees gerust verder. Heb je geen zin in het lezen van een lap tekst en wil je gelijk overgaan tot actie en je dus aanmelden voor een Azure free account? Bekijk dan het kopje Stappen om je aan te melden

Wat is er nodig voor een Azure free account?

Om je te kunnen aanmelden voor een Azure free account heb je het volgende nodig:

• Microsoft-account: dit is een gebruikersaccount waarmee op verschillende diensten van Microsoft kan worden aangemeld.
  
  Dit kan een bestaande zijn (A) of je kunt direct een Microsoft-account aan maken (B)

​Figuur 1. Maak een Microsoft-account

• Creditcard. Dit wordt door Microsoft enkel gebruikt om de identiteit te verifiëren.

Wat krijg je met een Azure free account?

Zoals bij de inleiding vermeld, zitten er wat voorwaarden aan een Azure free account. Ik zal deze hieronder beschrijven.

Bij het registeren voor een Azure free account krijg je $200,- tegoed die je de eerste 30 dagen kunt besteden in Azure, daarna vervalt dit tegoed. Een aantal voorbeelden waarbij je de tegoed kunt inzetten zijn:

• Azure App service
  Dit is een webapplicatie hosting service van Microsoft in Azure. Hier kun je dus o.a. websites huisvesten.
• Azure Virtual Machines
  Dit zijn schaalbare, on-demand virtuele computers die aanpasbaar zijn aan de behoefte en/of gebruik.
• Azure Logic Apps
  Dit is een PaaS oplossing van Microsoft waar je geautomatiseerde werkstromen in kunt maken.

Dit zijn slechts een paar mogelijkheden. Azure biedt veel meer dan ik hier in dit blog kan beschrijven. Om meer te weten en te zien wat de mogelijkheden zijn, kun je de informatie hierover lezen op op Microsoft Learn.

Verder biedt een Azure free account een aantal diensten die gedurende 12 maanden gratis te gebruiken. Naast dat het een aantal diensten biedt die voor altijd gratis te gebruiken zijn. Let wel: ‘Gratis’ in deze heeft vaak een beperking in de hoeveelheid transacties/handelingen er gedaan mag worden of een beperking in de opslag/grootte van een bepaalde dienst.

Hieronder een korte blik op een aantal gratis services.

​Figuur 2. Overzicht aantal gratis services.

​

Stappen om je aan te melden.
 

1. Navigeer naar: https://azure.microsoft.com/en-us/free/

2. Klik op de knop Start free.

Je wordt nu omgeleid naar het inlogscherm van Microsoft.

3. Log in met een Microsoft-account.

Het aanmaken van een Microsoft-account is buiten bereik van deze blog, meer informatie hoe een Microsoft-account te maken kun je hier vinden.

4. Vul de volgende gegevens in, optionele gegevens achterwege gelaten:

• Country / Region – Land / Regio
• First name – Voornaam
• Last name – Achternaam
• Email address – E-mailadres
• Phone – Telefoonnummer
• Address line 1 – Adres
• City – Stad
• State – Provincie
• Postal Code – Postcode

5. Ga akkoord met de Customer agreement en Privacy agreement.

​Figuur 3. Customer agreement en Privacy agreement.

​

6. Klik op de knop Next.

7. Vul jouw creditcard gegevens in.

Wederom, deze gegevens worden enkel gebruikt om jouw identiteit te verifiëren

​Figuur 4. Vul jouw creditcard gegevens ter verificatie.

​

Een scherm wordt nu geladen waarin de identiteit wordt gecontroleerd en vervolgens wordt het account gereed gemaakt.

8. Je bent nu klaar. De pagina met de volgende tekst wordt getoond:

Figuur 5. Je bent nu klaar.

​

Klik op de knop Go to the Azure portal om het Azure avontuur te beginnen!

Je eerste stappen binnen Azure

Hieronder zal ik wat stappen en tips benoemen die je kunt nemen aan het begin van het avontuur.

Het aanpassen van het thema binnen de Azure Portal:

Je kunt de Azure Portal meer naar jouw eigen smaak aanpassen door te kiezen tussen de verschillende thema’s. Het default (Azure) thema is toegepast die ziet zoals je kunt zien zo uit

Figuur 6. Zo ziet het default (Azure) thema eruit.

​

Om het thema aan te passen klik je op het tandwiel, gevolgd door Appearance + startup views

Figuur 7. Portal settings met de Appearance + startup views.

​

Nu zie je de verschillende thema’s onder Theme, selecteer het gewenste thema en klik vervolgens op Apply. Als voorbeeld heb ik nu gekozen voor het thema Dark en ziet het startscherm van de Azure Portal er nu op deze manier uit:

​Figuur 8. Het startschema in thema Dark.

​

Zoals je waarschijnlijk al hebt kunnen zien in Appearance + startup views kun je ook het gedrag van het menu aanpassen. Je zou ook de taal kunnen aanpassen onder Language + Region. Ik zou zeggen bekijk het om te zien wat voor jou werkt.

Hoe vind je een bepaalde service?

Verder wil ik nog wat tips meegeven zoals hoe men het snelst een bepaalde service vindt. Deze ligt voor de hand maar wil ik toch even benoemen. Het makkelijkste is dan om de bovenstaande zoekbalk binnen het Azure portal te gebruiken.

Hoe blijf je binnen budget?

Het is ook wel handig om de $200,- die je hebt in de gaten te houden. Dit kun je doen onder Cost Management.

Figuur 9. Pagina Cost Management.

Hier kun je bijvoorbeeld Cost alerts instellen. Deze brengen jou dan op de hoogte als een bepaald budget dreigt te overschrijden of hebt bereikt. Dit is afhankelijk voor je keuzes binnen de Cost alerts. Deze werken ook alleen in combinatie met een budget die je kunt instellen onder Budgets.

Hieronder een toelichting hoe je een budget kunt instellen:

1. Navigeer naar Cost Management door het in de zoekbalk in te voeren.

2. Kies aan de linkerkant voor Budgets.

Figuur 10. Kies voor Budgets in het menu.

​

3. Klik op de knop + Add.

4. De Budget Scoping kun je laten zoals het is.

5. Voer het volgende in onder Budget Details

• Name: voer hier een gewenste naam in
• Reset period: in dit geval kan je het op ‘monthly’ laten
• Creation date: huidig jaar + huidige maand + huidige dag
• Expiration date: volgend jaar + huidige maand + huidige dag

6. Bij Budget Amount geef je een waarde van 200 op.

7. Klik op de knop Next.

8. Je bevindt je in het scherm waar je een Alert kunt instellen, voer hier het volgende in

• Type: Actual
• % op budget: 95

9. Voer onder Alert recipients (email) een e-mailadres in waar je wilt dat de alert op ontvangen wordt.

10. Kies je gewenste taal onder Language preference.

11. Klik op de knop Create.

Microsoft Teams (in dit artikel verder genoemd: Teams) is een samenwerkings-app die is gemaakt voor hybride werk (Teams voor online en hybride werk, 2022). Teams telt overigens dit jaar 270 miljoen gebruikers in 181 landen (Curry, 2022).

​

Bij veel organisaties wordt hard gewerkt om Teams zo in te richten, dat gebruikers deze app goed en veilig kunnen gebruiken. Bij het werken binnen Teams wordt data gebruikt en verwerkt. Deze data (afkomstig uit chat-, kanaal- en bestandengegevens) wordt standaard voor onbepaalde tijd bewaard. In een aantal situaties kan het echter voorkomen dat deze data uit een specifieke Teams-site of van specifieke groep gebruikers niet standaard voor onbepaalde tijd moet worden bewaard. Maar bijvoorbeeld juist moet worden bewaard, gearchiveerd (of vernietigd) na een bepaalde periode. Dit is binnen Teams niet standaard ingericht.

Bewaarbeleid en compliance

Het archiveren van overheidsinformatie is niet vrijblijvend. De Archiefwet verplicht elke overheidsorganisatie om haar informatie duurzaam toegankelijk te maken en te houden, en te vernietigen wanneer de bewaartermijn is verlopen (Archiefwet | Nationaal Archief, 2022). In deze overheidsinformatie staan vaak persoonsgegevens. Daarom moeten overheidsorganisaties zich niet alleen aan de Archiefwet houden, maar ook aan de (Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) | Autoriteit Persoonsgegevens, 2022). De Politie moet zich daarnaast ook aan de (Wetten.Nl - Regeling - Wet Politiegegevens - BWBR0022463, 2022) houden.

Het is noodzakelijk dat er afspraken worden gemaakt en bewaarbeleid wordt gevormd over het beheren, archiveren, registreren en beschikbaar stellen van deze data.

De afspraken die in het bewaarbeleid zijn vastgelegd, zijn in Teams maar voor een deel standaard ingericht. Wanneer bijvoorbeeld is bepaald dat Teams’ chat-geschiedenis permanent en automatisch moet worden verwijderd na een bepaalde periode, dan moet daarvoor een zogenaamde Teams beleidsregel (Microsoft Retention, 2022) worden gemaakt, afgestemd op het bewaarbeleid van de organisatie.

Microsoft Purview

Teams ondersteunt bewaarbeleid voor chat- en kanaalberichten, zodat je als IT-administrator proactief beslist of je deze gegevens wilt bewaren, verwijderen of gedurende een bepaalde periode wilt bewaren en vervolgens wilt verwijderen. Het begin van de bewaartermijn voor deze acties is altijd gebaseerd op wanneer een bericht wordt gemaakt. Je kunt een Teams-bewaarbeleid toepassen op de hele organisatie of op specifieke gebruikers en teams. Dergelijke beleidsregels worden gemaakt in wat tegenwoordig de MS Purview wordt genoemd. Purview voegt de voormalige oplossingen en services van Azure Purview en Microsoft 365-compliance samen tot 1 enkel merk en gebruikersinterface (Wat Is Microsoft Purview? | Microsoft Learn, 2022).

Praktijkvoorbeeld

Standaard worden dus chat-, kanaal- en bestandengegevens van Teams voor onbepaalde tijd bewaard. Er zijn situaties waarin de data moet worden verwijderd na een bepaalde periode. Het liefst automatisch (dus door een beleidsregel). Denk bijvoorbeeld aan de volgende voorbeelden:

• Journalist: Persmateriaal;
• HR: Teams-data van een Directie moet worden gearchiveerd. En na x jaar worden verwijderd;
• Docent: bij de voorbereiding van een nieuw te starten studiejaar, data (van studenten van het afgelopen studiejaar) bewaren…..en na vijf jaar automatisch laten verwijderen.

In dit artikel laat ik zien op welke manier het mogelijk is om een Teams-beleidsregel in te stellen aan de hand van het volgende voorbeeld: “Verwijder van alle gebruikers de complete MS Team groep chat-historie na 1 dag (24 uur)”

Instellen Microsoft Teams Bewaarbeleid in 10 stappen

Er bestaat geen standaard optie om de chathistorie automatisch en permanent te verwijderen. Maar dit is wel mogelijk door onderstaande stappen uit te voeren:

Via portal.office.com log je in (met admin rechten) op de MS365 admin center. En vervolgens via [Compliance] naar MS Purview. Selecteer aan de linkerkant [Policies] en vervolgens [Retention policies].

​

Zoals je ziet bestaat er geen standaard Retention-policy voor de teams-chat. Dus we maken een nieuwe policy als volgt aan:

Stap 1

​Stap 1

Klik op [+New retention policy]

Stap 2

Stap 2

Vul een naam en eventueel omschrijving in en klik vervolgens [next]

Stap 3

Stap 3

Nu moet er een keuze gemaakt worden voor het type retentie-policy.

Selecteer [Static] en vervolgens [next]. De keuze voor static heeft te maken met het feit dat er geen uitgebreide zoekcriteria nodig zijn.

Stap 4

Stap 4

Zoals je ziet zijn de opties voor Teams (standaard) uitgeschakeld.

Stap 5

Stap 5

Aangezien ik een policy wil maken voor de Teams chat van alle gebruikers stel ik deze wel in. Selecteer [on] bij Teams Chats en kies daarna [next].

Stap 6

Stap 6

De standaard retentie is ingesteld op 7 jaar.

Stap 7

Stap 7

Selecteer [custom], aangezien we niet na de standaard 7 jaar items willen verwijderen.

Stap 8

Stap 8

Vul de juiste gegevens in en kies [next]...

Stap 9

Stap 9

... en kies [submit].

Let op: items ouder dan 1 dag zullen permanent worden verwijderd!

Stap 10

Stap 10

De retentie policy is met succes gemaakt!

Samenvatting en conclusie

Bewaarbeleid binnen Teams helpt om de informatie in de organisatie effectiever te beheren. Je kan bewaarinstellingen configureren om gegevens te bewaren die nodig zijn om te voldoen aan het interne beleid, de branchevoorschriften of de wettelijke vereisten voor je organisatie. Je kunt ook bewaarinstellingen configureren om gegevens te verwijderen die als een verplichting worden beschouwd, die je niet langer hoeft te bewaren of die geen wettelijke of zakelijke waarde (meer) hebben.

Het is relatief eenvoudig om een Teams-beleidsregel te maken. In dit voorbeeld zelfs maar in 10 stappen😊. Het is niet alleen van belang om te weten waar je de juiste functionaliteit (knop) kunt vinden binnen Purview. Het is ook belangrijk om te begrijpen waar een knop voor dient (wat is de impact? Voor wie? Waarom?). Daarom adviseer ik dit te communiceren met alle betrokkenen in je organisatie. Vooral de gebruikers.

“​The technology you use impresses no one.

The experience you create with it is everything.”

(Sean Gerety)

Mocht je nog vragen hebben en/of meer willen weten: laat het mij weten! Ik denk graag met je mee.

Literatuurlijst

Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) | Autoriteit Persoonsgegevens. (2022).

Archiefwet | Nationaal Archief. (2022).

Curry, D. (2022, september 6). Microsoft Teams Revenue and Usage Statistics (2022) - Business of Apps.

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2018, oktober 19). Retentiebeheer is essentieel om te voldoen aan regels archiefbeheer.

Microsoft Compliance. (2022). Beveiliging, compliance en privacy | Microsoft Teams.

Teams voor online en hybride werk. (2022). Microsoft Teams voor online en hybride werk | Microsoft Teams.

Wat is Microsoft Purview? | Microsoft Learn. (2022).

Wetten.nl - Regeling - Wet politiegegevens - BWBR0022463. (2022).